本系列文章將講解中小企業如何運用Google Apps for Business的雲端化E-mail與其他週邊相關服務以及Sophos Cloud雲端化防毒服務，兩者所提供簡單易用且經濟的方式，為中小企業的內部提供可靠的雲端式IT架構。礙於篇幅限制及撰寫時間影響，故分作上下兩篇，先介紹Google Apps for Business的運用，之後再介紹Sophos Cloud的運用。
簡單來說，Google Apps for Business（http://www.google.com/a）和Sophos Cloud（http://cloud.sophos.com）解決方案特別適用小型企業、非IT導向產業，或無特定專門IT人員的情況。
相關背景介紹
Google Apps for Business提供的服務包含了全球各大主要語言，但為求所有功能為最新最完整，本文以英文版做為範例。而Sophos Cloud在此方面的產品僅提供英文版本，但Sophos本身在新加坡、中、港、台等地皆有分公司及代理商。
在這個雲端概念大肆被倡導的「後PC時代」，絕大多數的IT資源、網路資源等等，幾乎都被以「雲端服務化」的方式放在遠端，提供使用者以類似「租用」方式使用。
比較常見的就像是E-mail服務，中小企業用戶不必再自己架設Mail Server，不再需要守著一間24小時都需開著冷氣的小機房。另外，像是防毒軟體也逐步地雲端服務化，用戶不再需要循傳統方式買軟體裝軟體，而是以租用雲端服務的概念來使用，亦即所謂的SaaS（Software-as-a-Service）。
開始Google Apps for Business
Google Apps for Business包含了很多廣為人知的好用服務，例如在個人用戶端就有非常受歡迎的Gmail、Google Calendar、Google Drive等等。
此外特別重要的是，Google Apps for Business還提供企業用戶一個非常實用的Admin功能，此介面主要是讓企業用戶能夠在此操作管理使用者、操作管理群組、瀏覽報表、操作管理多組網域名稱，甚至是一些安全管理以及行動裝置管理等等。
當然要選擇一項雲端服務時，除了功能操作面之外，價格的考量也是非常重要的。Google Apps for Business提供每位使用者30G的空間可以運用在上述的各種功能中，而它的價格策略也非常簡單，即每使用者每個月5塊美元，或是每使用者每年50美元（至少需使用一年，每月平均按月收費）。如果以50人以下的中小企業而言，相信這樣的費用是性價比非常高的。
開始使用Google Apps for Business的第一步驟，只要連結至「www.google.com/a」網頁，按下網頁內的〔Get Started〕綠色按鈕，然後填入公司及聯絡人相關的資料，就可以註冊新用戶並開始使用。
首次使用的前30天是免費的，30天後的收費按照上段所述。不過，30天的免費期之內最多只能使用10個User。
完成資料填寫後，第一幕映入眼簾的就是一個「Admin Console」畫面，頁面上的圖示都是子功能選項。例如「Users」就是基本的使用者創建及管理、「Company Profile」可以建立公司基本資料以及套用公司Logo等等。
按下「More Controls」，還可以看到更多的控制項，如「Domains」和「Groups」也是經常會用到的，前者用來管理網域，用戶可以依需求加入多組網域及別名等，並不僅限於一個域名；後者則是將所有使用者群組化的利器，亦可善加使用以達到管理效率化。圖1就是「Admin Console」的基本畫面。
了解基本操作介面之後，一般而言要做的第一件事就是網域名稱的驗證，其目的是為了證明你是你填入那個網域名稱的真正管理者（擁有者）。
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| ▲圖1 Admin Console基本畫面。 |
要開始驗證Domain Name，可以按下如圖1正中央偏上方的〔Start Setup〕按鈕，然後再按下「Verify Domain」，再來依照Google的指示通常有好幾種辦法可以達到驗證，建議採用比較簡便的方式，亦即在DNS增加一筆TXT record的方式來進行，而要增加的TXT值在Google的頁面上會顯示。