長期以來，辦公室一直是員工聯繫、協作以及激盪創意的場合，然而，突如其來的新冠肺炎（COVID-19）打破了多年來習慣的模式，面對變種病毒不斷進化、疫情反覆升溫所帶來的不確定性，如何取得工作與生活平衡也成一項新課題。微軟去年（2021年）發表的工作趨勢指數（2021 Work Trend Index）調查指出，超過七成的企業員工希望繼續靈活的遠端工作，但同時也有六成五以上的受訪者渴望與團隊有更多的面對面時間。這項調查也不難看出，企業需要更彈性、靈活的策略來因應未來的工作樣貌，同時也促成「混合辦公」新常態。
相較於將所有員工聚集在實體辦公環境，混合辦公則可能是多種的組合變化。有些企業採取部份員工進到辦公室、部份員工遠端辦公的作法，也有企業讓員工在家中與辦公室兩地混合工作，或是同時存在上述兩種方案。
台灣微軟Microsoft 365事業部副總經理朱以方認為，混合辦公已是不可逆的趨勢，而且極有可能成為後疫時代的「標配」，員工辦公的地點也不只限於家裡或辦公室，而是在任何地方都能工作。「這兩年，企業已深切感受到不可預期性，現今全球企業都受到疫情影響，但未來也可能是天然災害。在這種情況下，企業韌性就變得非常重要。」
她進一步說明，企業韌性包含了制度、工具以及心態三個層面，而這三種韌性將是企業在後疫情時代的決勝點。制度韌性指的是企業是否擬訂了混合辦公的制度與政策，能夠讓員工得以立刻遠距／居家辦公。而工具的韌性則是當疫情再度爆發或極端氣候等不可預期事件再度發生時，企業可以多快地支援員工遠距／在家上班，特別是當員工只能用行動裝置或是家中的筆記型電腦工作時，資訊安全也必須被含括在內。最後是心態的韌性，因為每位員工需求不同，企業應該轉變成具適應性的企業，並且擁抱多元。除此之外，也要能信任員工即便遠距上班也可達成該有的績效。
智慧虛擬助理加速問題解決
台灣去年5月歷經三級警戒高峰，近期又再度面臨變種病毒Omicron威脅，企業數位化的程度也成為能否積極地應對的關鍵因素。朱以方觀察，人數規模在數千人以上的台灣大型企業正積極地擁抱混合辦公，並且大幅地運用Teams平台協助企業文化轉型，「以往企業聚焦的是如何運用大數據、人工智慧來進行轉型創新，但隨著疫情起伏，企業已然意識到文化轉型的重要性，而協作平台如Teams就成為文化轉型的觸媒，」她提到，Teams已成為新一代工作平台，企業不只善用Teams進行視訊會議、團隊協作、追蹤進度，還會構思新的應用情境，例如在Teams中使用Power Virtual Agents來服務同仁，加速問題解決。
Power Virtual Agents智慧虛擬助理是一款可協助搭建聊天機器人的平台，可以整合QnA Maker知識庫，只要釐清問題提出詢問，聊天機器人就會搜尋資料庫並且給出答案，而這樣的工具現今也被應用在維護叫修與故障排除的自動化流程上。
朱以方舉例，疫情發生前，使用者的電腦若是發生問題，只需要撥打電話便能很快找到IT人員來解決，然而在遠距工作／在家上班的情況下，IT人員往往力有未逮。這時，就可以把企業常見的問題直接餵到QnA Maker知識庫中，使用者只要在Power Virtual Agents搜尋問題，例如無法連線VPN該怎麼辦？很快就可以得到答案。「關鍵在於如何運用工具來賦能員工，思考如何解決遇到的問題，甚至可以將重複性的工作交由機器人執行，把時間花在更有價值的地方。」
除了大型企業之外，小型企業上雲的速度也非常快。「新冠疫情讓許多事情變得不確定，若還有資產投資，對小型企業來說負擔相對較大，因此會朝向輕資產方向發展，而且由於小型企業較缺乏IT專業量能，上雲的另一好處是無須擔心後端的維運與管理。」她指出，反而是規模介於大、小之間的企業，因為還有既有的建置與方案可以使用，部份企業會比較猶豫或是抱著且戰且走的心態，傾向先拿短期方案來因應，等到疫情比較趨緩的時候，又會回到過去已經習慣的On-premises服務之中。「不同產業受到疫情影響程度不同，這一類型的企業可能有其他更在乎的事情或者是急著要解決的事情，以至於沒有把文化轉型排在優先的次序上，例如急著在短期內把業績找回來的企業就沒有辦法在這兩年中做到文化的轉型與蛻變。」
創意是資產授權才能發揮
值得留意的是，在微軟2021工作趨勢指數調查報告中還提到了數位過勞現象，雖然有高達八成以上的員工自我評估生產力，認為在過去一年中保持不變或更高，但卻有五成以上的受訪者感到勞累過度，近四成感到筋疲力盡。
朱以方坦承，確實有些企業擔心員工在家上班是否會認真上班，更習慣能眼見為憑。但是許多研究機構的調查均指出，員工居家上班的生產力都高於平常在公司上班，「企業主應該要學著放下，唯有願意授權，企業才會發現員工其實是有能力遠距完成工作。沒有授權的時候，企業主可能會覺得部屬老是說一動、做一動，反觀如果願意授權並且告知目標，就可以由員工自主規劃在什麼時間點完成哪些事情，彼此之間達成共識，員工反而更能發揮。」
「另一方面，企業也應該關心員工身心健康的問題。許多數據指出，居家辦公的員工平均都超時工作一至兩個小時，長期在家缺少與人的互動也可能導致創意遞減。」她提到，微軟人因工程實驗室（Human Factors Lab）曾執行一項研究調查，實驗組連續參與四場30分鐘的視訊會議，中間沒有任何休息；對照組則在每場會議之間休息10分鐘，結果發現連續參加四場會議的實驗組，其專注力是下降的。但只要中間有10分鐘的休息，專注力就可以恢復。「去年疫情高峰時，行程表排滿會議的情況比比皆是，但是沒有數據與可視性報表佐證，導致許多員工過勞。而這也是微軟推出Microsoft Viva方案的原因。」
台灣微軟Microsoft 365事業部副總經理朱以方認為，混合辦公已是不可逆的趨勢，而且極有可能成為後疫時代的「標配」，員工辦公的地點也不只限於家裡或辦公室，而是在任何地方都能工作。
Microsoft Viva包含四大模組，其中一個模組稱之為Viva Insights，可以有助於確保每位員工的正常休息、專注工作和學習時間。舉例來說，會議時間是不是太過冗長、是否一整天都排滿工作等等。這項模組不只能針對個人、團隊，也能做到整個公司的洞察。部門主管可以藉此了解員工時間的分配狀況，花了多少時間參加大型冗長會議，以至於每天剩不到三個小時的專注時間；也可以擴大到整個組織，得知跨部門會議與合作的狀況，並且從部門之間的合作進行改善。
朱以方強調，員工的創造力才是企業最重要的資產，而員工坐在電腦前的時間也不再是憑斷的主要依據，而且辦公室也不再是工作產出的唯一地點，「未來的型態是可以在任何地方工作，這將是一個很大的改變。」