將協同合作技術嵌入以活動為基礎的設計是「工作環境轉型」的成功關鍵，員工需要無縫式、不受干擾的連接到所需的資訊，並且隨時隨地透過任何裝置與同仁、客戶及合作夥伴保持穩定持續的連結溝通，成為更有生產力的方式，讓溝通無距離障礙、加速決策過程及創新。
跟過去相比，現今的工作型態及環境持續在改變，員工需要更佳的行動力、靈活性和協同合作技術去執行各種工作。現在大多數的員工不是在外面奔波就是在公司會議室裡開會，公司裡傳統的隔間式工作環境漸漸無法跟上工作模式轉型的腳步；更因為與工作場所相關的成本經常位居公司前三大開支項目，因此不少企業也正積極尋找「工作環境轉型」的方案，希望可以透過善用工作空間及協同合作技術來提升員工的生產力，而建立以活動為基礎的工作場所（Activity-based Workplace），就能夠幫助企業跟上不斷變化的工作模式，更有效的善用工作空間，並促進員工與工作的連結性。
所謂的「以活動為基礎的工作場所」，可以讓員工不被鎖在辦公桌前，根據自己的需求在任何一個工作空間中，可能是傳統的工作桌、辦公室、小型的腦力激盪會議室、網真會議室、開放式討論空間、影音展示間等，透過所需的工具及科技，有效率地執行各種公事活動。
而將協同合作技術嵌入以活動為基礎的設計是「工作環境轉型」的成功關鍵，員工需要無縫式、不受干擾的連接到所需的資訊來完成工作。而他們所使用的工具需要能夠直覺式的使用，就像在使用自己的個人裝置。
「直覺式」所指的是，首先能夠在任何裝置上，像桌機、筆記型電腦、手機或平板電腦上撥打或收聽電話；其次為在公司的任何地方都可以無線及具安全性的連結到電子郵件或是企業內部網路；第三則是能夠透過即時通訊、語音、視訊、桌面資訊分享或會議的方式快速找到及聯繫公司同仁；最後是和全球的員工透過參與即時、面對面的協同合作會議和團隊保持緊密聯繫。
企業運用這些高價值的技術，不但讓員工可以隨時隨地，透過任何裝置與同仁、客戶及合作夥伴保持穩定持續的連結溝通，更可讓「工作環境轉型」成為更有生產力的方式，讓溝通無距離障礙、加速決策過程及創新。
而當企業將這協同合作技術與以活動為基礎的設計結合在一起後，就能創造出一個有效提升員工生產力及靈活性的工作環境。以思科為例，辦公室空間在全世界超過2,100萬平方英尺，?將近80,000名的員工提供多樣性、多元文化及跨世代的工作環境，我們實施了新的「工作環境轉型」計劃，成功的節省了30%每個員工所需空間、降低55%家具的資本支出、降低能耗支出達44%、節省50%網路及IT基礎設施的資本支出。
企業和IT團隊如何利用協同合作技術跑在需求的前面，已成為不可擋的趨勢，工作環境的轉型，也將讓企業未來看見不一樣的成功路徑。
（本文作者現任思科台灣總經理）