外部威脅利用郵件發動，除了APT攻擊外，近年來常見的亦包含詐騙行為。網擎資訊（Openfind）產品經理郭欣羽在客戶服務的經驗發現，遭受詐騙的對象已不再僅是中小型企業，開始出現高科技製造業的客戶也受害，對此，網擎資訊發展出針對郵件的發送端防範措施，即是在寄件者發送的郵件系統中建立可供辨識的機制。
辨識機制較嚴謹的作法是建立PKI簽章，可先與企業夥伴約定郵件簽章，作為郵件來源信任憑證，藉此證實非假冒；另一種作法是採PDF加密模組，有別於以往的郵件加密，大多是壓縮加密後以附件發送，網擎資訊的作法是把.eml的郵件檔轉換為PDF格式並加密，收件者開啟時必須輸入密碼才可閱讀。
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| ▲網擎資訊產品經理郭欣羽提醒，駭客手法多變、資安事件層出不窮，更需嚴守管理規範與措施，盡可能避免因用戶端疏失，為郵件安全帶來威脅。 |
「此機制對使用者而言相當方便閱讀，因為.eml檔案中有郵件內文、基本資訊、附加檔案，若因為需要加密而遺漏附加檔，就會造成使用者的困擾。」郭欣羽強調，在此PDF加密模組流程中，管理者可事先定義執行政策，讓所有外發郵件皆全數自動轉換為PDF並加密後寄送，對使用者而言，不需額外操作程序，系統會自動執行，同時會以郵件通知收件者已加密的外寄郵件密碼；若未事先定義政策，但使用者認為發送的郵件重要性相當高，應該採以加密機制，也可自行手動選取執行。
為了嚴加防範郵件威脅，近期在MailGates亦新增郵件DNA鑑識分析、雲端誘餌帳號郵件庫解析、自動臨時性白名單，以及垃圾信樣本庫解析等功能。郭欣羽說明，DNA鑑識分析是仰賴廣告信特徵模型的建立，蒐集廣告信中經常出現的詞彙或特徵，在系統建立一組分析模型，只要有新的郵件進入信箱，符合特徵模型，就會被判定為垃圾郵件，提升辨識能力。
雲端誘餌帳號郵件庫解析，則是透過誘餌帳號來蒐集廣告信件樣本。垃圾郵件通常會一次性地大量發送，只要非真人使用的誘餌帳號接收到Spam，可立即同步過濾所有內寄郵件，更貼近實際應用環境。自動臨時性白名單則是藉由郵件往來清單，以確保雙方郵件不被阻擋，但只要超過一段時間彼此皆沒有聯繫後，該筆帳號亦會自動從白名單中刪除，不需要手動執行。
萬一駭客成功取得任一員工的帳號與密碼，準備擴散滲透至擁有更高權限帳號，開始在內部不斷地發送滲透郵件，這類異常郵件發送行為，不僅會被MailBase系統偵測並予以攔阻，且透過系統新增的Log關聯機制，可將滲透行為以郵件流向圖呈現，藉此追蹤至威脅源頭，在資料尚未被竊取前先一步發現並排除。