長久以來，多功能事務機（Multi Function Peripheral，MFP）總扮演著辦公室周邊的次要角色，由於具備列印、傳真、影印、掃描等多功能合一的特性，多功能事務機的成本效益，多半集中在提高設備使用率、節省樓板面積、減少每年針對耗材及紙張與相關設備重複議價等等相關議題，以提高企業採用意願。
作為辦公室周邊設備，多功能事務機帶來的成本節省效益的確來自於全方位，小從耗材到採購，乃至於設備維護，甚至是辦公室租金以及人員生產力，都可以有具體且明顯的成效。不過，這只是多功能事務機帶來的部分好處，因應企業e化需求，多功能事務機早已加入許多文件電子化功能來協助企業運作，雖然這些功能較常見於中大型的多功能事務機種，且不全然都免費內建在本機中，也有可能透過選配的軟體來加以協助，甚至是由第三方廠商提供客製化整合，但卻為企業帶來另一種層次－－流程簡化－－的效益。
年初台積電董事長張忠謀接受商業周刊訪問，提到台積電自2010年積極推動「減少工時」政策，其背後最大的意義便在於檢視每一個流程環節的合理性，找出短時間內可以達到同樣效率的方法。顯然地，企業對於效率極度重視，而且也更著眼在小細節的流程簡化中，同理可證，像是列印、傳真、影印、掃描等看似不起眼的工作，也都有可能因為小細節的改變而促進整體效益。
紙本文件轉向數位化是一個趨勢，這一期多功能事務機主題將以文件生命週期為起點，邀請業界專家說明，多功能事務機可以針對文件管理進行那些方向改善，而在紙本數位化後，多功能事務機又是如何協助企業做好資安管控。
紙本文件數位化是長期以來企業致力努力的目標，不僅僅是因為紙本保存不易，容易毀損而且需要佔用大量樓面存放等問題，企業更重視文件隱含的重要資訊，因為這些文件紀錄將成為企業面對高度競爭的一項利器，諸如合約資料、付款記錄、檢核資料、銷售明細等等，每一筆資訊都有其意義以及背後分析的價值，將這些資訊轉化成企業的智識資產，將是未來企業面對競爭的有力基石，因此，文件管理的重要性可見一斑。
然而，文件管理並不單單只是文件歸檔作業。從文件的生命周期來看，觀念的發想、文件產出、文件協同作業乃至於文件的儲存、歸檔到印製裝訂、銷毀，這一連串的過程都需一套完整的管理方案，光是文件銷毀這個領域，就足以撐起一個獨特的行業別，由於文件銷毀需要留意的細節很多，且多功能事務機（Multi Function Peripheral，MFP）也沒有提供這類的機制，因此就不在此次的討論範圍，主要還是著眼在多功能事務機在文件協同、儲存、歸檔、分發等事項上。
為什麼需要多功能事務機
認真說來，紙本文件數位化並非一定要多功能事務機不可。老實說，企業買台掃描器接上使用者的終端電腦，慢慢手動一張張掃描，同樣也達到數位化的效果，需要歸檔時，使用者只要回到電腦透過網頁或用戶端的程式存取資料，再將資料放在預設的資料夾空間。萬一某份文件要引用這些資料時，重新繕打在某個報告中或是直接作為附件，再以郵件的方式發送給主管的信箱中，同時附件寄給副主管以及會辦單位上。
沒錯，這就是傳統上紙本文件轉成數位的繁瑣步驟。由於掃描器只能將紙本文件以圖檔的形式轉換成數位化，因此往後文件資料需要被再次引用時，自然就必須重新對照原文再繕打一次，而基於圖檔的形式，自然也沒有辦法對文件檔案搜尋。
想當然爾，負責這些事務工作的員工需要耗費更多時間，逐一掃描歸檔才能完成，許多人事成本也浪費在緩慢的效率上。多功能事務機存在的價值，就是能改善過去看似必要，實際上卻可以透過文件管理流程來簡化人工作業的工作內容。
「企業不妨認真想想，工作流程真的合理且是最好的安排了嗎？」台灣富士全錄產品行銷部產品經理郭家瑋指出，多數的企業流程都是可以被改善的，只要少一個步驟，就可見到工作效率提升的成果，例如以往需要十二個操作步驟、經手四個人的流程，透過多功能事務機的功能或軟體整合到七個操作步驟，員工就可以把更多的時間發揮在有價值的事情上。（更多精彩文章詳見網管人第63期）