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2019/5/20

未來辦公型態重塑協作需求 總體策略維持競爭優勢

世代同堂衍生數位落差 流程整合為協作效率關鍵

余采霏
數位轉型必須將轉型的DNA落實到組織的每一個角落,包含內外部的協作溝通以及業務流程的改造,而這也使得數位工作空間在近年來備受討論,因為唯有讓員工先行擁抱數位化,才能更敏捷地回應與創新,引領企業邁向轉型。


數位轉型已成為全球企業必要的策略,多數企業正在思考如何運用人工智慧(AI)、物聯網(IoT)、混合雲(Hybrid Cloud)、區塊鏈(Blockchain)、大數據分析等新興科技,來創造更多的商業價值。然而,藉由新技術來獲取更好的競爭優勢僅僅只是數位轉型的其中一種面向,真正的數位轉型必須將轉型的DNA落實到組織運作的每一個面向,包含內外部的協作溝通以及業務流程的改造,而這也使得數位工作空間在近年來備受討論,因為唯有讓員工先行擁抱數位化,才能更敏捷地回應與創新,引領企業邁向轉型。

根據IDC調查,在數位轉型以及Y和Z世代逐漸成為企業的員工主體的情形下,未來工作環境的轉型已是企業無法逃避的課題。預估在2021年,兩千大企業中將有超過60%會導入未來工作(Future of Work)概念以協助企業提升員工產能、工作體驗及企業競爭力,包含行動裝置、智慧助理,擴增實境(AR)和虛擬實境(VR)、雲端應用、人工智慧及物聯網等都將被大幅應用以滿足企業對未來新形態辦公的需求。

IDC亞太區未來工作研究總監Avinav Trigunait認為,未來的工作並不僅僅只是自動化和技術升級,應該被視為一個整體策略,如何利用數位技術來重塑企業與員工、合作夥伴以及客戶的互動方式,以提高效率和體驗來維持競爭優勢,將成為關鍵。

數位化成熟度是推動關鍵

▲思科台灣技術長馮志良認為,並非單純導入新科技與技術就算是成功地打造出智慧化的數位協作環境,零散且多樣化的數位工具只會讓員工必須學習更多不同的使用方式,而無法真正解決員工的難題,造成惡性循環。
儘管不少調查報告已經點出智慧化的數位協作空間將帶來許多競爭優勢,但企業仍有很長遠的路要走。Bpifrance Le Lab曾對法國的中小企業管理階層進行數位化成熟度調查,將數位轉型的經理人區分為三個成熟度等級:懷疑者、初學者以及征服者,結果顯示,超過五成的比例還在初學階段,38%則抱持懷疑態度,只有10%的經理人能征服數位轉型的挑戰。

這項訪談雖然無法等同於台灣的現況,但多數的業界專家觀察,台灣企業在數位工作空間確實面臨不小的挑戰,而其中之一,就是高階主管的數位思維。台灣IBM協同合作暨人才管理解決方案資深業務經理鄭舜元便直指,「儘管企業會覺得協同合作有其重要性,但並不認為協作可以直接幫助企業成長,因此會更傾向聚焦在AI、物聯網等新興技術上,期盼提高企業營收獲利。」他觀察到多數企業的溝通協作方式,主要還是電子郵件為主,即使採用即時通訊(IM),也都選擇WeChat、LINE、WhatsApp等免費的通訊軟體,而非新一代企業級的解決方案,進而衍生出不少風險以及管理上的困難。

台灣理光常務董事許博惇則提到,在現今的職場環境中,「三代同堂」(XYZ世代)聚集在一起協作的情況,其實非常普遍。以台灣理光為例,最年長的員工與新進的年輕員工至少就相差了40歲以上。新生代員工多半是所謂90後、00後,這些數位原生世代早已習慣觸控操作,更習慣以數位化工具來提高生產力,與早期使用遙控器的年代遠遠不同。但是決策者依然保持原來的習慣,而且數位體驗也不深刻,使得世代之間有著嚴重的數位落差與衝突。

「管理者無法感同身受思考為何需要數位化環境,使得數位協作工作環境的推動變得困難重重。而另一方面,對於在數位化時代下成長的年輕工作者而言,如果工作環境老舊守成,無法讓他們採用平常習慣的溝通與協作模式,也很難吸引他們投入與參與,更別說為企業帶來創新想法與強化競爭優勢。而這些正是阻礙企業邁向數位化的因素之一。」他說。

流程整合比技術導入更重要

▲互動資通創辦人郭承翔指出,數位化是一個隨著時間不斷演進的過程,而數位協作技術也將持續進化,現今的數位溝通工具並不會只提供單一協作功能,而是在平台內盡可能滿足企業需求。
平心而論,工作空間的數位化並不是一個新話題,隨著技術的進步,新興的應用與技術正不斷地滲透到工作與生活中,從電子信箱、CRM、人力資源系統到視訊會議、多功能事務機,乃至於辦公室的物聯網應用,今日在企業的工作場域中,存在著各種不同的技術,以便能夠讓員工更好且更有效地面對協作與溝通,但無可避免地,工作場所也變得愈來愈複雜。

更糟糕的是,員工與資訊長對於數位化工具是否能滿足需求的意見分歧,根據「數位勞動力影響:數位化轉型企業的新均衡」調查,47%的資訊長相信已為員工提供完成工作所需的應用和工具,卻僅有24%的員工表示認同;38%的資訊長相信已經提供對企業應用的必要存取,也只有16%的員工表示同意。

思科台灣技術長馮志良認為,並非單純導入新科技與技術就算是成功地打造出智慧化的數位協作環境,事實上,大部分企業或多或少也有導入視訊會議、即時通訊、投影機或是網路電話等方案,但多數企業都忽略了數位科技與工作流程整合的重要性。零散且多樣化的數位工具只會讓員工必須學習更多不同的使用方式,而無法真正解決員工的難題,造成惡性循環。「如果沒有流程整合,企業充其量只是打造了一個看起來又酷又炫的環境,並沒有辦法真正將複雜的公事,或是浪費時間、降低生產力的瑣事排除。」而且,最終因為使用率低,使得生產力並沒有因此而提升。

溝通工具平台化

毫無疑問,人員、工具以及文化是建構智慧化協作空間的三個關鍵要素,這三者不僅塑造了員工的體驗,同時也奠基了企業文化的基礎。而解決方案供應商為了協助企業打造更適切的數位工作場所,在近年來也紛紛轉向現代化的協作平台,以用戶為中心,在單一平台下提供多元且輕鬆的溝通協作模式。

互動資通創辦人郭承翔指出,數位化是一個隨著時間不斷演進的過程,而數位協作技術也將持續進化,現今的數位溝通工具並不會只提供單一協作功能,而是在平台內盡可能滿足企業需求,舉例來說,即時通訊除了可提供訊息溝通之外,也加入語音以及視訊服務,在可預見的未來,AI、聊天機器人也可望整合在平台之內,藉由連結更多的技術、串接更多的應用,以有效地打進客戶的價值鏈,提供更適切數位溝通工具,滿足各種產業的需求。

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