受到智慧型行動裝置、雲端浪潮以及員工自帶裝置（Bring Your Own Device，BYOD）等趨勢帶動，整合通訊技術不斷進化，甚至結合雲端技術，提供獨立的整合通訊即服務（Unified Communications as a Service，UCaaS）公私雲方案，以協助企業加速協作效益，節省不必要的成本，也讓更多創新得以實現。
最明顯的例子便是視訊會議系統專用的多點會議控制器（Multipoint Control Unit，MCU）與編解碼器（Codec），現今都有軟體版可部署於企業內部的伺服器上。綜合這些趨勢與技術的變化，在在都促使UCaaS解決方案成型，而現階段業者除了提供可隨時訂閱的公有雲服務之外，也有私有雲的解決方案可供部署。
台灣思科系統副總經理鍾昭德提到，這一兩年UCaaS在企業端的接受度已愈來愈高，而且有迫切導入的需求，企業發現UCaaS可為企業大幅提高競爭力。「例如IC設計產業是一個非常競爭的行業，台灣廠商想在眾多國際廠商的競爭下脫穎而出，必須要在很短的時間內，做出最高品質的產品，當一個新的IC設計是由3至5家競爭時，台灣廠商如何提升溝通協作效率，就變得非常重要。」
他繼續說明，企業之所以採用UCaaS的方案，並且進而成為競爭利器，正是因為UCaaS的技術可以把全球各地的研發人員組成一個工作室（Workroom），不受地理限制，在工作室中非常彈性地開會、分享資料，並且進行精細的分工。這中間少掉了電子郵件互相等待的時間，也減少差旅的成本花費，當原本需要花費3個月才能完成的專案，在6周就能完成時，企業的競爭力便能彰顯。「不只是高科技業，在金融業『亞洲盃』或是『金融3.0』的政策下，銀行海外據點愈來愈多，但與台灣總行的溝通缺乏有效的工具，也引發金融業想要改變的動機。今年內便會在台灣看到，金融產業的龍頭業者將每個分行的話機換成IP話機，並且導入WebEx這項UCaaS方案的案例。」
關鍵在業務流程改造
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| ▲台灣微軟營運暨行銷事業群資深產品行銷經理蔣儀真指出，今日企業需要更現化代的協同工具來提升工作生產力，而整合通訊即服務（Unified Communications as a Service，UCaaS）則扮演著關鍵角色。 |
年輕一代的工作者傾向運用各種通訊與協作工具來進行溝通協調，已是大勢所趨，再加上BYOD、4G LTE開台，行動工作也變得愈來愈輕鬆與容易。現今只需使用智慧型手機就可以處理電子郵件、文字、語音通訊甚至是視訊會議，毋須回到公司才能繼續用電腦回覆電子郵件、用Room-based型的視訊會議系統開會或是回撥電話，任何時間、任何地點都可以隨時溝通協作。
蔣儀真認為，UCaaS的目標並不是行動化，而是協助企業取得成本、流程、安全以及效率上的改善，同時滿足員工希望擁有流暢協作體驗的想望。舉例而言，傳統的工作模式要分享一份檔案文件甚為繁瑣，員工必須要跳開桌上型電腦現處的應用環境，再開啟電子郵件應用程式，撰寫一份新郵件再夾帶檔案，如果檔案很大，還必須要拆成多個檔案寄出，當多人分享時，不僅佔用郵件伺服器的空間，效率也低落。但是同樣的步驟如出一轍地出現在工作者的行動裝置上，可想而知是同樣的繁瑣與低效。
她以微軟Office 365為例指出，Office 365將Skype for Business、Exchange以及SharePoint都整合到Azure這個雲端平台後，只要邀請同事加入，爾後就能收到這份文件，同時還能設定同事的使用者權限，例如可以編輯或只能檢視，如果同事發現這份文件的問題，可以立刻即時訊息以商務版Skype進行溝通，或是發送電子郵件、視訊或以電話溝通。一個按鍵就可以分享給同事，並且可以傳送即時訊息，共同編寫這份文件，完全不需要另外打開別的軟體就可以做到這些事情。」她強調，這才是現代化的協同作業真正帶來的效益。