企業以為只要把重心放在如何抵禦駭客入侵、防範惡意程式就算是完善的資安機制，但是卻從沒想過，公司內部的多功能事務機已然成為資安防線中最弱的環節。
佳能資訊事前、事中、事後完整涵蓋
除了理光之外，佳能也很早就投入紙本文件的管控方案，目前解決方案更是從事前防範、事中保護以及事後稽核備查全面涵蓋。從網路IP位址開始就設定IP的白名單或黑名單，限制非法使用。進一步地，可協助企業針對員工身份進行驗證，目前佳能已可支援九成的各種HID/EM/Mifare感應卡，方便企業結合員工卡、門禁卡進行驗證。另外也可與LDAP、AD伺服器結合，或設計雙重的驗證機制，待刷卡完後必須再至事務機的面板上輸入帳號與密碼，才能取得資料，萬一卡片被有心人士撿走，也不必擔心。
 |
| ▲佳能解決方案從事前防範、事中保護以及事後稽核備查全面涵蓋。 |
操作過程中的資料保護，主要是針對文件再進行檢視，可在面板上刪除不要或已過時效的文件。另外，由於企業多少會有臨時派遣人員，企業會希望在事務機的功能操作上也能進行權限管控，例如內部員工，所有的功能都可以使用，但是工讀生就只能列印不能傳送，因此佳能提供了權限鎖定的機制。除此之外，針對外賓、分公司人員來訪，但有急件需要列印時，使用者可以將檔案寄送到特定的電子郵件信箱，佳能的多功能事務機會提供一個Job Code，如此一來便能請同事領件。這種作法也可降低USB中毒風險。
 |
| ▲台灣佳能資訊（Canon）資深系統支援主任李紹祺指出，防範營業秘密外洩，紙本文件卻是最可能被忽略的環節，因為多功能事務機通常不受IT管轄，卻又最容易洩漏機敏資料。 |
李紹祺指出，包含高科技產業、製造業以及金融業都面臨個資法規範以及適用營業秘密法的挑戰，設立稽核機制也是防範營業秘密外洩的手段之一，對此，佳能也提供了影像備存方案，把操作的影像備存到資料夾中。
「在金管會要求下，影像備存方案只需做到影像備存及記錄時間點，因此Canon會提供Excel巨集，不管是影印、列印、傳真或掃描，所有動作都會化成影像備份，並且上傳相關紀錄至iWSAM伺服器，使用者透過Client Tools產生Excel報表就會含影像PDF的連結路徑，方便查詢。」他提到，但是高科技產業多半還會要求做到主動式查詢，這部分佳能也與第三方業者合作，不只提供影像備存，還能查詢到裡面的關鍵字，並且針對關鍵字主動告警，除了全文檢索之外，任何人登入、做了什麼行為，都有完整的Log可供調閱，做第二層的把關。
李紹祺強調，影像稽核查詢系統已經跳脫傳統「有就好」的聊備一格，更要進行整體系統的考量，「影像備份其實很佔用儲存空間，因此Canon也整合Read Iris OCR解決方案，以其獨特的iHQC超高壓縮技術，便可享有高達50倍壓縮，節省50%至60%影像存放空間。」
善用事務機 提高價值
多年來，多功能事務機一直扮演著辦公室周邊的次要角色，多半聚焦在列印、傳真、影印、掃描等多功能合一的特性，強調成本效益，提高設備使用率與員工的工作效益，鮮少關注紙本文件的管控。但面對全球化日益激烈的競爭，營業秘密已經成為企業競爭力維繫的關鍵，隨著智財或機密外洩案不斷激增，企業更該檢視辦公環境，避免惡意人士有機可趁。
台灣理光營運總經理許博惇提到，最好的資安當然是由人著手，但是防範之心不可無，企業應該正視多功能事務機的安全議題，並且發揮更好的價值。