企業以為只要把重心放在如何抵禦駭客入侵、防範惡意程式就算是完善的資安機制，但是卻從沒想過，公司內部的多功能事務機已然成為資安防線中最弱的環節。
近幾年來，國內營業秘密外洩案層出不窮，從資訊科技業到傳統製造業，包含聯發科、台積電、宏達電，到去年的大立光、穩懋、中石化、新世紀光電等均深受其害。這些案件的洩密手法，起因多半是離職員工竊取、盜用或外洩原任職公司營業秘密，又或者離職後回頭找原同事裡應外合，挾帶前東家技術或商業競爭優勢，跳槽甚至自立門戶。
營業秘密外洩讓企業蒙受巨大損失，新世紀光電因前執行副總兼技術長洩密給競爭對手，讓公司損失13億元，而中石化也因退休部長竊取公司11萬筆生產技術、製程等機密，赴陸協助當地企業設廠，讓公司損失超過120億元。這些案件無疑也顯現企業數位資產管理與風險管控的重要性，要杜絕內鬼，防範外洩，關鍵的重點之一，就在於建立營業秘密的管理機制，這其中文件安全以及設備管制是很重要的一環。
總務不懂、IT不管 事務機成安全隱憂
台灣佳能資訊（Canon）資深系統支援主任李紹祺指出，一提到防範營業秘密外洩，企業優先就會想到數位權限管理（Digital Rights Management，DRM）或是資料外洩防護（Data Leak Prevention，DLP）方案，希望在電子文件流程中設立管控方案，但其實OA事務設備的輸出，也就是紙本文件，卻是最可能被忽略的環節，因為多功能事務機通常不受IT管轄，卻又最容易洩漏機敏資料。
台灣理光（Ricoh）營運總經理許博惇表示，現況是多數企業以為只要把重心放在如何抵禦駭客入侵、防範惡意程式，就算是完善的資安機制，因此無不致力於從防火牆、電子郵件安全乃至於網路安全監控層層把關。但是卻從沒想過，企業內部的多功能事務機已然成為資安防線中最弱的環節。
他進一步解釋，「這是因為在組織設計中，多功能事務機往往隸屬於總務行政的權責範圍，IT管理人員則不在其位、不謀其政，再加上購置租用時多半只在意單張成本可以多麼Cost Down，卻沒有意識到今日的多功能事務機具備有線及無線網路、處理器、記憶體、硬碟、觸控式螢幕，甚至可以安裝多種內嵌式應用軟體，儼然就是一台公司網路上的電腦，如果沒有強化文件管控與相關的安全機制，很容易成為資訊安全的死角。尤其多功能事務機已經是企業常見的設備，員工在影印、列印、傳真、掃描上使用更為方便，有心人士其實很容易就透過多功能事務機攜出機敏資料。」
全方位的文件管控機制
一般來說，營業秘密管理機制建立包含物（機密文件、設備管理）、人員管理以及組織PDCA（Plan、Do、Check以及Action）修正與改善。而事務機的安全議題，涉及的正是物的管理，包含紙本機密文件、電子機密檔案管控，也包含限制機密文件資料之存取、下載、複製、回收以及銷毀。
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| ▲ 理光提出的文件安全整體架構網路、實體、AAA（認證/授權/稽核）以及文件流程四個層次。 |
對此，事務機業者早已有解決方案。台灣理光營運總經理許博惇指出，其實多年前事務機業者早就提出文件管理解決方案，但是現實環境中，由於企業組織架構及以租賃為主的商業模式，導致事務機淪為價格戰的犧牲品，企業也很少想到要多花預算來導入管理機制，「隨著技術的演進，多功能事務機的價值早已跨越了提升工作效率層級，尤其近年來在資安意識抬頭以及法規要求下，更加入了許多安全管控機制，同時也設計了可用於事後稽核的影像備存機制，以協助企業快速追蹤人、事、時、地、物等訊息，有效防堵機密資料外洩。」
理光文件安全整體架構
舉例來說，理光提出的文件安全整體架構（Document Security Framework）就包含了四個層次，從網路、實體、AAA（認證/授權/稽核，Authentication/Authorization/Accounting）到文件流程，提供完整的安全防護方案。這其中，實體安全主要提供硬碟加密以及資料覆寫功能。有鑑於不少多功能事務機汰換後，硬碟資料未被抹除而導致資料外洩頻傳，因此理光也提供資料覆寫功能，透過特殊的演算法寫入方式，覆寫事務機中硬碟的暫存資料，讓原本的暫存檔案無法再被讀取，以達到硬碟安全的目的。
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| ▲台灣理光（Ricoh）營運總經理許博惇指出，最好的資安當然是由人著手，但是防範之心不可無，企業應該正視多功能事務機的安全議題，並且發揮更好的價值。 |
而在紙本文件的管控方面，則提供了文件影像備存、未經授權文件的複印管控，以及文件數位簽章等功能。一般而言，在機敏文件上加上浮水印已是常見的作法，但未經授權文件的複印管控機制則可以直接防止影印，若有心人士想在公司內偷偷地影印機敏文件攜出，也會鍛羽而歸。就算文件被攜出在其他廠牌的多功能事務機上影印，浮水印的濃度也會加深，一眼就可以看出這是複印的版本。」
他提到，針對營業秘密防範，若是只針對多功能事務機還是會有盲點，在大型企業中，印表機與事務機各佔一半，如果沒有整合，首先就會有兩套的資安政策，管理會相對複雜。「使用者在按下列印鍵的同時，並不會分辨網路上那麼多台設備到底那一台是事務機，那一台又是印表機，只會選最近的設備進行列印，多功能事務機本身就有管理機制，但印表機則沒有，這時就會出現防護上的漏洞。正因為理光同時銷售印表機與事務機，因而可以整合兩者，提供單一的管理介面予以協助。」