E-mail是企業e化運行過程中最方便的溝通工具，但許多的管理問題也是由此產生。對於不同郵件訊息的屬性，建立好符合組織IT法規的配置，就能夠讓正確的訊息出現在適當人的信箱。其實，只要善用Exchange Server 2016，就能夠將這一切打理好。
·管理員稽核紀錄（Administrator Audit Logging）：提供一個以法規遵循為基礎的稽核查詢頁面，方便管理人員進行相關設定異動的紀錄查詢，例如想知道已啟用訴訟資料保留的信箱名單，以及針對eDiscovery設定所進行過的變更。
·信箱稽核紀錄（Mailbox Audit Logging）：可以得知有哪些信箱曾經由非擁有者所開啟，包括管理者以及被授權存取的人員帳戶在內。
·資料外洩防護（Data Loss Prevention，DLP）：Exchange Server 2016內已經擁有80項關於敏感資訊類型的設定，可以使用在DLP的原則設定。
·傳輸規則（Transport Rules）：一個方便管理人員可以根據各單位的訊息控管需求，來針對各種內對內、內對外以及外對內的E-mail傳遞，依循不同的條件設定來決定對於滿足條件的E-mail訊息，所要執行的處理動作。舉例來說，老闆可能希望業務部門凡是E-mail給特定重要客戶的訊息，都要先交由他檢視與批准過後，才能被發送到這些客戶的信箱。
在新版的Exchange Server 2016中，又針對法規遵循的管理，主要改善了以下兩個重點設計：
·支援公用資料夾的eDiscovery與就地保留：過去在Exchange Server 2010與2013版本中，對於就地保留的功能只能夠使用在信箱。到了Exchange Server 2016，則加入了可針對公用資料夾（Public Folder）進行eDiscovery與就地保留功能，讓管理人員能夠如同探索信箱郵件項目一般，從公用資料夾中自訂查詢條件，並針對所有符合條件的郵件項目進行就地保留處理。
·法規遵循搜尋（Compliance Search）：在Exchange Server 2016中的eDiscovery搜尋工具，不僅已經大幅改善了搜尋的效能，並且能夠搜尋沒有數量限制的信箱，以及可以在同一時間中執行沒有數量限制的搜尋作業。這與In-Place eDiscovery有著很大的差異，因為它在單次的搜尋設定中，預設僅能搜尋10,000個信箱，以及在相同的時間裡執行兩個就地保留的eDiscovery搜尋。不過，這一些都是預設的效能節流設定值，管理者仍然可以透過Set-ThrottlingPolicy、New-ThrottlingPolicy等相關命令參數來做修改。
TOP 2：新舊版本都必用的日誌規則
日誌規則的功能其實早在前幾個版本的Exchange Server便已經提供，而它既然能夠延續到最新的Exchange Server 2016中，就表示它是一項重要且實用的功能。
因為透過其簡易設定可以將特定規則的郵件傳遞，自動傳送一份紀錄至指定的日誌信箱內，然後再賦予權限給相關的法規人員，以便可以隨時進行稽查，解決可能因業務往來糾紛、法律訴訟或資料洩密案等相關問題。
如圖2所示，首先要在「法規遵循管理」節點的「日誌規則」頁面內點選〔+〕新增小圖示。
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| ▲圖2 新增日誌管理規則。 |
如圖3所示，在「新增日誌規則」頁面中就可以設定要負責收集這些E-mail日誌的信箱地址。接著輸入一個新日誌規則的名稱，然後挑選所要套用的對象，此對象可能是特定的人員信箱、通訊群組或是所有信箱郵件。
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| ▲圖3 設定新的日誌規則。 |
最後，再決定對於目標對象所要日誌的E-mail傳遞方向，分別有【所有郵件】、【僅內部郵件】、【僅外部郵件】。按下〔儲存〕按鈕就完成建立程序。
回到日誌規則管理頁面後，可以進一步設定將無法傳遞的日誌報告傳送到指定的E-mail地址，以便能夠追蹤可能的原因並加以解決。
TOP 3：怎樣建立與啟動就地eDiscover和保留
無論是打算進行人員信箱、共用信箱或是公用資料夾的就地eDiscovery和保留功能，負責執行這項任務的人員都必須是隸屬於「Compliance Management」這個管理角色的成員之一。
關於這一部分的角色成員配置，都可以在如圖4所示的頁面中完成設定。
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| ▲圖4 設定管理員角色。 |
接下來，就可以透過符合角色權限的管理人員，在如圖5所示的「法規遵循管理」節點的「就地eDiscovery和保留」頁面中，點選〔+〕新增小圖示來加入自訂的管理原則設定。
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| ▲圖5 就地eDiscovery和保留管理。 |