企業導入SharePoint Server 2013後，到底可以發揮那些作用，對此本文將介紹幾個最常被一般知識工作者應用在平日工作中的基本功能，包括小組團隊工作管理、文件檔案版本控管、Outlook同步管理指引、如何在網頁中加入新文件庫等等的應用。
企業是否能夠真正成功地導入SharePoint Server 2013，其關鍵在於用戶端的使用者是否懂得善用它來解決團隊協同合作的管理問題，以及用以提升個人作業生產力。由此可見，在系統的導入過程中，針對於一般知識工作者的互動溝通和教育訓練是相當重要的。
仔細探究一些SharePoint導入失敗的公司，可以發現其失敗原因除了最常見的公司高層不夠支持外，就IT部門而言最容易犯的毛病有兩點。
第一點是IT人員本身無法真正掌握SharePoint的應用，只知道安裝好SharePoint伺服器，卻不知道該從何下手來學習它，更別談要如何將其善用以改善企業團隊的作業模式及提高生產力。
至於第二點，負責導入SharePoint的IT人員雖然已經將其系統功能摸得一清二楚了，但卻不知道如何就公司現況來與各部門的窗口進行溝通，並安排有效的教育訓練事宜。
一般來說，大多數的IT部門所遭遇的狀況屬於第二種，而第一種狀況的發生往往是由於IT人力不足所致，在這種情況下想要順利導入任何系統都是相當困難的。
對於第二點情境問題的解決之道，建議分成三個階段來進行。第一階段應先收集好所有簡單且可直接上線的內建功能，並展示給各單位的窗口知道，然後再安排內部教育訓練，讓所有人員可以先行熟悉與使用，而這些簡易的功能包括公司公告與部門公告的發佈、行事曆的管理、檔案的上傳下載及分享、搜尋中心、Office Web Apps的使用等等。
在成功協助使用者們進入第一階段後，接下來繼續安排第二階段的教育訓練課程。這部分的訓練重點著重在進階功能的操作，也就是本文所要分享的實戰內容，這包括如何有效進行小組團隊工作管理、如何使用文件檔案版本控管、如何與Outlook進行資料同步管理、如何在網頁中加入新文件庫等。除此之外，還可再自行加入更多實用於實際環境的課程項目。
當所導入的SharePoint準備進入到第三階段時，代表這個系統的導入已經成功了八成，那接下來的二成需求會是什麼呢？答案多半離不開與現有系統的整合應用，而這些應用需求可以根據整合的深度與廣度，來決定是否協同應用系統廠商進行規劃、系統分析以及專案開發。
接下來就來學習這些知識工作者活用秘訣，讓SharePoint Server 2013的全面導入計畫更加順暢。
TOP 1：如何有效進行小組團隊工作管理
市面上有許多專案管理的軟體，以Microsoft的相關產品來說，就有Project 2013標準版、Project 2013專業版以及Project Server 2013。
Project 2013標準版可以使用在個人專案的管理，也就是適合專案經理（PM）控管屬於自己的專案。至於Project 2013專業版與Project Server 2013的結合使用，則適用在任何企業規模與工作類型的專案管理，並且可以讓整個企業團隊中的所有專案成員、部門主管、專案經理、高階主管、老闆等等角色，輕鬆透過一個以SharePoint核心為基礎的Project網站，檢視屬於自己職權範圍內的專案內容，並進行專案工作的回報與追蹤。
上述簡單介紹了Microsoft Project的專案管理系統，若深入探討會發現，實際上它所能達到的專案管理功能是相當複雜的。
然而，在企業的小組團隊中，每天都有開不完的會與做不完的工作，但並不是每一種工作目標都需要使用專業的Project系統來進行控管，許多小型的小組團隊工作目標，實際上只需要SharePoint Server 2013內建的工作管理應用程式，以及用戶端的Outlook 2013即可達到管理的需求，這裡姑且把它稱之為小型專案或迷你專案。
接著先來學習一下單純地在SharePoint Server 2013網站上如何進行簡易型的專案工作管理。如圖1所示，在小組網站的預設首頁中，可以看到常用功能的快捷圖示，先點選其中的「在趕工嗎？」圖示。
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| ▲圖1 小組網站首頁。 |
緊接著會開啟如圖2所示的的「在趕工嗎？」頁面，點選「工作(含時間表)」圖示，以便建立第一個小組專案。
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| ▲圖2 新增專案工作管理。 |