雖然企業節能減碳的概念廣受重視，不過對於資訊人員來說，實現綠色IT似乎通常指的就是盡量降低機房內硬體設備的用電耗能。另一方面，非IT人員能發揮的貢獻雖然包含許多方向，例如騎腳踏車上班也是一種節能減碳的方式，但是這和資訊人員並沒有直接的關聯。
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| ▲微軟產品行銷經理盧昊指出，數位化溝通或無紙化文件流程所帶來的效率和資訊應用方式，才是這些綠色IT方案真正的價值所在。 |
「其實，在非IT人員與每天位於伺服器機房的IT人員兩個角色環境之間，還有一個綠色IT的空間，那就是辦公室節能。」台灣微軟資訊工作者事業部產品行銷經理盧昊認為，辦公室也是一個值得考量節能減碳的環境，除了少打領帶、調高冷氣溫度，或是關閉不需要的電燈電源之外，IT人員還可以考量在每天辦公所使用的電腦上，還能支援企業做到哪些關於節能的應用。
台灣微軟資訊工作者事業部資深產品行銷經理賴柏蓉也指出，一般企業在談綠色IT時，往往把焦點集中在設備面，其實IT人員還可以思考，如何提供資訊服務，幫助內部的User成為一個綠色上班族。
今年新政府上任後，提出了一個政府機構節約資源的目標，要節省10%的電、20%的水、30%的紙張。這也反映出一個事實：紙張是目前浪費量較大的資源，因此也較有節約的空間。
「其實紙張本身還是其次，由紙本文件帶來的資源耗費更驚人。」盧昊引述統計指出，企業每產生出1元成本的紙本，得花費6元的成本來讓它達成工作上的目標，包含的過程可能有列印、影印、裝訂、包封、快遞或郵寄等，同步增加了文件工作的成本和運送過程的交通費與碳排放。「微軟切入綠色IT的角度是，如何在辦公室裡面就減少這些紙張和碳排放量。」
另一方面，如果能夠盡量減少商務旅行和教育訓練所需的交通往返，更能大幅降低企業的碳排放量和差旅費用。目前因應全球油價不斷的上漲，許多航空公司已經減少飛航班次，票價也相對提高。微軟近幾年致力於減少內部的差旅費用，也有相當好的成效。
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| ▲微軟資深產品行銷經理賴柏蓉強調，多方考量日後管理維護及延續性的問題，才能為企業找到真正Ready for Future的綠色IT方案。 |
賴柏蓉以使用微軟自家的整合通訊方案的經驗為例，各地分公司的同仁可以隨時進行線上溝通或協同作業的討論，或者召開即時的線上會議，所有人都可以透過視訊溝通、播放簡報，檔案也可以直接分享儲存。這些都可以幫企業省下一大筆無謂的差旅費，無形中也減少了交通往返的碳排放，「更重要的是，少了共聚一堂的跨國會議，溝通效果非但完全不打折扣，而且還因為不受地點限制隨時可以進行，工作協調的效率大幅提昇。」
許多人在談到辦公室環境的綠色IT時，主要把對於企業的效益著眼在降低成本，例如減少紙張的使用就等於減少紙張或輸出的成本。盧昊強調，其實從企業的營運面來看，數位化溝通或無紙化文件流程所帶來的效率和資訊應用方式，才是這些綠色IT方案真正的價值所在。
企業主當然會考量做到環保對整個組織的營運有無效益，無紙化文件管理對企業的意義不能只有「環保」。藉由綠色IT的方案，又能達到提升組織運作的效率，藉此還能增加組織的獲利和競爭力，才是企業主考慮的重點。盧昊建議，如果IT人員要向企業主提出符合綠色趨勢的方案，可從節省成本談起，進而帶來的效益是歸檔的便利性，取代以往紙本建檔易損壞且不易保存的缺點，而且紙本文件搜尋起來相當麻煩，會耗費相當多時間。
他再以辦公室內最常見公文夾為例，很多組織並沒有訂出一個程序，告訴處理的人收到這個公文夾之後應該做哪些動作、該在何時完成，因為大部分的公司公文處理是沒有特定規範的，所以常常會看到公文夾堆在桌上像小山一樣高，在這樣延宕無效率的過程中，企業的隱藏成本是持續不斷增加的。
但是如果改採行無紙化，例如微軟的企業內容管理方案，就必須要在系統中把流程定義清楚，如果一來直接就可以做到提醒和管制，「不用做什麼組織重整、職掌變更，效率自然就會大幅提昇。」盧昊說，相形之下，省下紙張和伴隨而來的處理費用只是小事，真正有益的是營運效率甚至企業文化的提升。
「所以對企業組織來說，導入整合通訊或企業內容管理等綠色IT方案的重點，不只是在於節省了很多紙張或是減少了多少碳排放，而是很多事情可以立即討論及時處理，節能減碳的同時還提高營運效率。」賴柏蓉強調，微軟站在資訊服務業的角度，重點在於協助IT人員提供內部更好的服務，做到綠色IT的同時還能整合所有資源，為企業創造「Ready for Future」的競爭力，這也就是微軟提出「整合未來綠色競爭力」的含意。
「微軟提供的綠色IT方案，不是要讓企業一時搭上熱門行銷話題的順風車，然後兩年後就發現是白做的，」盧昊直言，如果一個公司為了做到無紙化而去更換公司內的硬體設備，也許短期內看起來很有效，可是兩三年後就會有管理和更新淘汰的困擾，相較之下，如果整體是用軟體來管理的話，日後如果需要更新維護，跟硬體比起來較有優勢。
「IT人員除了考慮現在要做什麼投資，還要考慮到這個投資未來能不能繼續用下去。」賴柏蓉補充，最重要的是如何規劃出一個Build for Future的方案，三年五年內都能持續延續下去執行，又方便管理和維護。如果一窩風跟著潮流走，例如視訊會議可以減少差旅費，就買了一堆視訊會議設備回來，在資料分享上既不如軟體方案方便，不同廠牌之間又會有相容性問題，可能長期下來管理和更新又得面臨挑戰。
綠色IT只是一個方案開始的切入點，後面所帶出的競爭力對於一個公司來說才是更重要的。要如何向企業主提出符合綠色IT環保概念的方案，而且要兼顧企業獲利的考量，對於今日企業IT人員來說，將是一個必修的學分。