隨著工作習慣的改變，人與人之間的透過紙張來溝通的模式正在大幅地銳減，事實上，香港、新加坡等國家下降幅度更為驚人，每一年的減幅都超過10%以上，而且是自新冠疫情之後，年年都是如此。
過去幾年，在新冠疫情以及數位科技的進步下，人們的工作模式開始產生了變革，從實體辦公大幅轉向遠距工作，然後進入到混合的工作模式，員工可以依據自己的工作任務來選擇合適的工作地點。儘管近年來企業鼓勵或要求員工重返辦公室，但運用科技與空間的規劃設計以形塑更有效率以及生產力的辦公室樣貌早已經內化成為工作日常。
台灣佳能資訊商用影像行銷企劃事業處副總經理王友三指出，隨著工作習慣的改變，人與人之間透過紙張來溝通的模式正在大幅地銳減，「Canon每個月都會觀察企業列印的習慣，總體使用趨勢確實一直在下降，而這也反應出企業持續轉型的走向並沒有改變。事實上，香港、新加坡等國家下降幅度更為驚人，每一年的減幅都超過10%以上，而且是自新冠疫情之後，年年都是如此。」
他提到，這也促使傳統提供事務機以及影印機的業者開始向外拓展轉型，或是在既有設備中提供更多數位功能，以便符合企業轉型的需求。舉例而言，Canon已在新一代多功能複合機imageRUNNER ADVANCE中導入Cloud Connector雲端解決方案，中小企業只需要訂閱，就能輕鬆打造混合式雲端文件應用，實現輕鬆上雲。
目前Cloud Connector支援Google Drive、Dropbox以及微軟家族平台One Drive、Teams、SharePoint等。Canon Cloud Connector可瞬間連接多個主流雲端系統及信箱，實現雲端與實體文件資訊同步，加強文件共享和協作，大幅提高工作效率。
引入AI讓會議室更智慧
除此之外，Canon也在事務機中引入AI技術。王友三解釋，早期的OCR技術一定要同一個區塊的同一個位置才能辨識，或是採用同一個範本才有辦法提供較精準的辨識成果。如今有了AI協助後，不需要固定位置，就可以輕鬆擷取，不管是發票、合同或報告，AI工具都可以自動處理和提取文件或檔案中的相關資料，從而改善工作流程並減少手動操作。企業還可以結合文管系統或ERP系統，把整個流程串接起來。
「如何讓人與人之間的協作更有效率也是現今企業非常關心的話題，對此Canon也提供智慧會議室相關的解決方案，」他說明，像是企業常常發生員工預約會議室後，最後沒有使用卻不取消的情況，造成會議室資源浪費，因此Canon也偕同合作夥伴協助企業打造AI智慧的會議室預約系統，例如有人員進入到辦公室時才會自動把燈打開或升起布幕，也可以做到自動管理設備（如投影器、顯示器、麥克風等），確保會議順利進行；若是15分鐘沒有人員進到會議室內，就會自動取消將會議室釋出，讓真正有需求的人使用。
不過，王友三也觀察到，企業在重塑辦公場域時，也經常遇到幾項挑戰，包含舊有設備與系統難以整合，例如傳統印表機、會議室設備或網路架構未必支援新技術的串接；內部協作流程複雜、數據孤島現象嚴重，缺乏一套整合的平台來打通資訊流；員工對新系統的適應度與IT能力參差不齊，也會造成導入初期的使用障礙；此外，企業在考慮導入時也會關注成本、資安與後續維運支援等問題。「數位轉型在推動時，首要就是管理階層必須要有明確的策略與承諾，同時也要檢視現有的IT系統，並且將其進行現代化改造，必須儘快解決遺留系統（Legacy System）的挑戰。因此，不僅要培養公司內部的自有人力，而且還要積極確保外部的人力或是資源，如此才能實現企業的永續營運。」
企業上雲節能更減碳
為積極回應全球永續發展行動與國家淨零排放目標，金管會已發布「上市櫃公司永續發展行動方案」，要求全體上市櫃公司於今年起均應編製永續報告書，並於114年8月底完成申報。
王友三坦承，近期有許多企業主動詢問，表明公司在2030年的ESG永續目標，並且希望知道有哪些無紙化或節能減碳的作法，而且詢問者以IT人員居多，他們被賦予的任務是了解事務機設備是否有相對應的解決方案可以符合ESG永續的要求。「在這方面，雲端技術就能幫得上忙。」他舉例，uniFLOW Online雲端列印與掃描解決方案可以讓企業在不架設任何伺服器的情況下，一樣可以滿足跨區或跨國的使用需求，因為沒有在地端建置，因此就不會有耗能耗電的問題，也沒有系統版本升級挑戰，同時也減少了資訊安全的風險。不管是在節能減碳、管理層面還是人力配置都可以因此而獲得效益。
台灣佳能資訊商用影像行銷企劃事業處副總經理王友三指出，早期的OCR技術一定要同一個區塊的同一個位置才能辨識，或是採用同一個範本才有辦法提供較精準的辨識成果。如今有了AI協助後，不需要固定位置，就可以輕鬆擷取。
但是除此之外，事務機面板也會提供相關的資訊，包含紙張、電力的消耗數據，以及彩色與黑色墨水的用量比率，藉此讓管理者能很輕鬆地得知目前的使用狀況。如果企業內部部署了多台事務機，便可透過uniFLOW Online雲端列印與掃描解決方案進行集中化管理。IT管理人員能夠在單一平台上即時掌握所有設備的使用狀況，不僅能查看每日與每月的總列印量，還能細分到使用者、設備、部門、成本中心、位置等等，掌握詳細的使用數據與趨勢。
更進一步，uniFLOW Online支援與Power BI整合，可將收集到的設備與使用數據視覺化成報表，例如列印減量對應減碳效益（可換算為節省多少張紙、等同於減少幾顆樹或碳排），協助企業將這些指標納入ESG永續報告或碳盤查作業中，強化整體資訊治理與永續績效的量化管理。