資訊管理人員最頭痛的莫過於在同一套解決方案之內，包含了多種用戶端軟體與管理平台，如此不但會難以管理，在遇到問題時也會手忙腳亂，無法即時查詢到重要資料。而面對媒介多樣化的儲存環境，更需要一條鞭式的管理平台與工作機制，如此才能簡化整體架構，同時讓資訊人員的管理能力更加倍。
儲存一向是企業最重要也最為頭痛的重要系統，在每次通訊及每筆交易中，都會產生對企業影響甚巨的重要內容，而其他如文件檔案、圖片或影音等非結構化資料，更是影響企業營運的關鍵，因此如何有效保存、保管並復原相關內容，就是資訊部門管理儲存架構最為嚴峻的課題。
在過去的觀念中，總是認為儲存就是包含眾多的磁帶、磁碟或是其他硬體裝置，但事實上，這些都只不過是資料的載具，沒有一套良好的儲存管理軟體，就算硬體效能再好也無從發揮。就像是公司內放置一套設計良好的文件櫃，但沒有人協助分類文件歸檔，其結果跟拿個紙箱全數放入是一樣的狀況。
管理平台精簡化
另一項關鍵點則是管理平台的複雜性。儲存管理軟體不單只是管理資料到儲存設備的方向與過程，還應該能夠管理相關設備與資料生命週期，因此管理系統過於複雜的話，只會讓系統更難操作。一套好的儲存管理軟體應該要能夠提供良好的異質平台支援性，管理實體與虛擬機器，了解資料的各項屬性與狀態，同時具備精簡又不失功能性的操作介面，如此方能降低管理人員的負擔，同時提高儲存系統的效率。
以HP Data Protector為例，伺服器平台便支援常見的Windows、Linux、HP-UX與Solaris等4種作業系統，不管安裝在何種作業系統之上，其管理介面與操作方式都是一樣，對管理人員來說，不需要每更換一套作業系統，就必須要重新學習管理方式。而其操作介面採用全圖形化介面，且具備良好的說明文件，可大幅降低操作時的難度。
系統整合性也是影響平台精簡化的關鍵。如果管理軟體的整合性較差，當遇到設備較為複雜的環境時，往往需要重複安裝支援多套不同作業系統平台的管理軟體，同時也無法從單一管理介面監控並掌握全部儲存設備與伺服器狀態，如此便難以提高工作效率，徒增管理時的困擾。
代理程式越精簡 管理複雜性越低
在儲存系統中，代理程式是相當重要的工具，也是影響系統複雜性的項目之一。某些解決方案中，其代理程式相當多樣化，會針對不同儲存裝置跟用戶端系統設計不同的代理程式。
雖然這種作法可以有效提高代理程式的支援性，但是對於資訊管理人員來說，此項作法會影響到管理成本與效率，企業時常會有資訊設備汰舊換新的狀況，如果代理程式的種類過於繁多，在每次更新硬體設備時，就必須連帶更換相關的代理程式，同時為了因應資訊架構中複雜的用戶端環境，管理人員還需要了解各種不同的規劃與設定方式，造成不小的負擔。
用戶端代理程式越精簡，就會越有效地降低管理上的複雜性。目前業界推出的產品中，已有將代理程式精簡到只剩磁碟、媒體與應用程式等三種不同的代理程式，分別負責用戶端、儲存媒介與線上即時應用程式的備份還原工作，因而能夠讓架構精簡化，同時提高軟體的可用性。
當我們仔細解構整體儲存架構與流程，可以發現其實資料從生成處到儲存位置，其中不外乎資料來源、資料轉送點與資料存放處，因此只要能夠管理好這三點位置，就可以大幅簡化架構複雜性，同時降低管理難度。
另一方面，儲存媒介的多樣化，也是造成管理難度增加的原因。通常企業儲存架構都會規劃二或三層，第一層儲存設備是存放即時性較高、存取較頻繁或時間較新的資料。在這一層中，因為磁碟具備大容量、搜尋與讀寫速度快等優點，目前大多都使用磁碟作為主要儲存媒介。
而第二層則是存放即時性較低且歷經一段時間後需要保存的重要資料。這些資料通常是重要文件檔案、交易資料與其他依據公司政策與法規規範需要保存的資料，因為磁帶具備易於保存且容量大等特性，適合作為第二層的儲存媒介。
倘若媒體代理程式（Media Agent），無論後端是磁帶或磁碟，都可以有效管理並協助儲存資料分類與規劃，對於管理人員而言，便不需要特別區分磁帶與磁碟儲存系統，反而可以專注於資料生命週期與儲存裝置管理等營運關鍵，讓管理效率更佳。
備份還原的嚴峻挑戰
不管企業在儲存媒體中存放了那些資料，其重點並不在於如何存放與保存，真正關鍵的是企業如何還原相關資料，而還原後的資料是否依然保有其可用性才是最重要的問題。
儲存只需要將多種重要資料存放到所設定的儲存空間即可，但還原時則不但需要將相關資料轉回原有應用系統，同時還要讓該應用系統能夠辨識並使用相關資料，對於儲存管理軟體來說，是相當大的考驗。
目前全部的儲存系統都可以做到全系統備份還原，但是對於部分資料還原，則是儲存管理軟體最難以掌控的部份。因為管理軟體需要能夠辨認相關資料的存放位置或是媒介，同時在不影響其他企業應用系統的狀況下，將這些資料還原以供使用，這些複雜的過程就成為決定儲存管理軟體的成敗關鍵。
軟體是讓硬體發揮效能的關鍵
我們必須了解到，軟體才是讓硬體得以發揮最大效能的關鍵，特別是在儲存領域之中。如果沒有一套好的儲存管理軟體，其結果就跟資訊人員自己手動拖拉相關檔案，並自行分類一樣。
一套好的儲存管理軟體，應該要能夠協助資訊管理人員自動化分類歸檔，將重要的資料依據屬性及事先設定好的規則，存放至相關的儲存設備中，同時提供有效地資料生命週期管理機制，避免第一線儲存裝置被老舊或低重要性的資料佔據，而無法達到其應有的效能。