拜科技進步之賜，人與人的溝通如今已經可以藉由各種通信工具來達成，電話、電子郵件、即時訊息等等，在工作環境或商業溝通流程中已經運用相當頻繁。儘管這些工具非常方便，但不可否認地，面對面的交流或是多人群聚溝通依然是最有效率的一種手段，而且大幅超越僅透過語音以及文字的成效。
視訊會議（Video Conference）希望打造的正是面對面溝通的虛擬會議使用情境，透過網路以及通信技術，讓位於兩方或多方的人，得以藉由影像以及聲音來交流，消除因距離帶來的設限與成本負荷。尤其企業全球化佈局後，分支據點與客戶遍及海內外，因教育訓練、產品展示、支援服務等需求而帶來的頻繁差旅，不僅為企業增加成本支出，也可能因而降低決策創新效率。
「傳統視訊應用多半是用於遠距會議，訴求的是面對面的交流與溝通，因此視訊會議多數也以會議室（Room-based）型的解決方案為主軸，但是這幾年來，受到影音通信技術提升、行動裝置普及、雲端運算成熟以及網路突破等發展影響，視訊的應用已然走出會議室，變得更為靈活與方便。」Polycom大中華區技術總監余寶生指出，視訊會議解決方案現正朝向5A發展，Any Time、Any Where、Any Device、Any Network以及Any Applications，專業工作者能在任何時間、任何地點、透過任何設備、任何網路，和任何應用，都能實現面對面的溝通與協作。
擺脫固定會議室
從早期用於遠距視訊，取代差旅開會，一路進化到網真（TelePresence）、整合通訊（Unified Communication），以及行動視訊、雲端視訊相關的解決方案。視訊會議解決方案發展多年，不僅在技術上有長足進步，視訊會議的本質訴求也跟著產生了變化，從單純的提供面對面會議，進化到透過視訊來進行協同作業，也因此會議的場所也從傳統固定會議室或辦公桌前，向外延伸到任何想要開會的地點。
AVer（圓展科技）SIU產品管理部經理鄭名浩指出，視訊會議早已跳脫原本單純的「開會」角色，反而融入更多協同作業的意涵，從現今的角度來看，視訊會議的英文簡寫VC，應該從Video Conference改稱為Video Collaboration，也就是視訊協同作業。
他解釋，過往視訊會議解決方案的焦點，著重在如何打造一個可面對面溝通的虛擬會議使用情境，在專屬設備以及專屬會議室空間的營造下，縮短距離的限制而達到宛如面對面開會。但是Video Collaboration更強調協同工作，透過技術或工具，消除「距離」的限制，即使同伴位於遠處，也能做到宛如身處在共同的空間內協作。
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| ▲想清晰地看清楚各種細節，具有可控制的網路品質、高解析影像的攝影鏡頭與螢幕、硬體壓縮以及編解碼技術的會議室型解決方案是首選。 |
正因為如此，在視訊會議解決方案中，不難發現，所有在協同作業過程中用得到的技術或工具，現今或多或少都已經被整合到視訊會議解決方案中，例如電子白板、簡報、實物投影機、錄影、共同編寫、即時訊息等等，都相當常見。而一旦從Conferencing變成Collaboration，場地也從單純的會議室，變成協同作業空間（Collaboration Space），每個人都可以把自己所在的地方變成是一個可以討論的空間，而非鎖定在會議室中。
行動雲端加持 產業應用更便利
這樣的變化也加速了視訊會議解決方案拓展到不同的應用。尤其在行動裝置普及、BYOD浪潮以及雲端技術的驅動之下，行動視訊以及雲端視訊發展，讓以往必須固守在專屬會議室的視訊應用，增加了許多方便性與彈性。
Lifesize台灣區總代理，新達電腦雲端視訊處處長游金龍舉例，對於製造業而言，生產效率、上市速度以及靈活性都是現今面臨的挑戰。一旦機械設備出現非預期性的故障、毀損，或是在產品研發過程中，實際機台生產的產品與研發部門的預期出現嚴重落差，往往都會影響生產效率，拖慢了上市時程。
「遇到這類的情況，第一個直覺的動作就是叫修。但是製造業的廠房與辦公室通常都有一段距離，當人員接獲通知後，從辦公室走到廠房就需要一段時間，更不用說，維護人員現場無法排除問題，而需要與其他同事或後端工程師進一步討論時，往返溝通所耗費的時間。」他提到，有了行動視訊方案之後，企業這樣的流程就變得更為簡便，甚至在第一時間，由廠房端的作業人員，透過行動裝置，將現場情況回傳給維修人員或工程師，更有助於在第一時間內進行研判。
諸如這類的應用，在製造業之外，包含金融產業、政府機關、教育產業以及醫療業，也都各有不同的應用方式。但整體而言，視訊會議已然開始提供會議以外的價值，無論用於提升內外部溝通協作創新效率，或者提升客戶服務的使用者體驗，視訊會議都有助於提升企業競爭力。
用戶體驗是市場接受關鍵
隨著視訊設備費用愈來愈親民，頻寬費用也日趨降低，再加上技術以及環境成熟，使用視訊工具來強化企業內部與企業外部溝通將會愈來愈被接受。就整體市場觀察，Avaya台灣分公司技術經理李建成分析，目前看來，台灣視訊會議市場Room-based視訊會議的需求還是存在，不過就成長速度來說，行動視訊的成長速度反而會高於Room-based視訊會議。
他強調，不管視訊會議是以那一種類型或技術提供，市場接受與否的關鍵還是在「好不好用」。因為視訊會議系統並不只提供給企業組織或內部人員使用，包含廠商或企業自己的客戶都有可能參與，因此必須設計出非常方便的介面與操作，讓平常不太熟悉視訊系統的人也能很輕鬆的參與，如此才能真正顯現出視訊會議的效益。