拜科技進步之賜,人與人的溝通如今已經可以藉由各種通信工具來達成,電話、電子郵件、即時訊息等等,在工作環境或商業溝通流程中已經運用相當頻繁。儘管這些工具非常方便,但不可否認地,面對面的交流或是多人群聚溝通依然是最有效率的一種手段,而且大幅超越僅透過語音以及文字的成效。
視訊會議(Video Conference)希望打造的正是面對面溝通的虛擬會議使用情境,透過網路以及通信技術,讓位於兩方或多方的人,得以藉由影像以及聲音來交流,消除因距離帶來的設限與成本負荷。尤其企業全球化佈局後,分支據點與客戶遍及海內外,因教育訓練、產品展示、支援服務等需求而帶來的頻繁差旅,不僅為企業增加成本支出,也可能因而降低決策創新效率。
「傳統視訊應用多半是用於遠距會議,訴求的是面對面的交流與溝通,因此視訊會議多數也以會議室(Room-based)型的解決方案為主軸,但是這幾年來,受到影音通信技術提升、行動裝置普及、雲端運算成熟以及網路突破等發展影響,視訊的應用已然走出會議室,變得更為靈活與方便。」Polycom大中華區技術總監余寶生指出,視訊會議解決方案現正朝向5A發展,Any Time、Any Where、Any Device、Any Network以及Any Applications,專業工作者能在任何時間、任何地點、透過任何設備、任何網路,和任何應用,都能實現面對面的溝通與協作。
擺脫固定會議室
從早期用於遠距視訊,取代差旅開會,一路進化到網真(TelePresence)、整合通訊(Unified Communication),以及行動視訊、雲端視訊相關的解決方案。視訊會議解決方案發展多年,不僅在技術上有長足進步,視訊會議的本質訴求也跟著產生了變化,從單純的提供面對面會議,進化到透過視訊來進行協同作業,也因此會議的場所也從傳統固定會議室或辦公桌前,向外延伸到任何想要開會的地點。
AVer(圓展科技)SIU產品管理部經理鄭名浩指出,視訊會議早已跳脫原本單純的「開會」角色,反而融入更多協同作業的意涵,從現今的角度來看,視訊會議的英文簡寫VC,應該從Video Conference改稱為Video Collaboration,也就是視訊協同作業。
他解釋,過往視訊會議解決方案的焦點,著重在如何打造一個可面對面溝通的虛擬會議使用情境,在專屬設備以及專屬會議室空間的營造下,縮短距離的限制而達到宛如面對面開會。但是Video Collaboration更強調協同工作,透過技術或工具,消除「距離」的限制,即使同伴位於遠處,也能做到宛如身處在共同的空間內協作。
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▲想清晰地看清楚各種細節,具有可控制的網路品質、高解析影像的攝影鏡頭與螢幕、硬體壓縮以及編解碼技術的會議室型解決方案是首選。 |
正因為如此,在視訊會議解決方案中,不難發現,所有在協同作業過程中用得到的技術或工具,現今或多或少都已經被整合到視訊會議解決方案中,例如電子白板、簡報、實物投影機、錄影、共同編寫、即時訊息等等,都相當常見。而一旦從Conferencing變成Collaboration,場地也從單純的會議室,變成協同作業空間(Collaboration Space),每個人都可以把自己所在的地方變成是一個可以討論的空間,而非鎖定在會議室中。
行動雲端加持 產業應用更便利
這樣的變化也加速了視訊會議解決方案拓展到不同的應用。尤其在行動裝置普及、BYOD浪潮以及雲端技術的驅動之下,行動視訊以及雲端視訊發展,讓以往必須固守在專屬會議室的視訊應用,增加了許多方便性與彈性。
Lifesize台灣區總代理,新達電腦雲端視訊處處長游金龍舉例,對於製造業而言,生產效率、上市速度以及靈活性都是現今面臨的挑戰。一旦機械設備出現非預期性的故障、毀損,或是在產品研發過程中,實際機台生產的產品與研發部門的預期出現嚴重落差,往往都會影響生產效率,拖慢了上市時程。
「遇到這類的情況,第一個直覺的動作就是叫修。但是製造業的廠房與辦公室通常都有一段距離,當人員接獲通知後,從辦公室走到廠房就需要一段時間,更不用說,維護人員現場無法排除問題,而需要與其他同事或後端工程師進一步討論時,往返溝通所耗費的時間。」他提到,有了行動視訊方案之後,企業這樣的流程就變得更為簡便,甚至在第一時間,由廠房端的作業人員,透過行動裝置,將現場情況回傳給維修人員或工程師,更有助於在第一時間內進行研判。
諸如這類的應用,在製造業之外,包含金融產業、政府機關、教育產業以及醫療業,也都各有不同的應用方式。但整體而言,視訊會議已然開始提供會議以外的價值,無論用於提升內外部溝通協作創新效率,或者提升客戶服務的使用者體驗,視訊會議都有助於提升企業競爭力。
用戶體驗是市場接受關鍵
隨著視訊設備費用愈來愈親民,頻寬費用也日趨降低,再加上技術以及環境成熟,使用視訊工具來強化企業內部與企業外部溝通將會愈來愈被接受。就整體市場觀察,Avaya台灣分公司技術經理李建成分析,目前看來,台灣視訊會議市場Room-based視訊會議的需求還是存在,不過就成長速度來說,行動視訊的成長速度反而會高於Room-based視訊會議。
他強調,不管視訊會議是以那一種類型或技術提供,市場接受與否的關鍵還是在「好不好用」。因為視訊會議系統並不只提供給企業組織或內部人員使用,包含廠商或企業自己的客戶都有可能參與,因此必須設計出非常方便的介面與操作,讓平常不太熟悉視訊系統的人也能很輕鬆的參與,如此才能真正顯現出視訊會議的效益。