人類之間的溝通並非僅靠語言，語調以及身體動作也是構成完善溝通的關鍵要素，長久以來人們相信面對面的溝通可以增進彼此間的信任，然而受限於現今的企業營運需求與地理位置的限制，難以做到次次當面溝通。
許多企業為達到親臨現場的溝通效益，選擇建置擬真的視訊整合解決方案，不僅能協助企業提升生產力，並可大幅降低商務差旅支出，增進企業環保形象、兼顧工作與生活之平衡，以及提升企業經營的競爭力等。
視訊協作所帶來的影響會遍及整個企業的經營方式。利用先進視訊科技，企業可以面試身處異地的人選、強化在家工作計畫、供應商還可及時回報意見、直接傳達至製造部門，並且能錄製教育訓練課程和企業主管內部演說等等。
據統計，有高達九成以上的視訊整合解決方案使用者，認為此項科技讓出差量顯著減少及成本降低，同時每週至少減少兩小時工作時間。
視訊整合提升市場優勢
視訊整合解決方案除可帶來立即性的效益外，還可為企業帶來市場競爭優勢，包括加速決策過程、即時溝通、凝聚員工共識與提升效率、平衡工作與生活以及企業環保責任。
● 加速決策過程
透過視訊，所有參與人員可以分享創意、播放影音圖片以及時擬定行動策略。例如全球領導的挪威油氣公司Statoil，利用視訊讓陸上專業人員能與在挪威外海的礦油平台工作的人員緊密聯繫，使原先需2個月才可解決的問題，現在僅需2週，大幅縮短停工時間。
● 即時溝通增進智慧累積
利用視訊，教育訓練、口譯、諮詢及專業問題解決都將能即時進行，企業內部特殊人才不用到各分公司出差。同時，藉由引進視訊廣播和儲存解決方案，可錄下並儲存專家的專業知識，供員工隨時隨地取得。
以全球建築設計公司Woods Bagot為例，運用視訊整合解決方案，將分佈於全球的1,000名員工，串連成一個智囊團，不但減少了出差次數，同時也提供最佳的服務。
● 凝聚員工共識與提升效率
歷經全球擴展、併購及委外等等，企業各部門有時會產生孤立感，對於專案目標及企業文化感到疏離。透過視訊整合解決方案，讓員工掌握及共享最新的資訊。如美國鋼鐵工會（United Steelworkers）也運用視訊整合解決方案，大幅加速與其他工會建立關係，縮短結盟所需時間。
● 平衡工作與生活
商務出差讓員工在家庭生活與私人時間中失衡，透過視訊整合解決方案，不但提升員工生活品質，更可為企業節省成本與保護環境。以Tommy Hilfiger為例，採用視訊整合解決方案，創造了擬真試衣間，使得位於阿姆斯特丹和紐約的設計小組，迅速且有效地與香港製造團隊進行協作，不僅減少奔波於全球，更縮短產品上市之時程。
● 企業環保責任
二氧化碳排放問題雖已被重視，但總排放量卻持續增加。依據美國聯邦航空局預測，光是美國境內班機的排放量，至2025年將增加60%。Cisco做過內部調查，使用視訊整合解決方案後，企業平均可減少30％的出差需求，生產力不僅因此而提升，更減少二氧化碳之排放。舉實例來說，Vodafone估計每年減少了13,500架次的出差需求，相當於該公司每年減少超過5,500噸的排碳放量。
部署考量六步驟
受惠於網路寬頻普及化、操作介面簡單化，視訊產業發展迅速，再加上整體視訊整合解決方案開發出多元的選擇，不論是桌上型、可攜式、商業級或是個人使用型皆有，促使企業採購視訊協作產品的門檻大幅降低。
另一方面，隨著擬真的網真解決方案及高畫質視訊會議解決方案的問世，大幅提升了使用者對視訊產品品質及設計水準之期望。然而，眾多的解決方案選擇必須切中企業真正需求，以下六個步驟可作為部署時參考：
瞭解工作職責及部門單位的需求
首先要考慮不同部門的需求，例如主管部門需要董事會議和管理會議；市場行銷部門可能需要增加開發商機的機會，以及與客戶進行實地的市場調查；人力資源部門需要遠端面試或教育訓練，研發部門需要即時與團隊協作及得到客戶回饋；製造部門需要更快的決策及與協調供應商出貨等等。
選擇最適化視訊設備
瞭解工作職責及部門單位需求之後，接著便是選擇最適化的視訊整合解決方案，需不需要一次連接兩台或多台設備，且具多樣化的功能選項，都是必須選擇前確認。
目前一套完整的視訊協作解決方案中包含全套的網真設備、多點視訊會議的基礎設備以及網管工具等。甚至還可進一步加以擴充，增添各式外接設備、電子看板以及生產力工具諸如Cisco WebEx會議應用程式。但須留意的是，沒有所謂通用的解決方案，還是必須依自家企業的目標及需求來選擇最合適的供應商及視訊設備。
估算投資報酬率（ROI）
選擇最佳的視訊整合解決方案後，針對欲取代的各項業務進行評估，檢視建置前後所耗用的時間及經費支出之差異，估算建置視訊整合解決方案的投資報酬率（ROI）。所計算出的數值將能協助企業更清楚得知視訊整合解決方案的效益。
慎選理想的供應商
供應商是協助事業發展的重要合作夥伴，尤須慎選風評及服務良好的廠商。此外，更須從設備連線的穩定性及品質、頂級技術、使用之便利性、是否符合業界標準與平台的相容性等，做出符合市場標準以及和其他平台相容性的評估，找尋出最符合企業目標與營運需求的全方位解決方案。
依據企業目標來評價解決方案
回答下列問題，找出最符合需求的全方位解決方案。
1.在你的規劃當中，企業將如何運用視訊協同？
2.所需交換的資訊種類為何？產品細節、試算表、多媒體、機密性資訊？
3.需與其他企業人士進行視訊通訊嗎？
4.一個視訊會議最多將連上多少個視訊點？
5.各通訊地點的開會人數？
6.視訊通訊所需的頻寬？
7.針對不同等級的員工，是否規劃配給不同的頻寬選項？
8.規劃全功能整合式系統，或是能利用現有螢幕的機上盒系統？
9.是否規劃錄製視訊會議或播放視訊會議內容，例如主管內部演說？
10.如何將視訊通訊整合企業內其他統合通訊設備？
11.是否將視訊設備作為企業主要的通話設備？
12.如何進行網路診斷和維護？
評估選擇網路
根據 Frost & Sullivan（F&S）市調，2006年有超過四分之一的視訊會議是在IP網路上進行，目前則已經超過百分之五十。IP網路在整合通訊的發展進程上扮演了關鍵的角色，具備低成本、易管理和支援遠端監管工程的優勢，且其高頻寬的特點可支援高品質的影音效果，這都是IP網路無可取代之特色。
根據F&S市調指出，將ISDN網路轉換成IP網路，光建置費用即可省下40～50%。且IP網路在設定、配置、資源需求及維護等成本低廉且操作簡單，可減少IT部門的負擔。
有效的視訊協作 才能迎接成功
一場視訊會議其實就像一場實際的會議幾乎沒有差異。如果熟悉如何進行現場簡報，就能成為一位成功的視訊會議人。生動的現場簡報和協作所需的會議技巧，同樣適用於視訊會議。做一些小小的準備如柔和的背景、恰當的燈光、螢幕及設備的調整，就能得到最佳的視訊會議溝通品質。
視訊整合解決方案提供其他科技所無法取代的優勢——提供身歷其境的體驗。高效的視訊協作將為企業加速決策過程，提升市場競爭優勢，共享專業知識，連結企業組織，強化與客戶、供應商及合作夥伴間的關係，改善工作與生活間的平衡以及善盡企業環保責任。
高品質、穩定、易於使用、高附加價值的產品及服務，是視訊整合解決方案成功與否的關鍵。另外，唯有建置開放式的標準架構，得以充分整合現有的網路基礎設備，同時透過與其他廠商的產品或技術，為企業的視訊投資帶來高價值與低成本的優勢。