免逼客戶建置設備也能完美溝通醫療廠商採軟體式視訊解決難題

2012-07-04

余采霏

成立於1990年，寬譜醫學科技股份有限公司（簡稱寬譜）長期致力於遠紅外線醫學研究與推廣，由於跨國業務頻繁，同時也需與各地醫療顧問合作，寬譜導入Vidyo視訊會議軟體，除了以多方視訊會議與醫療顧問溝通之外，也運用行動視訊與公司內部人員進行即時的溝通與業務狀況回報。

成立於1990年，寬譜醫學科技股份有限公司（以下簡稱寬譜）長期致力於遠紅外線醫學研究與推廣，投入遠紅外線醫療保健儀器專業製造，至今已被廣泛運用於居家理療保健，並受到醫療專業人士的肯定，普遍運用於各大醫院診所之復健科、中醫部、洗腎中心等科別。

其獨家研發的低能量寬譜遠紅外線治療儀，除獲得台灣、美國發明專利之外，並已成功運用在血液透析醫療中的廔管照護，在台灣九成以上的血液透析中心均已採用。為了嘉惠更多血液透析患者，強化血管健康照護，寬譜也將低能量遠紅外線治療儀推廣至韓國、英國、法國、瑞典、立陶宛以及埃及等國家的透析醫療市場。

由於跨國業務頻繁，同時也需與各地醫療顧問合作，將醫師提出的遠紅外線理論與架構概念，落實於產品研發，寬譜導入Vidyo視訊會議軟體，除了以多方視訊會議與醫療顧問溝通之外，也運用行動視訊與公司內部人員進行即時的溝通與業務狀況回報。

Skype斷線 E-mail不可靠

「在還沒有導入Vidyo視訊會議系統之前，所有內部與外部溝通全都仰賴Skype與電子郵件。」寬譜產品部暨海外部副理周芷宣指出，這兩種溝通模式雖然單純，往往容易有『意外』發生，例如好不容易約好上線時間，Skype卻時好時壞，容易斷線，而且聲音品質也很不穩定。

特別是遇到語言障礙時，由於無法透過肢體語言輔助傳達，明明只是停頓思考要如何表達，對方卻會以為是斷線，溝通成效往往不佳。

「至於國際間的郵件傳送也很不可靠。」周芷宣提到，由於寬譜平均一年只會透過醫療展會期間順道拜訪歐洲客戶，平時均以電子郵件聯絡，但這些郵件不知為何常常下落不明。「明明已經寄出信件，對方卻常常沒有回信，三天兩頭就要打電話與對方確認，來來返返，光是等待就用掉泰半時間。」

▲寬譜導入Vidyo視訊會議軟體，除了以多方視訊會議與醫療顧問溝通之外，也運用行動視訊與公司內部人員進行即時的溝通與業務狀況回報。

另外，採購模具時，溝通過程也費時費力。「過往，針對醫療保健儀器模具的開發，總是需要多道流程才能把問題解決，一般要先把實品寄給對方，由對方確認問題後，再以電話溝通那裡需要修正，再把實品寄回來。這些溝通過程其實也相當耗費時間。」

從客戶端找到靈感

為了提升溝通效益，寬譜最後決定導入Vidyo視訊會議軟體。但觸發寬譜想要評估視訊設備的動機，其實是基於一次對瑞典客戶的教育訓練而來。「瑞典客戶的組織運作與寬譜甚為接近，都有駐外業務，而且沒有分區辦公室。由於總公司與駐點兩邊距離甚遠，要集合所有人一起進行教育訓練往往有其難度。」周芷宣表示，後來的解決方法是透過視訊會議，邀請駐外業務一起參加這場教育訓練，這才覺得，這種方式也很適用運用在寬譜的組織溝通中。

回國之後，寬譜也仿照該名客戶，積極詢問硬體式視訊會議系統，然而卻發現不能符合運用需求。「我們發現，在現有的客戶中，並不是每個客戶都有硬體式視訊會議系統，若是強制要求客戶採購也不合宜，而長期與寬譜合作的醫療顧問，多半也沒有視訊會議系統。若只有單方面導入，溝通的目的便完全無法達到。」她提到，基於這些考量，再加上寬譜內部無專責IT人員可以解決相關網路問題，因而一度中斷了視訊會議系統的評估，一直到發現Vidyo有各種從電腦到行動裝置平台上的視訊會議軟體，這才又重燃希望。

內外溝通不受空間限制

導入Vidyo視訊會議軟體之後，寬譜對內、對外均善用視訊會議，進行溝通。周芷宣說明內部用途主要用於內部業務溝通，過往中、南部的駐點業務，每兩周就要北上共同開會一次，但現在頻率則可以更頻繁，只要選擇固定可以上線的時間，就可以共同開會。「為了讓業務會議更順暢進行，中、南部的業務還特別配發一台iPad 2，即使趕不回定點開會，只要找一個地方停下來，便可以加入，溝通也更為即時。」

另外，在與國外經銷商進行業務商討或是新研究報告的資料分享時，視訊會議也派上用場。「以往與國外經銷商分享這些訊息時，也只能以電子郵件傳送文件檔案，對方能不能吸收這些資訊、需不需要討論，都很少獲得回應，效果也很有限。」她表示，現在則是在寄出文件的同時，也約定視訊會議的時間，雙方就能一邊溝通，一邊討論，也就等於完成一場線上教育訓練課程。