近一兩年來，不少高科技、半導體、金融業的高階主管都對紅色供應鏈、智慧財產、企業內部稽核以及金融風險控制等問題感到憂心，也進而帶動文件安全議題與需求。
在這個時代，文件處理設備例如多功能事務機（MFP）與印表機，已經是企業內不可或缺的工具。隨著科技進步，功能面不斷演進，從傳統熟悉的影印或列印功能，逐漸進化成與企業內電子郵件、身分認證和檔案傳輸密切整合的智慧型網路終端設備，所有連網電腦具備的軟硬體，在多功能事務機或印表機上大都具備，但許多企業卻仍未將這些設備，納入整體資安規劃與管制中。
企業內部隨處可見的紙張文件，由於並不是數位化的資料，因此具備高可攜性、無閱讀紀錄可稽核，且不需特定閱讀工具即可存取等三種特性，因此紙本文件造成的洩密比數位資訊更難以預防與控管。因此在文件安全領域，如何多角度防範機敏資料外洩才是企業最需重視的課題，常見作法如文件影像備存、未經授權文件的複印管控，以及文件數位簽章等功能，另外，實體安全層面也有硬碟加密以及資料覆寫功能，以確保資料無法被存取。
而除了傳統的影像備存領域，防護重點亦從過往的事後稽核，逐漸延伸到主動式預防。理光深耕文件安全領域多年，也是最早提出整體文件安全整體架構，並提供顧問團隊的廠商。從底層Foundation機制，包含文件安全制度、教育訓練等基礎元素，再由下而上，涵蓋網路安全、實體安全、認證/授權/稽核（AAA）安全到顧問導入、影像備存系統等服務。
在多功能事務機產業中，將文件安全單獨視為一項顧問服務已是目前的趨勢。如何逐漸落實主動式文件安全，協助企業在不影響正常運作的前提下，透過數據分析來及早發現各類潛在的異常風險是許多企業必須重視的課題。
許多跨國企業已陸續將台灣導入的成功經驗，複製到大陸或其他國家的分公司或區域中心，做為整體文件安全鏈的一環。例如某科技製造業將影像備存稽核系統，用於監控多個海內外廠區近千台事務機與多品牌印表機，並透過OCR辨識紙本文件內的機敏字彙，進行主動偵測與即時通報，以取得資訊安全與企業運營平衡，大幅降低敏感技術與營業秘密外流的風險。
（RICOH台灣理光營運總經理）