由於企業組織對IT供應商的需求愈來愈高,希望藉由他們所提供的價值與創新來達成業務目標,IT供應商管理這門學問因而持續快速演化。
供應商管理逐漸成為一門獨立學問且日益重要,因為新型雲端傳送模式與利基型供應商能為企業帶來更多價值,但風險亦隨之升更高,因此需要加強管理。除此之外,數位商業時代的來臨也意味著企業可藉由供應商所提供的創新技術及服務,以提升競爭優勢與營收。
主張善加管理供應商就能提升企業組織的商業價值、管控與保護,其實是有根據的。許多受到高度控管的產業中,供應商管理屬於強制性質並由主管機關指導,其中又以供應商風險與績效管理相關為最。
支援供應商管理的流程已開始利用各種先進技術及工具,而且迅速發展得更為簡潔且有效率。我們從四個面向勾勒出供應商管理的相關進展,提供企業可據以評估供應商管理制度的策略架構。這四大面向包括:
治理:設定供應商管理功能與流程的執行權限,定義相關人士的角色與職責。目的是鼓勵組織內外皆採取正確做法以確保績效達到最佳水準、合乎相關法規,並降低風險。制度愈先進,角色與職責會劃分得愈清楚,效率也會更高。
個人與組織:除了既有的委外、成本管理與議約能力,企業尚需具備新的技能才能在數位時代中做好供應商管理,這些技能包括資料分析、風險管理與財務實力。協同作業的技巧也相當搶手,如此才能跨越組織中所有階層協力合作。先進的供應商管理制度會僱用大批多才多藝的員工以取得最佳成果。
流程與工具:未來企業高層主管將在供應商關係的管理方面扮演更重要的角色,尤其是策略與創新相關供應商。供應商管理方案在管理風險、績效、合約、關係與需求方面的價值將更獲各方所接受,先進供應商管理工具的價值也會受到世界級企業組織的肯定。隨著供應商管理的商業價值受到高層肯定,相關工具自動簡化流程、簡化實質審查,並提供正確的追蹤與風險管理報告的能力也有所提升,這些功能亦因而日受重視。
分析與趨勢預測:利用內部歷史資料進行審查、評估並指導供應商管理活動的流程已相當成熟。不過,隨著供應商管理方案逐漸成熟,不能僅限於內部資料的分析,而要囊括各種可靠的外部資料來源。用這種方式結合內部與外來的資料並追蹤趨勢,就能提升供應商智慧,行動時也能取得更多資訊,目標也更明顯。這有助於企業現有的供應商相關決策,像是該邀請那些人提案,亦有助於預測未來趨勢,例如使用產業標準比率來追蹤供應商財務資料,藉此預測供應商是否會遭到市場淘汰。
(本文作者現任Gartner研究總監)