許多企業都會建立內部檔案伺服器或知識管理平台，以協助同仁管理資料，並做為資料的備份機制，但往往既不方便也不完整，一旦電腦硬碟損毀，將面臨極大的資料損失風險。
如果缺乏完善備份，當災難發生時，便只能求助專業資料救援業者，不但所費不貲，而且資料不一定能完整救回（須視硬碟毀損狀況）。在凡事仰賴電腦資訊的時代，不為資料實施備份無疑是自找麻煩，其實相較於求助資料救援服務，平常就進行備份，明顯較為便宜且簡單許多。
目前最流行的兩種備份方式，其一為準備一個備份硬碟，其二則是花小錢購買一個雲端備份服務。
若可養成規律備份的習慣，額外準備硬碟來備份是個很有效的做法。這種備份模式通常需要手動將重要資料複製到這顆備份硬碟上，有些外接硬碟會很貼心地附贈備份軟體，將重要資料自動備份過去。但這種模式除了備份硬碟的可用性堪慮外，最大問題是備份硬碟和電腦往往位於同一處所（例如家裡或公事包中），萬一遭竊、泡水或是失火，資料連同備份就一起煙消雲散。
相較於準備備份硬碟，雲端備份是個更簡單與安全的方式。只要使用者在電腦中安裝一個備份程式，指定要備份的目錄與備份周期後，程式就會開始偵測目錄中是否有新增或是異動的檔案，然後將這些檔案自動備份到雲端中。概念有點像Dropbox、Google Drive這種雲端硬碟，差異在於它是備份而不是同步。
雲端硬碟只保存當下電腦某個資料夾內的東西，並需要使用者手動拖曳檔案才能同步到雲端。然而雲端備份服務則除了可以自由挑選任何想備份的資料夾，還融入了時間軸與還原的概念，當災難一發生時，選定還原的日期並按下還原鍵，就可以按照原本資料架構，將資料快速地搬回使用者的電腦。
若是資料誤刪或毀損，也可以透過時間或是關鍵字搜尋的方式，找到檔案並下載回終端電腦裡。除了自動化備份和快速還原的優點外，最吸引人的就是資料保存的可靠性，國內外類似的服務，不但有多個資料中心做異地備援，採用的硬體規格與架構也都遠高於一般企業等級，讓使用者花小錢就可以享受超高規格備份服務。
（本文作者現任Openfind產品經理）