為了強化伺服端的運行與管理、提升用戶端的協作效率，藉由Exchange Server 2019整合第三方的優質解決方案有其必要，今日就一同來學習筆者精心整理的好用工具，可以為進階的用戶與管理員帶來更多的效益。
説到電子郵件協作平台，就不得不提Exchange Server 2019，除了提供基本的郵件、連絡人、行事曆、工作以及記事的管理外，更重要的是它提升這些基本功能，並強化於團隊的訊息協作內，讓平日許多專案和任務的協調與溝通更有效率。
除此之外，Exchange Server 2019也賦予了IT部門具備全面掌控每日所有電子郵件往來的能力，讓所有重要郵件不僅受到妥善保護，對於夾帶敏感資訊的電子郵件，也能夠輕易地進行加密、封鎖、記錄、保留、探索以及審核，達到事前防範與事後稽查的管理效益。既然Exchange Server 2019具備的功能已如此完整，那麼還有必要將它與第三方解決方案進行整合嗎？
在IT的解決方案中，常聽說功能面的完整並不代表就是完善，Exchange Server雖然已經內建了坊間許多Mail Server產品所沒有的功能，對於郵件管理中所能夠想的各種功能，從用戶端到伺服端可以說應有盡有，不過在許多功能細節的設計上仍有不足之處，一旦這些功能碰巧是企業組織在郵件管理上的重點需求，那麼勢必得尋求第三方的整合方案進行補強。
舉例來說，在規劃與部署Mail Server時，讓IT部門最關切的功能就是垃圾郵件的管理問題，因為用戶們不僅要求必須能夠阻絕掉大多數的垃圾郵件，且在發生誤判而遭伺服器隔離時也要能夠很簡單地進行還原。
關於這一點，Exchange Server至今並沒有提供完善的用戶介面，讓一般用戶可以在收到郵件隔離通知的第一時間，直接從通知的內容中點選相對的超連結，來開啟專屬的垃圾郵件隔離區並選擇性進行還原。然而，此項功能在現今許多的第三方整合產品中早已獲得解決，以至於許多企業IT都選擇第三方的垃圾郵件伺服器來替代Edge Server的部署。
不過，接下來並非是要向大家介紹垃圾郵件伺服器的第三方解決方案，因為這在大多數的企業網路中幾乎都已經完成部署。因此，選擇實戰講解一款可完美整合於Exchange Server 2019的封存伺服器方案來提升一般用戶與管理人員在封存郵件的管理效率，並降低現有Exchange Server主機的沉重負載。除此之外，還將介紹四款免費的Outlook Add-in工具，以及一款同樣是免費的Active Directory相片管理工具。可以到以下的codetwo官網下載四款免費的Outlook工具，以及一款Active Directory相片管理工具。
‧codetwo免費Exchange相關工具下載：https://www.codetwo.com/downloads/freeware/
Email全部回覆提醒
首先要介紹的第一個Outlook免費附加工具（Add-in）就是「CodeTwo Outlook Reply All Reminder」，此工具主要會偵測當點選Email「回覆」功能時，如果此原始Email有一位以上的「收件者」或「副本」收件者，便會出現如圖1所示的提示訊息視窗，讓用戶再度確認是要進行回覆（Reply）、全部回覆（Replay All），還是取消（Cancel），以避免原本是打算回覆給所有人員的Email，變成只回覆給寄件者。換句話說，對於這類的Email如果一開始就點選「全部回覆」，此訊息提示視窗便不會出現。
圖1 點選回覆功能。
CodeTwo Outlook Reply All Reminder相容於Outlook 2010以上版本，安裝之後不需要進行任何設定就可以使用，檔案大小也僅有11.1MB。
跨信箱資料夾同步
在Exchange Server的訊息協同合作功能當中，非常棒的一項功能就是讓被授權的用戶可以同時存取多個信箱，例如讓某一位Outlook用戶除了自己的信箱外，還可以同時存取部門信箱、會議信箱以及主管的行事曆、連絡人等等。
對於那些需要在Outlook中同時存取多個信箱的用戶，建議他們加裝「CodeTwo FolderSync Addin」，好讓選定的跨信箱資料夾可以進行同步。
CodeTwo FolderSync Addin的操作方法很簡單，只要在安裝之後點選工具列中的「Synchronize」功能，即可開啟如圖2所示的「Program settings」頁面。
圖2 Outlook資料夾同步設定。
在「Program settings」頁面中只要按下〔Add〕按鈕，就可以為「Folder 1」與「Folder 2」選定兩個來自不同信箱的資料夾以便進行同步，例如選擇一個為個人信箱的行事曆，另一個則是部門信箱的行事曆。
完成行事曆資料夾同步設定後，如圖3所示勾選顯示這兩個行事曆，並且嘗試新增一個事件到這兩個其中之一的行事曆中，便會發現另一個行事曆將自動產生相同的事件。
圖3 跨信箱行事曆同步。
關於這項跨信箱的資料夾同步功能，Outlook不一定得是連接Exchange Server信箱，而是可以混搭其他以POP或IMAP所連接的信箱來使用。
Outlook匯出工具
想要將信箱中的各種資料進行彙整時，通常會使用Outlook內建的匯出功能來完成，但此功能有許多的限制，包括無法針對所有的資料夾類型進行匯出，常見的是使用在Email、Contacts、Calendar，並且無法讓用戶自行選定所有能夠匯出的欄位。
建議經常有這類需要的用戶，可以加裝CodeTwo Outlook Export功能，讓所有看得到的資料夾類型之中的資料（包括Contacts、Calendar、Email、Post、Tasks、Journal、Notes），都可以輕易地自由選定想要匯出的欄位至CSV檔案內，並由Excel來開啟與檢視。
完成安裝此工具後，先選取準備要進行匯出的資料夾（例如Email），再按下Outlook工具列上的〔Export〕按鈕，即可開啟如圖4所示的「data export」視窗。這裡以選定匯出Email資料夾為例，先按下〔Browse〕按鈕來設定匯出的路徑與檔案名稱，接著按下〔Options〕按鈕來設定欄位的間隔符號。最後，按下〔Add〕或〔Remove〕按鈕，加入或移除所要匯出的欄位，並且針對所有的欄位透過按下〔Up〕與〔Down〕按鈕的方式進行排序。
圖4 進行Email匯出設定。
如圖5所示，便是在按下〔Add〕按鈕後所開啟的「Field Chooser」頁面。從「Available fields:」清單內，可以查看所有可以匯出的欄位。以Email來說，需要查看的欄位資料通常有主旨（Subject）、傳送日期（Date Sent）、內容（Body）、附件檔案名稱與大小（Attachment Names and Size）等等。其中，內文（Body）還可以挑選格式，包括一般文字格式與HTML格式。至於附件檔案，則只會顯示其檔案名稱、大小、數量，而不會匯出實際的附件檔案。
圖5 選擇匯出欄位。
圖6所示則是匯出Email資料夾至CSV檔案並由Excel開啟的範例，可以清楚看到每一封Email的主旨、寄送日期、內文、附件檔案名稱以及大小等欄位資料，且不會因為是中文資料而發生顯示亂碼的問題。
圖6 匯出CSV範例。
Outlook看門狗
想想看，Exchange用戶在操作Outlook的過程中，最常會發生的失誤操作有哪一些？誤刪資料夾和誤移動資料夾的兩項操作，肯定是排列在前五名。例如，在操作左方資料夾清單的過程中，不小心把某一個資料夾移動到其他資料夾內而不自知，因而造成現行關聯的郵件規則設定找不到該資料夾，直到相關新接收的郵件全部進到預設的收件夾內之後才驚覺。
為了預防諸如此類的失誤操作發生，建議加裝「CodeTwo Move & Delete Watchdog」這個免費的Outlook附加工具。如圖7所示，這是完成CodeTwo Move & Delete Watchdog工具安裝後的顯示頁面，可以發現在Outlook內將會有一隻看門狗程式隨時盯著自己的操作，一旦有發生刪除資料夾或移動資料夾的操作，便會出現提示視窗要求加以確認。按下〔Start MS Outlook〕按鈕，繼續後面的設定。
圖7 成功安裝看門狗工具。
在開啟Outlook介面後，先按下工具列的〔Settings〕按鈕，開啟如圖8所示的警示觸發頁面設定。在此，先決定是否要在執行資料夾移動或刪除時，彈跳出看門狗程式的警示視窗。接著，進一步設定是否要在選定的資料夾被移動至「刪除的郵件」資料夾時不要出現警示，如果是直接按下〔Shift〕+〔Delete〕鍵，則一樣會出現警示。另外，還可以設定是否要在僅勾選資料夾但沒有勾選資料夾中的資料項，執行刪除操作時不要出現警示。
圖8 跳出警示設定。
關於Outlook中的誤刪操作情境，最常見的就是當用戶想刪除某一封郵件，但目前所選取的卻是該郵件所在的資料夾，並且在完成刪除操作後卻還不自知。現在一旦有了看門狗這個背景程式監視著，在即將發生誤刪資料夾的操作時，便會出現如圖9所示的警示訊息讓用戶再次確認，避免憾事發生。
圖9 出現刪除Outlook資料夾警示。
Active Directory用戶相片工具
無論是Internet還是Intranet的社群應用，都有一項相當重要的基本元素，那就是人員資料中的相片。這是因為無論是Email、IM、KM還是Portal網站上的人員協同合作，過程中人員相片的顯示都是活絡整個社群的必要條件之一。
在Exchange Server的協同合作中，Active Directory人員的相片與聯絡資訊也被顯示在寄件者與收件者的欄位內。如果有進一步整合SharePoint、Skype for Business，則一樣會一併顯示在相關操作介面之中。當用戶需要自行進行相片的替換時，只要在Outlook或OWA的選項設定中修改即可。如果想經由管理人員於伺服端的操作來選定人員相片的更新，可以參考以下的PowerShell命令參數：
Set-UserPhoto -Identity "JoviKu" -PictureData ([System.IO.File] ::ReadAllBytes("C:\Users\ JoviKu.jpg"))
儘管無論是一般用戶還是管理員，Exchange都有提供更新人員相片的方法，不過對於管理員來說，當用戶數量很多時，若沒有一個更直覺化的工具可以進行大量相片的匯入∕匯出管理，肯定會讓此任務的執行相當沒有效率，為此建議在網域控制站中安裝「CodeTwo Active Directory Photos」這一套免費的視窗介面工具，如此一來將可以輕鬆解決以下三大問題：
1. 單一視窗工具流暢管理Active Directory中數以千計的人員相片，並可任意地進行單選或多選的相片更新。
2. 能夠針對任何網域帳戶進行相片的匯入與匯出。
3. 可自動將太大的來源相片自動調整至100KB以下，以符合Active Directory相片上傳的大小限制
如圖10所示，便是「CodeTwo Active Directory Photos」安裝後所開啟的管理介面，管理員點選至任何組織容器內，可以預覽到目前所有帳號的相片以及主要欄位資訊。在上方的工具列中，則可以匯入、匯出、編輯、移除以及設定相片。
圖10 Active Directory相片管理。
如圖11所示，便是先選定帳戶再按下〔Edit〕按鈕，並選擇上傳的相片後所開啟的頁面。在預設狀態下，系統會自動將大於100KB的相片進行縮減，當然也可以自行手動輸入所要縮減的大小。此外，還可以透過「Rotate image」選項來設定相片旋轉的角度。請注意！如果目前登入的不是網域管理員或Exchange管理員角色的帳號，在儲存相片設定時可能會出現「Access is denied」的錯誤訊息。
圖11 編輯相片。
在工作列中按下〔Edit〕按鈕，只能夠針對單一帳戶進行相片設定，如果想要進行大量相片的匯入，則必須按下〔Import〕按鈕。執行匯入功能後，如圖12所示，在「Import photos」頁面中，可以選擇要針對目前容器中所有的帳戶，還是僅針對已選取的多個帳戶進行相片匯入。
圖12 相片批量匯入。
舉例來說，如果想針對整個網域內的所有帳戶進行匯入，必須先在主頁面中點選至網域節點（例如lab04.com），然後在此頁面中選取「Import photos for all currently displayed users」設定。接著，按下〔Browse〕按鈕來挑選相片存放位置。最後，建議採用預設的{First.name}_{Last.name}格式來做為相片檔案名稱的命名方式，這樣一來，匯入功能執行後，就可以立即在選定的路徑下找到所有對應的帳號相片。當完成設定，就可以按下〔Automatch〕按鈕，開始進行帳號與相片的自動配對任務。
部署專責封存伺服器
之前文章已介紹過在Exchange Server 2019中所提供的郵件封存功能，包括線上封存信箱以及結合Outlook用戶端本機封存功能的使用，這些封存功能雖然好用，但卻會占用掉伺服器及用戶端的硬體資源，包括CPU、RAM以及龐大的儲存空間。因此，強烈建議在擁有同時500人以上的Exchange Server信箱伺服器架構中，最好能夠部署一台專屬的封存伺服器，以減少信箱伺服器的負載並提供用戶一個友善的管理介面，讓他們可以隨時快速搜索到任何已封存的Email，並且能夠在必要時將選定的封存郵件還原。
經評估之後，在此推薦MailStore Server解決方案，因為它不僅易於部署在Exchange Server 2019的架構內，對於人員信箱的封存、管理以及全文搜索都相當簡單，更重要的是，它也提供了所有信箱用戶一個簡易的管理介面，能夠隨時快速地找到需要進行還原的Email。可以到下列的官網下載30天試用版本。
‧MailStore Server三十天試用版下載網址：https://www.mailstore.com/en/products/mailstore-server/mailstore-server-trial-download/
部署MailStore Server時，在伺服器部分，必須安裝在Windows Server 2008 R2以上版本的作業系統，不需要加入Active Directory即可使用，但需要配置連接網域控制站主機。在用戶端部分，則必須是Windows 7以上版本的作業系統，還可進一步安裝相容於Outlook 2003以上版本的附加功能。
此外，無論是在用戶端還是伺服器上，都需要安裝Microsoft .NET Framework Version 4.5.1。如果會使用到Email附件檔案的全文檢索功能，則須自行額外加裝IFilter driver相關程式，例如適用於Microsoft Office文件的FilterPack64bit.exe，以及適用於Adobe Acrobat PDF文件的PDFFilter64Setup.msi程式等等，這一些都可以從它們各自的官網進行下載。
在執行MailStore Server安裝程式後，如圖13所示會先出現語言選項。完成語言設定後，除了安裝設定頁面會立即變成選定的語言外，安裝後所開啟的管理介面也會跟著變換。按下〔OK〕按鈕，繼續設定。
圖13 安裝MailStore。
接著，在「安裝授權」頁面中，可以選擇輸入產品金鑰或選擇授權檔案來完成，之後按下〔下一步〕按鈕。如圖14所示，在「配置證書」頁面中，可以選擇以SSL連線時的憑證類型，若在測試階段，選擇「建立自我指派憑證」即可，然後按下〔下一步〕按鈕。
圖14 配置證書。
來到「建立自我指派憑證」頁面中，輸入此伺服器的完整名稱，並按下〔下一步〕按鈕。隨後，在「完成MailStore Server安裝精靈」頁面中，確認已勾選「自動設定Windows防火牆」和「產品更新」的所有設定。按下〔下一步〕按鈕後，再按下〔完成〕即可。
如圖15所示，完成安裝之後，首次開啟會自動設定好以「標準驗證」的admin帳號與密碼進行登入。按下〔確定〕按鈕後，由於是首次的預設管理員帳號登入，因此會要求立即變更密碼。
圖15 首次登入。
如圖16所示是MailStore Server的管理介面，可以在「起始頁面」中執行的快速存取，包括「封存電郵」、「搜尋電郵」、「匯出電郵」以及「管理工具」。而在儀表板資訊中，則可以檢視到作業系統版本、MailStore Server版本、Web Access版本、封存郵件數量、封存區數量、目前登入的用戶數量以及授權等資訊。
圖16 MailStore Server管理介面。
此外，對於一般用來說，如果在他們自己的電腦上也安裝了此項工具，則可以在開啟並登入後，在視窗左上角的欄位中，快速搜尋到在自己信箱內所有已被封存的郵件。
無論是管理人員還是一般用戶，只要想連線登入MailStore Server，如圖17所示，就必須確認在「Services」介面中的「MailStore Server」服務是處於執行狀態（Running），否則將會出現連線失敗的錯誤訊息。建議所有正在使用Windows相關的監視軟體，可以把此項服務列入監視目標，以便在發生服務停止時自動以Email通知管理人員處理。
圖17 服務管理。
開始封存電子郵件
只要MailStore Server與Exchange Server之間的網路連線是正常的，接下來便可以使用MailStore Server管理員的帳戶登入，然後點選至「封存電郵」開始設定Email的封存。如圖18所示，可以從「電郵伺服器」下拉選單中發現，目前除了支援Microsoft Exchange之外，還支援G Suite、Gmail、MDaemon以及IMAP/POP3等郵件伺服器。
圖18 封存電郵管理。
如圖19所示，便是「封存Microsoft Exchange伺服器」設定頁面，在此分別有單一信箱、多個信箱、公用資料夾以及自動輸入與輸出電郵的選項。值得注意的是，若選取「自動輸入與輸出電郵」設定，表示將會以日誌方式來封存所有在Exchange Server上發送與接受的Email。除此之外，在版本部分，則相容於Exchange 2003以上版本與Office 365。這裡以選取「多個信箱」為例做示範，按下〔確定〕按鈕繼續。
圖19 選擇封存類型。
執行之後，系統會提示將準備與Active Directory進行同步，以便取得所有信箱的帳戶資訊。如圖20所示，在「目錄服務」頁面中，原則上只要所安裝的伺服器已加入網域，並且是使用網域管理員群組（Domain Admins）的帳戶登入，便不需要在此修改任何設定。反之，則可能需要自行設定Active Directory目錄服務類型中的伺服器名稱、基礎DN、用戶名稱格式等等。此外，建議一併勾選只同步處理Microsoft Exchange用戶、通訊清單中顯示的用戶以及啟用的用戶，如此才不會讓一些不相關的帳號出現在MailStore Server內。
圖20 設定目錄服務同步。
完成前面步驟的設定後，可以先按下〔測試設定〕按鈕，確定沒有問題後，再按下〔立即同步處理〕按鈕。圖21所示是目錄服務同步結果的頁面，可以自行決定所要顯示的清單條件，包括未修改的用戶、已修改的用戶、新增的用戶以及刪除的用戶。按下〔關閉〕按鈕，繼續設定。
圖21 目錄服務同步完成。
接著會開啟「封存Exchange信箱」，如圖22所示，將「存取管道」設定為【HTTPS】，並勾選「忽略SSL警告」。隨後輸入Exchange主機位址、用戶名稱、密碼，再按下〔下一步〕按鈕。
圖22 設定Exchange Server連線。
來到如圖23所示的頁面中，便可以開始勾選準備要進行封存的用戶信箱。必須注意的是，此處只會列出已設定Email地址的用戶清單。若要設定進階部分，則按下〔設定〕按鈕。接著，將可以在「選取資料夾」頁面中決定要包含與排除的信箱資料夾。一般來說，都會將永遠排除「刪除的郵件」、「草稿」、「垃圾電郵」以及「寄件夾」設定勾選，以避免封存的信箱太大。另外，還可以決定是否要立即刪除已完成封存的郵件，或設定在封存選定的天數後才進行刪除。
圖23 設定封存信箱。
最後，為本次設定輸入一個新的名稱，然後決定要立即執行此封存任務，還是設定在背景自動執行。如果選擇後者，則可以在「自動執行」頁面中決定要每間隔多少秒執行一次封存（預設是300秒），並且自行設定避開每天郵件流量的尖峰時段，以避免影響到Exchange Server的運行效能，如圖24所示。整個執行封存郵件所需花費的時間長短，將根據信箱與郵件的數量，以及當時雙方伺服器與網路的運行效能來做決定。
圖24 設定背景自動封存。
如圖25所示，在完成封存電郵的設定並回到主頁面後，可以隨時在選取此設定後按下〔執行〕按鈕，立即進行郵件封存任務。完成封存任務的執行後，還可以透過按下〔明細〕按鈕來查看封存的信箱清單以及郵件的總量。如果想要修改自動執行的配置，只要在選定的設定上按下滑鼠右鍵，然後點選快速選單中的【自動執行】，即可開啟配置頁面。
圖25 管理封存電郵設定。
存取封存電子郵件
對於那一些已經被封存至MailStore Server內的Email，管理人員以及一般用戶該如何進行存取呢？很簡單！首先無論用戶身分為何，都可以在他們自己的電腦上安裝MailStore Server的管理介面程式進行登入與存取。以被授權的管理員來說，除了可以存取自己的「我的封存」郵件外，還能夠透過如圖26所示的操作方式，直接展開「其他封存」資料夾來存取所有信箱的封存郵件。
圖26 存取封存郵件。
至於一般用戶，在登入這個管理介面後，僅能存取到自己已被封存的郵件，並且無法對於伺服器中的各項配置進行任何修改。對於那一些不想要安裝此管理工具的廣泛用戶，則可以選擇直接開啟網頁瀏覽器來連線登入MailStore Web Access，預設網址是「https://伺服器完整名稱:8462/」。如圖27所示，便是此網站的登入頁面，用戶可以在選擇喜好語言並輸入用戶名及密碼後，按下〔登入〕按鈕即可。
圖27 一般用戶登入MailStore Web Access。
成功登入MailStore Web Access網站後，可以立即在「歡迎」頁面中輸入想要搜尋的關鍵字，以找到需要的封存郵件。如圖28所示，也可以進一步設定搜尋的篩選條件，包括欄位範圍、資料夾、寄件者、收件者、日期、封存日期、大小，以及是否包含附件等等。
圖28 搜尋封存郵件。
用戶除了可透過搜尋的方式來找到已封存的郵件之外，也可以點選頁面右上方的信箱圖示，就能夠開啟所有被封存的信箱資料夾，例如找到所有被封存的「寄件備份」郵件。如圖29所示，則是一封從封存內被開啟的郵件，可以在此檢視到這一封郵件被封存的日期與時間、已傳送的日期與時間、收件者、資料夾、內文以及附件檔案。倘若想要下載附件檔案，也只要直接點選該檔案超連結即可。
圖29 開啟封存郵件。
前面介紹了兩種讓用戶可以存取封存郵件的方法，分別是MailStore的視窗管理介面以及Web Access，然而這種兩方法恐怕都沒有比直接從現行的Outlook中存取自己的封信箱來得更加方便。
方法很簡單！只要讓Outlook用戶加裝MailStore Outlook Add-in即可。若有大量的Outlook用戶，管理員可以選擇透過群組原則（Group Policy），將這個僅有3.4MB大小的程式完成大量部署。
圖30所示是MailStore Outlook Add-in的功能選單，首次使用時需要設定連線的MailStore Server位址以及帳號與密碼。可以在此進行封存信箱的一般搜尋、進階搜尋，以及郵件的瀏覽、開啟、還原、列印。若需要修改顯示的語言，只要按下〔Settings〕按鈕即可，其中如果需要重新設定MailStore Server的登入配置，只要按下〔Clear Cached Credentials〕按鈕即可。
圖30 從Outlook開啟封存郵件。
MailStore Server進階配置
相信MailStore Server預設安裝的配置，已經可以滿足絕大多數中小企業的郵件封存管理需求。
但是，對於大型企業的IT環境來說，不僅用戶信箱的數量相當多，封存所需要的儲存空間也肯定會大上許多。除此之外，還有哪一些可能是管理人員，在正式上線之前需要調整的呢？
首先，存放區的配置肯定是管理人員優先需要注意的地方。點選至「管理工具」→「儲存空間」→「存放區位置」頁面。如圖31所示，在預設的狀態下，封存資料庫的存放位置是本機的「C:\MailArchive」路徑，可以按下〔變更〕按鈕做修改，或是按下〔建立〕新增其他存放位置。
圖31 存放區位置管理。
如圖32所示，在「建立新的封存存放區」頁面中，無論是要建立本機還是遠端共享的存放區，都可以選擇「內部封存存放區」進行設定。舉例來說，可以在內網的NAS主機中開放一個MailStore專屬的存放區，然後分別為資料庫目錄、內容目錄以及索引目錄設定好UNC的共享路徑。
圖32 建立新的封存存放區。
此外，比較特別的是，除了可以使用檔案系統的存放區外，也選擇以Microsoft SQL Server或是PostgreSQL的資料庫，來當作封存郵件的存放區，且運行的效能甚至會比檔案系統來得更好。進一步則是對於熟悉SQL命令語法的IT人員更加方便，因為他們可以更靈活地透過各種SQL查詢的設計，找到任何條件下的封存郵件，甚至開發出專屬公司人員使用的查詢介面。
在MailStore的用戶管理部分，如圖33所示，首先可以在「管理工具」→「用戶與封存」→「用戶」頁面中檢視到用戶清單。這些用戶除了可以是經由與Active Directory的同步來建立外，也可以透過點選〔建立新項目〕來手動新增。
圖33 用戶管理。
圖34所示是「用戶屬性內容」頁面，在此除了可以修改顯示的「全名」之外，其「驗證」方式也能夠選擇「目錄服務」或是「已整合MailStore」。在「電郵地址」部分，則可以在同步Active Directory後，自動取得此用戶所有可用的Email地址。在「權限」方面，除了設定此用戶登入、封存電郵、匯出電郵以及刪除電郵的權限外，還可以設定所能夠額外存取的封存信箱清單。最後，若要賦予此用戶可以存取所有封存信箱，以及修改MailStore Server配置的權限，則勾選「用戶為管理員」設定。
圖34 用戶屬性設定。
在封存郵件的全文檢索部分，預設狀態下，並非可以搜尋到所有附件檔案格式的內容，因此先點選至「管理工具」→「儲存空間」→「搜尋索引」頁面，再按下〔變更〕按鈕，便會開啟「附件」頁面。如圖35所示，在此可以勾選允許進行全文檢索的檔案類型，其中如果要加入PDF檔案格式，則必須在MailStore Server上安裝Acrobat PDF專屬的iFilter才行。此安裝程式可以選擇直接在此頁面中點選「下載篩選器」超連結，或是自行到Acrobat官網下載最新的版本。
圖35 附件檔名設定。
結語
看了這麼多與Exchange Server、Outlook相關實用的第三方工具，有沒有想過如果這些工具一開始就直接內建是不是更好呢？的確！筆者一直以來始終感受到Exchange Server雖然內建許多設計相當棒的功能，但是卻常發生操作介面設計不夠友善，或是功能只做完半套的強烈感覺，好像非得留個不完美的尾巴，好讓協力廠商來補足不可。
如果官方能夠多花點心思深入了解這一些好用的第三方整合方案來做為後續新版本功能強化的參考，肯定可以讓Exchange Server的發展更加完善。然而，更積極的做法或許是選擇直接併購這些優質的科技公司，讓廣泛的用戶能夠更快地享用到更棒的Exchange Server。
＜本文作者：顧武雄， Microsoft MVP 2004-2016、MCITP與MCTS認證專家、台灣微軟Technet、TechDays、Webcast、MVA特約資深顧問講師、VMware vExpert 2016-217、IBM Unified Communications/Notes/Domino/Connections Certified。＞