徹底解決超載信箱與IT端控管問題
活用Outlook Web App關鍵功能

Outlook Web App管理各類訊息的方法是，讓使用者只須透過OWA存取就可以全部完成，這些訊息包括E-mail、語音郵件、傳真、即時訊息（IM）以及手機簡訊。其中最特別的是，使用者可以在OWA選項設定中自訂整合通訊的來電處理規則。由此可見，在Exchange Server 2010中E-mail信箱已不再是E-mail信箱了，而是一個道地的整合通訊信箱，讓單一的OWA網站應用程式存取一次搞定所有訊息管理需求。  

另外，Outlook Web App也整合了之前介紹過的全新Exchange控制台（ECP），讓使用者不僅可以管理自己的信箱，還可以在不需要IT人員的協助之下，直接進行權責範圍內的管理作業，例如部門信箱的管理、多重信箱的探索與稽核、通訊錄的管理等等。  

新版OWA的主要特色 

企業每天都必須面對蜂擁而來的各種訊息，對此OWA提供了一些有用的解決方案。整體來看，全新的OWA新增了以下幾項主要功能，來協助使用者更有效率地管理好訊息超載的收件夾。

●支援更多的瀏覽器：使用者可以根據公司規定或個人喜好，選擇多樣的網頁瀏覽器Explorer 7+、Firefox 3+或Safari 3+，來獲得Outlook Web Access最佳的進階瀏覽經驗。
●交談檢視：讓使用者可以輕易地在一個讀取窗格內，閱讀所有相關聯的郵件訊息內容，例如分散在不同資料夾中的關聯訊息。
●即時訊息交談：只要讓Exchange Server 2010整合Office Communications Server 2007 R2，使用者便可以根據聯絡人、同僚目前的線上狀態指示，傳送E-mail或以即時訊息的方式進行溝通。
●郵件訊息篩選：使用者能夠很簡單地從一般選項的下拉選單中來選取套用，立即找到所需要的相關郵件訊息。
●右鍵快顯選單：已經在右鍵選單中加入許多使用者常用的功能，就像是在Outlook中操作一般。
●附加郵件至新郵件：使用者可以直接選取現有的郵件訊息附加到新的郵件訊息內。而之前的OWA版本，使用者僅能附加上傳的檔案。
●檢視共用行事曆：允許使用者同時在一個頁面中去檢視多個共用的行事曆（例如同僚、部門、工作小組、顧客），讓他們可以確認內部使用者與外部組織使用者的行程資訊。
●郵件提示（MailTip）：讓使用者每次傳送E-mail之前，自動偵測並以訊息提示使用者可能發生的問題，例如收件者中包括外部使用者、因為信箱已滿所以此訊息無法傳送給某位收件者。
●整合簡訊（SMS）管理：使用者可以在自己的收件夾中傳送與接收文字簡訊，並且經由Exchange ActiveSync處理，同步到自己的行動裝置上。  

郵件提示讓訊息的傳遞不出錯  

企業內的用戶端使用者每天工作緊張忙碌，經常會寄送錯誤或失敗的郵件訊息。某些重要的郵件傳遞錯誤，如果能夠及時發現並適當修正，例如執行郵件回收功能，就不會造成太大的問題，但通常都是在事後一段時間才驚覺，譬如將原本要寄給老闆的業務報告，發送給與老闆相同英文名字的客戶，那情況就非常糟糕。  

為了避免發生以上的嚴重錯誤，Exchange Server 2010提供了郵件提示功能（MailTip），協助企業使用者有效防範類似問題的一再發生。  

下面是幾種可能運用到郵件提示功能的操作情境：一、當正準備傳送E-mail給已經設定為不在辦公室（OOF）的人時，可以立即從郵件提示訊息中得知，此刻便可以選擇其他更好的方法來與此聯絡人來連繫；二、若要將E-mail發送給外部的收件者或寄給大量的收件者時，都會有郵件提示訊息來警示使用者，避免一不小心將某些敏感的業務資訊傳送出去；三、發現準備進行預約的會議室不足以容納所邀請的人數時，系統也將會主動以訊息提示使用者，關於這部分必須搭配伺服端會議室帳戶屬性的設定，以調整不同會議室資訊所能夠容納的人數；四、在準備發送E-mail之前，系統如果偵測到此封郵件將會被公司內部的傳輸規則設定所阻擋掉，例如太多的附件檔案、太大的附件檔案、指定的收件無法接收到此郵件，以及其他由系統管理員所預先定義好的控管規則等等，此刻也會在發送前以訊息提示使用者。  

常見的OWA操作技巧  

只要開啟任一種瀏覽器並在網址列輸入OWA網站的連線網址（如「https://owa.msft.com/owa」），就會出現登入頁面。接著輸入登入的帳戶名稱（如「msft\joviku」）與密碼即可登入。  

全新的OWA採用新的對談檢視方式，讓使用者展開系統幫忙自動歸類的郵件項目箭頭後，就可以直接從預覽頁面中一次看完所有相關聯的郵件內容，無須再像過去一樣必須個別點選才能讀取。  

▲全新OWA郵件對話檢視。

接著，還可以如下圖所示從郵件內容的「動作」窗格下拉選單中點選【開啟的傳遞報告】，查看此郵件訊息的相關追蹤紀錄。開啟紀錄內容之後，將會顯示該封郵件提交（針對一些需要同意、核准的郵件）及傳遞的時間點。  

至於詳細與進階的郵件追蹤，使用者則可以在進入「選項」頁面後，如下圖所示在「組織電子郵件」的「傳遞報告」選項頁面內設定已傳送的郵件、已收到郵件以及輸入主旨關鍵字的方式，來自行追蹤所有傳遞過的郵件狀態。此外，系統管理人員可以決定是否要開放這項功能給某些使用者。  

▲傳遞報告追蹤。

若在收件者欄位輸入收件者的E-mail別名關鍵字時，過去曾經在Outlook、Outlook Mobile或OWA上寄送過的收件者E-mail位址，將會如下圖所示出現快速選單，讓使用者直接指定。  

▲收件者別名快取。

若想篩選郵件訊息，從一般選項的「篩選器」下拉選單中選取所需要的條件（如【未讀取】、【重要性的郵件】等）即可直接套用。  

而將滑鼠游標移動到「寄件者」項目時，也會自動出現目前所有可選擇的寄件者清單。選取之後，它將成為篩選的條件。  

在搜尋郵件訊息方面，可以點選搜尋的下拉選單先確定搜尋的範圍，然後再點選如下圖所示的箭頭位置，來顯示OWA的搜尋進階設定窗格。  

▲郵件進階搜尋設定。

接著，便可以設定搜尋在主旨及內文中的特定關鍵字，以及設定寄件者、類別來搜尋郵件訊息。

▲新增至我的最愛。

接下來，在OWA所提供的「我的最愛」管理中，如下頁圖示在預設的狀態下只會有「收件夾」、「未讀取的郵件」、「寄件備份」和「刪除的郵件」四個項目，而之後自己所建立的其他郵件訊息資料夾，在該資料夾上按下滑鼠右鍵，然後點選快速選單中的【新增至我的最愛】就可以將其加入。  

緊接著設定的是「我的最愛」清單中的項目，同樣地可以透過按下滑鼠右鍵的方式來執行相關的管理動作，例如進行上下順序的移動、從我的最愛移除等等。如果IT系統管理人員在Exchange Server 2010伺服端，有配置好郵件訊息保留原則的項目設定，則被套用的一般使用者將可以如下圖所示在OWA或Outlook 2010中，針對各種郵件訊息項目按下滑鼠右鍵，並點選快速選單中【保存原則】內的選項直接套用。  

▲保留原則設定。

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