許多文件管理解決方案都已加入許多進階的管理元件，可以滿足大型企業的複雜管理需求，但小型企業只有文件簡易管理需求，並不需要如此龐大的系統整合平台，而極簡約風設計的開源文管系統LogicalDOC正好合用，本文為該系列文章的下集。
上集文章已經說明了如何安裝LogicalDOC、SMTP發信設定、怎樣在Ubuntu作業系統上安裝LogicalDOC，並且也介紹了用戶帳號與群組管理、密碼與安全政策管理，接下來示範說明其餘的管理操作技巧。
文件資料基礎管理
文件管理系統的主要使用對象是一般用戶而非IT人員，因此操作介面的設計必須盡可能簡單與友善，才能獲得廣泛用戶的愛用。以LogicalDOC網站的設計來說，操作起來就好像是在使用Windows的檔案管理員工具一樣容易。接下來，就來學習一下所有用戶都必須學習的基礎操作技巧。
首先，在預設狀態下是沒有任何內建的資料夾，只會有一個「Default」節點。因此建議先由系統管理員幫所有部門建立好第一層的資料夾，並且設置用戶群組權限，如此便可以正式開放用戶們的連線使用。如圖1所示，無論是哪一層的資料夾建立，只要有足夠的權限，就可以按下滑鼠右鍵，然後點選快速選單中的【New folder】，來設定新資料夾的名稱，並決定是否要繼承上層資料夾的權限設置。
圖1 資料夾管理。
完成相關資料夾的設定後，後續只要登入用戶擁有該資料夾的讀寫權限，就可以上傳文件或影音檔案至資料夾內。如圖2所示，便是點選新增文件的小圖示後所開啟的「Add documents」頁面。在此提供三種上傳檔案的方式，分別有匯入壓縮的ZIP檔案（Import document from ZIP）、透過點選上傳按鈕來自行挑選要上傳的檔案、直接拖曳多個檔案至上傳文件的區域中。無論採用哪一種上傳檔案的方式，在確認所挑選的檔案清單後按下〔Send〕按鈕。
圖2 上傳文件。
緊接著，在〔Properties〕頁籤中設定這些文件共同的標籤（Tag），而在如圖3所示的〔Notify users〕頁籤中，則可以設定一旦文件成功上傳後，以Email通知的用戶名單與訊息內容。此外，也可以在此設定版本的註解資訊（Version comment），設定完成後按下〔Save〕按鈕。
圖3 通知用戶設定。
圖4所示是剛剛成功上傳的文件，在此凡是對於LogicalDOC所支援的文件或視訊檔，都可以直接進行線上的內容預覽（Preview），包括翻頁、放大以及縮小等操作，必要時還可以直接點選下載或是列印。以文件來說，最好能夠先轉換成PDF後再上傳至LogicalDOC，至於視訊檔，建議採用MP4的檔案類型。
圖4 文件預覽。
如圖5所示，則是在前面發布文件的步驟中，凡是所選定的通知對象皆會收到的Email通知，收件者可以點選內文中的超連結，進行線上文件的閱讀或是直接點選下載。
圖5 檔案上傳Email通知。
當越來越多的文件上傳至LogicalDOC網站後，用戶難免會誤刪一些重要的文件。不過別擔心！它就如同許多視窗桌面的作業系統一樣，有提供資源回收筒的功能，讓使用者可以在期限到期之前，將已刪除的文件進行復原。
如圖6所示，只要展開「Trash」功能，就可以看到已被刪除的文件清單，先選取文件再按下滑鼠右鍵並點選快速選單中的【Restore】選項即可。如果想針對某一個文件徹底刪除，則點選【Remove】。若想要清空整個資源回收筒，則點選【Empty trash】，不過執行此操作須特別留心。
圖6 使用資源回收筒功能。
在小組協同合作的過程中，每一位人員肯定都會有自己需要關注的文件，這些文件可能來自某一些專案，需要特別注意其改版情形。在這樣的情境下，可以善用書籤（Bookmarks）功能，也就是在想要持續關注的文件上按下滑鼠右鍵，然後點選快速選單中的【add bookmark】。加入書籤後，如圖7所示，就可以在「Bookmarks」功能區中隨時檢視、編輯、下載或是開啟文件所在的資料夾位置。當然，也可以將它從書籤區中刪除。
圖7 書籤管理。
文件搜尋與索引
在任何一種的文件管理系統中，全文檢索功能都是必要的基礎功能。原因很簡單，用戶若僅依據文件名稱或屬性欄位的值來搜尋文件，肯定難以在數以百萬計的海量文件中有效率地找到他所需要的文件，如此一來，團隊協同合作的效率便會大打折扣。
在LogicalDOC網站中，可以發現一個專屬的「Search」頁面，其中還可以區分成Full-text、Tags以及Folders三個搜尋分類。如圖8所示，在Full-text區域中，用戶只要先輸入想要進行全文搜尋的關鍵字，然後挑選語言、資料夾位置、是否搜尋子資料夾，甚至於可以更精確地輸入文件大小、建立日期、發布日期等資訊，便可以迅速找到所有相關的文件，而且能夠在結果窗格中看到這些文件自動以關聯性的評分進行排序。
圖8 全文檢索。
關於文件的全文檢索，並非在每一次文件上傳時，系統就會立即進行索引資料的建立，而是根據已計畫的索引工作時間來定期執行。因此，若針對剛完成上傳不久的文件，立即提供全文檢索，以便所有用戶都能夠快速找到它。如圖9所示，只要在該文件上方按下滑鼠右鍵，然後依序點選【More】→【Index】即可。
圖9 文件即時索引。
至於索引工作的週期時間，預設是每間隔30分鐘（1,800秒）執行一次。如圖10所示，可以在「Administration」→「System」功能區域中，按下〔Scheduled tasks〕按鈕來查看「Documents Indexing」設定。若想要立即啟動該計畫的工作，在選定的計畫上方按下滑鼠右鍵，然後點選快速選單中的【Execute】即可。若想還原系統預設的設定，則按下〔Restore defaults〕按鈕。
圖10 計畫任務管理。
在進階設定部分，展開「Settings」功能區後按下〔Search and Indexing〕按鈕。如圖11所示，在〔Search engine〕頁籤中，可以設定是否要鎖定搜尋引擎的功能，以及設定編製的索引檔儲存路徑。接著，分別設定不要列入索引的文件類型、逾時設定、檔案大小限制等設定。
圖11 搜尋與索引設定。
若想知道此搜尋引擎所能夠編製索引的文件類型，可以到〔Parsers〕頁籤中查看。若有正在編製索引中的文件，則可以在〔Indexing queue〕頁籤中查看到。
文件的鎖定與版本管理
基本上，LogicalDOC在文件版本的管理機制上，與Microsoft的SharePoint基本上是差不多的，也就是在準備進行文件的修改時，必須先將文件取出（Check-out），此時該文件對於其他用戶而言會處於唯讀狀態。等到完成文件的編修後，再執行存回（Check-in）的操作，即可產生新的文件版本。然而，如果某一些文件需要暫時禁止進行改版工作，則必須如圖12所示，在該文件的上方按下滑鼠右鍵，然後點選【Lock】進行文件鎖定。
圖12 文件右鍵選單功能。
一旦完成文件的鎖定（Lock）操作後，對於該文件按下滑鼠右鍵時，便會如圖13所示，發現此文件目前已無法執行Checkout與Checkin，同時也無法執行Cut、Delete等操作。
圖13 完成文件鎖定。
換句話說，如果想要針對文件發布全新的版本，必須將鎖定中的文件先執行解鎖（Unlock）操作。接下來，就可以針對未鎖定的文件按下滑鼠右鍵，並點選快速選單中的【Checkout】。接著，便可以開始進行文件的編輯。完成新版文件的編修後，就能夠如圖14所示執行【Checkin】來繼續操作了。
圖14 執行文件Checkin。
如圖15所示，在「Checkin」頁面中是一項重要的設定。可以先輸入針對此版本的註解文字，再選取要上傳的新版文件。接著，再決定是否要讓此新版本成為取代目前版本的新版文件（Major Version），最後按下〔Send〕按鈕，完成屬性設定確認即可。
圖15 文件Checkin設定。
如圖16所示，接著便可以在該文件的下方窗格內看見版本的歷程紀錄顯示在〔Versions〕頁籤中，正式版本的編號將會以1.0、2.0、3.0……的方式來標示，若是草稿階段的版本，則以1.1、1.2、1.3……的方式呈現。值得注意的是，無論是哪個版本的文件，若是作者本身，皆可以進行下載與檢閱。
圖16 檢視版本歷程紀錄。
無論是針對文件管理中的鎖定還是取出的操作，對用戶而言，都可以在登入時的「Dashboard」頁面中，如圖17所示，查看到目前正處於這些狀態的文件清單。另外，也可以在〔Tags〕與〔Messages〕頁籤中，檢視到不同分類的文件清單。
圖17 LogicalDOC儀表板首頁。
結合Dropbox的使用
本文最後要與大家分享的是有關於LogicalDOC與Dropbox的整合運用，藉此提升個人在文件管理上的效率，畢竟Dropbox雲端儲存空間服務，可是全球數一數二的知名廠商，現今也已有許多開源的軟體支援與其整合。
在LogicalDOC與Dropbox的整合運用中其實很簡單，如圖18所示，可以對於LogicalDOC網站中的文件執行Export to Dropbox，或是反向執行Import from Dropbox。
圖18 Dropbox功能選單。
任何用戶對於首次與Dropbox雲端服務的連線，如圖19所示，都會先出現「Authorize LogicalDOC」頁面，要求輸入Dropbox的授權碼。於此同時，當然也會出現Dropbox的帳號與密碼驗證。
圖19 Dropbox授權碼設定。
一旦成功通過Dropbox網站的身分確認後，如圖20所示，便會出現授權提示頁面。按下〔Allow〕按鈕後，就會出現上一步驟頁面中所需要的授權碼。在貼上授權碼後按下〔Submit〕按鈕，即可完成與Dropbox的連線設定。
圖20 Dropbox授權確認。
接下來，將以操作「Import from Dropbox」做示範。執行之後，將會出現Dropbox資料夾對話視窗。如圖21所示，在連續選取後按下〔Select〕按鈕，就會開始執行Dropbox文件同步至LogicalDOC網站的工作。
圖21 Dropbox文件Import設定。
如圖22所示，便是成功將Dropbox文件同步至LogicalDOC網站的範例，用戶將可以開始對於這些同步過來的文件進行如同原有本地文件的操作，包括下載、預覽、剪下、複製、刪除、新增至書籤、以Email傳送、取出、存回以及鎖定等操作。
圖22 Dropbox文件Import成功。
行動裝置存取LogicalDOC
LogicalDOC現在也提供適用於iPhone、iPad以及Android行動裝置的免費App。如圖23所示，以Android行動裝置為例，用戶只要開啟Google Play商店，然後輸入「LogicalDOC」關鍵字，就可以找到此App並完成下載與安裝。首次開啟時，只要先輸入連線的伺服器位址，再緊接著輸入帳號與密碼，即可完成登入。
圖23 Google Play商店。
安裝及使用LogicalDOC行動App，最大的好處就是可以隨時隨地連線存取公司的文件庫，並且進行拍照與文件的上傳。在與同事的協同合作部分，可以很簡單地透過平板下載一份需要編修的Office文件，然後在完成編修後立即發布新的版本至文件庫。而對於大量文件的搜尋，一樣可以在App中透過輸入關鍵字，來快速全文檢索到相關文件的內文與屬性。
結語
關於LogicalDOC的系統設計，整體而言，筆者給予它80分的評價，若真要說它美中不足的地方，就是沒有提供所謂的Wizard設定介面，導致某些功能啟用上的不易。舉例來說，在External Apps的設定部分，如果能夠有一個Wizard設定介面，在管理員初次登入時，就能提供Step by Step的指引，協助完成包括各個必要App的下載、安裝與設定，相信就能夠幫管理員節省掉許多寶貴的設定時間。現今，其實已經有許多開源的伺服器軟體，皆已經提供了類似的部署方式，非常值得許多開源愛好者的參考與學習。
＜本文作者：顧武雄，Microsoft MVP 2004-2016、MCITP與MCTS認證專家、台灣微軟Technet、TechDays、Webcast、MVA特約資深顧問講師、VMware vExpert 2016-217、IBM Unified Communications/Notes/Domino/Connections Certified。＞