Exchange 2019用戶端　全平台技巧揭密

企業IT部門每一年所要編列的採購預算，無論是軟體還是硬體都只是為了解決兩件事：強化IT人員管理的能力與工具，以及提升廣泛用戶的協同合作效率。

其中，前者不外乎是著重在資訊安全、網路管理、儲存、備份、備援以及高可用性等解決方案，而後者則是在改善用戶端的系統效能，以及提高人員作業的效率，讓用戶們可以在軟硬兼備的高效能環境中執行組織所賦予的各項任務。

每一年在編列IT預算與專案計畫的過程中，不管是針對IT部門還是一般用戶，除了要審慎評估所選購的軟硬體方案外，教育訓練的安排也是非常重要的一環，其目的就是要讓相關人員都能夠熟悉新設備或新軟體的操作，為此IT部門與協力廠商扮演著重要的關鍵角色。

就以Exchange Server 2019的專案計畫來說，教育訓練的安排，通常至少需要以下三個階段：

1. 協力廠商對於IT部門的伺服端管理教育訓練，這包括了意外災害的模擬演練，然後由廠商協助製作管理員手冊以及標準程序書（SOP）。

2. 協力廠商對於用戶部門的協作功能教育訓練。在這一部分參與的人員之中，至少指派一名為種子教師，且最好能夠在課後對於種子教師進行測驗，以掌握學習成效。

3. 系統上線第一天的現場指導。關於這個階段肯定需要有協力廠商的人員在場，協助用戶於生產環境下的問題解決，並持續監視伺服端系統的運作狀態。

想要讓廣泛的用戶都能夠有良好的學習成效，無論是負責的IT人員還是協力廠商，都必須先行熟悉Exchange Server 2019在不同用戶端情境下的操作，以及具備常見問題排除的能力。接下來，就一同來掌握從Outlook、網頁瀏覽器、行動裝置到跨平台Linux下的關鍵技巧。

學會Outlook郵件回收

將Email發送給錯誤的對象，相信許多人都曾經發生過。筆者也曾經誤傳Email到另一位名稱相近的收件者，還好公司使用的是Exchange Server，而不是一般常見的POP3或IMAP的Mail Server，因此才可以在Outlook中點選至「寄件備份」並開啟所要進行回收的Email，即可在如圖1所示的「動作」選單內點選【回收此郵件】。

在「回收這封郵件」頁面中，如圖2所示可以根據實際需要來選擇「刪除這封未讀郵件」或是「刪除這封未讀郵件並以新郵件取代」。接著，將「回報從各收件者回收是否成功」選項打勾，按下〔確定〕按鈕即可。此外，即便是將郵件發送到公用資料夾內，一樣可以進行回收。

設定Outlook郵件延遲傳送

當Email發送的速度非常快時，在某些情境下不見得是好事，常見的狀況是，用戶把一些高重要性或高敏感度的郵件，誤發給某些不應該收到的收件者。

此時，或許會想使用前面介紹過的回收郵件功能趕緊將錯發的郵件刪除，但是如果收件者剛好就在操作Outlook期間，錯發的郵件可能早在第一時間就被開啟過，因此想要回收已經是不可能。

為了解決類似上述的窘境，最好的方法就是透過規則設定，讓這一類的郵件在點選傳送後能夠自動延遲幾分鐘後才正式送出。怎麼做呢？如圖3所示，在Outlook功能列圖示中點選「規則」→「管理規則及通知」。

接著會開啟「規則及通知」視窗，在「電子郵件規則」頁面中點選「新增規則」。然後，在「規則精靈」的「步驟1：選取範本」頁面中，選取「將規則套用至我傳送的郵件」並按下〔下一步〕按鈕。隨後，在「步驟1：選取條件」頁面內，選定要做為規則執行的條件，例如選定「標示為高重要性」及「標示為機密」設定，再按下〔下一步〕按鈕。

此時，在「步驟1：選取動作」頁面中，如圖4所示便可勾選「延後數個分鐘傳送」選項並輸入要延遲的時間，最後按下〔下一步〕按鈕。

在「步驟1：選取例外」頁面中，則可以設定添加例外的條件，例如當郵件傳送給特定的收件者時，無須進行傳送延遲的處理。按下〔下一步〕按鈕後，輸入一個全新的規則名稱，並確認已經勾選「啟用這個規則」設定，再按下〔完成〕按鈕。如圖5所示，此範例已建立的一個名為「高重要性延遲傳送郵件」規則。後續，仍然可以回到此頁面，針對此規則進行修改、複製或刪除等操作。

接下來，嘗試發送一封符合自身所設定規則條件的Email，發送後，將發現此Email會如圖6所示暫時停留在「寄件匣」內，等待延長時間到達之後，才會真的進行發送。

在Outlook中，除了可透過建立郵件規則的方式來延遲特定郵件的發送方法外，還有另一種做法，是在新郵件發送前，先開啟選項「內容」頁面，然後如圖7所示在「傳送選項」區域內設定不要傳送早於選定的時間。上述兩種做法，無論選擇哪一種，記得Outlook應用程式都必須在執行狀態中才能正常運行。

OWA首次使用的必設功能

對於一位經常在外奔波的商務人士來說，最常使用的收發信工具可能不會是Outlook或Outlook App，而是OWA，因為只要有電腦有Internet連線以及網頁瀏覽器的地方就可以直接使用，無須進行任何使用前的安裝或是設定，且即便是從手機或平板的網頁瀏覽器來連線OWA網站，系統也會自動切換成行動版而非電腦版的精簡介面來讓用戶使用。

也因為經由OWA網站就可以進行大部分的訊息協同任務，因此筆者還曾經看過某企業只提供少數用戶安裝Outlook，而讓大多數的用戶皆只使用OWA，如此也可以大幅減少IT部門的支援成本。

針對OWA網站的首次登入使用，用戶除了必須選擇語言與地區設定外，以下有幾項前置設定，建議所有用戶都能夠完成，以建立個人的使用風格。

首先是個人的大頭貼相片設定，用戶只要在登入OWA網站後，點選網站右上方的大頭貼圖示，即可點選「變更」超連結來開啟如圖8所示的頁面。點選「上傳相片」超連結，即可將選定的相片完成上傳。

關於在OWA大頭貼相片的變更設定，實際上，也會關聯到用戶在Outlook中的大頭貼，因此當成功變更一段時間後，如圖9所示，用戶將會發現在Outlook「資訊」頁面中的大頭貼相片也已變更。若在此點選「變更」超連結，也是開啟OWA網站讓用戶做變更，而非直接在Outlook內進行操作。

接著是屬於佈景主題的變更設定，這部分就只會套用在OWA，不會影響Outlook的介面。在齒輪圖示的選項中點選「變更主題」，如圖10所示就會開啟主題圖示清單。選定後再按下〔確定〕按鈕，就能夠立即套用。

接下來是兩項對於閱讀郵件習慣的調整。第一項設定是，在齒輪圖示的選項中點選「顯示設定」。如圖11所示，便可以決定讀取窗格的位置，或者乾脆不要有讀取窗格的功能，而且此功能調整可以只針對當前的郵件資料夾。緊接著，還可進一步設定當進行郵件的移動、刪除以及登入時的顯示動作。

第二項設定則必須先開啟齒輪圖示選單中的「選項」，再點選至「郵件」→「交談」頁面。在此決定讓相同主旨的郵件，在以串接顯示後的最新郵件顯示位置（上方或下方），以及是否要連同已刪除的關聯郵件，以標示刪除線的方式來一併顯示。

OWA進階功能設定

除了前面所介紹的OWA首次使用必設功能外，對於一些經常使用的進階用戶來說，建議進一步學習幾項在OWA中的進階設定，可讓往後訊息協作的運行更加流暢。

一開始，點選開啟齒輪圖示選單中的「選項」。首先是在「郵件」→「自動處理」下的「復原傳送」設定，一旦啟用了如圖12所示的復原傳送設定（例如30秒），當發送郵件時，系統便會自動將郵件暫時停留在「草稿」資料夾中30秒，換句話說，在時間到達之前，都還有機會刪除郵件的發送。

但必須注意的是，如果在取消郵件發送之前，關閉了瀏覽器或是電腦進入睡眠狀態，則該封電子郵件也不會進行傳送。這項功能有如是在Outlook中的延遲傳送規則以及排程傳送郵件的使用，有異曲同工之妙，一樣是用來預防錯發郵件的窘境。

接著，一樣是在「郵件」→「自動處理」選項下的「自動回覆」功能設定。如圖13所示，若勾選「傳送自動回覆」功能，便可設定自動回覆的開始與結束時間，並且可以依序決定是否要封鎖在這段期間的行事曆、自動拒絕這段期間發生的新活動邀請、在這段期間拒絕並取消我的會議。最後，再分別輸入要自動回覆給組織內與組織外連絡人的訊息內容。

許多人為了確定重要的郵件已被收件者讀取，都會開啟要求讀取回條的功能。因此，如果用戶希望對於這些要求能夠由系統來自動處理，則在「郵件」→「自動處理」→「讀信回條」頁面中，如圖14所示來自由選擇「傳送回應前先詢問我」、「一律傳送回覆」或「永不傳送回應」等選項。

前面所介紹的是如何對來信自動回應讀信回條，如果是反過來要對收件者要求讀信回條，則可以在新郵件發送之前開啟「顯示郵件選項」，然後在「郵件選項」頁面中勾選「索取讀信回條」即可，如圖15所示。至於是否要一併勾選「索取送達回條」，可自行考量，因為並非是每一種郵件伺服器都支援送達回條的功能。

圖16所示便是一封要求讀信回條的Email範例。在還沒有啟用自動回應讀信回條的功能之前，頁面中會出現提示傳送讀取回條的超連結，一旦點選該連結，則收件者將會收到讀取郵件的時間回應。

對於已經閱讀過的郵件內容，為了方便管理建議也設定成自動標記為已讀取，可在「郵件」→「自動處理」→「標記為已讀取」頁面中做設定。建議設定為「選取範圍變更時將郵件標示為已讀取」，因為通常在這樣的操作行為下，該郵件的內容確實也已經被閱讀過了。

無論是對於準備發送的新郵件還是收到的郵件，只要內容中帶有超連結，在系統預設的狀態下都會開啟連結預覽功能，以便讓收件者可以馬上預覽到連結的網站頁面。然而，並非所有人都喜歡這樣的功能，因此若不想要使用此功能，只要在「選項」的「版面配置」→「連結預覽」頁面中，如圖17所示將「電子郵件中的預覽連結」設定取消勾選即可。

圖18所示是在新郵件的內容之中插入一個YouTube超連結的範例，可以發現系統會自動呈現該網址的預覽畫面。而在關閉連結預覽的功能後，則內容中將只會看到網址。

使用OWA離線功能

相信大多數人都知道在無法連線網路的狀態下，電腦中的Outlook以及手機與平板中的Outlook App，一樣可以離線閱讀最近一次同步下載過的郵件。但可能不知道，即便是純網頁版的OWA連線，也能夠在沒有網路的情況下進行離線閱讀，甚至於先行完成郵件回覆、傳送新郵件、回應會議邀請、新增連絡人等等操作，等到電腦網路恢復可正常連線時，便會自動同步離線時的所有操作。

用戶若想啟用這項功能，先如圖19所示在齒輪圖示選單中點選【離線設定】。

接著，勾選「開啟離線存取功能」選項並按下〔確定〕按鈕，便會開啟如圖20所示的頁面，以確認該用戶是這部電腦的唯一使用者，否則離線儲存的郵件內容可能被其他用戶看光光。按下〔是〕按鈕，繼續設定。

在連續按下〔下一步〕按鈕後，可透過按下〔Ctrl〕+〔D〕鍵來開啟如圖21所示的「編輯此書籤」頁面，以便將離線信箱的網址加入網頁瀏覽器的書籤內，最後按下〔完成〕按鈕。

在完成離線設定的啟用後，實際上還可以回來進行進階設定，也就是再一次開啟如圖22所示的「離線設定」頁面，自行選擇所要同步的五個郵件資料夾，如此一來，除了預設的收件夾與草稿能夠離線存取外，這五個自行選定的資料夾內容也會在有網路連線的狀態下，隨時與離線的資料檔案保持同步。

使用OWA精簡版

當組織中OWA用戶端為主要使用者時，建議進一步將它們區分為進階與精簡用戶群組。前者提供完整的OWA功能介面，以便人員能夠進行進階的訊息協作任務，例如資源預約、信箱權限委派、郵件封存管理、公用資料夾的存取，甚至於結合商用版Skype Client的使用等等，這些用戶通常是以電腦操作任務為主的辦公室人員。

至於後者則僅提供給以純收發電子郵件為主的用戶，讓他們能夠在更簡潔的介面中操作Email的收發與閱讀。這些精簡版用戶通常是現場人員，在一整天的工作時間內，他們只有少數的時間會使用到電腦，且往往一部電腦是多人一起共用。

在Exchange Server管理中，可以透過伺服端的原則配置，讓選定的人員僅能使用精簡版的OWA，或是用戶也可以自行在「選項」的「一般」→「精簡版」頁面中，如圖23所示勾選「使用Outlook精簡版」功能。

如圖24所示，便是切換為精簡版後的OWA操作介面。可以發現在左方的選單內，只會將常用的功能與資料夾呈列出來以方便用戶快速點選，這包括郵件、行事曆、連絡人、收件匣、刪除的郵件、垃圾郵件、草稿、寄件備份。

若是想要存取其他系統資料夾或自訂資料夾，則必須進一步點選「管理資料夾」超連結。

在系統預設的狀態下，用戶可以切換OWA至精簡版介面，當然也可以再開啟「選項」頁面，如圖25所示，在「Outlook版本」頁面中將「使用精簡版」設定取消，以恢復進階版的操作介面。不過，若用戶發現此設定無法修改，就表示已由管理者透過原則配置強制設定了。

使用OWA增益集

想要讓OWA功能更強，單靠官方的更新可能太慢了！還好它提供了管理增益集的功能，讓用戶們能夠自行下載免費或付費的增益集（Add-Ins），來強化OWA以及Outlook的功能。

只要開啟「選項」的「一般」→「管理增益集」頁面，如圖26所示在新增選單中點選【從Office市集新增】即可使用。

接著，會以網頁瀏覽器開啟Microsoft Outlook的增益集應用程式搜尋頁面，可以點選立即取得任何想要的增益集，不過必須注意是付費還是免費。如圖27所示，便是一個非常實用的「Email Recovery」增益集，可讓用戶以更簡單的操作方式，針對已經徹底清除（Purge）或刪除（Delete）的郵件進行還原。

在完成安裝Email Recovery增益集後，便可以隨時執行還原操作，如圖28所示只要按下〔Start Recovery〕，而還原的類型及存放的資料夾都可以選擇，例如將目前所有已清除的郵件先還原到新增的資料夾內，然後透過拖曳的方式將選定的Email還原至選定的資料夾內。

除了Email Recovery增益集外，再推薦一個同樣是免費的「Translator for Outlook」增益集，將其安裝後，可以在閱讀任何Email內容時，點選翻譯工具的小圖示，進行即時選定語言的翻譯。在如圖29所示的範例中，將一封繁體中文的Email主旨以及內容即刻翻譯成英文，相信這對於跨多國語言營運組織的用戶肯定相當便利。

管理與停用OWA功能

筆者曾經服務過一家同時部署兩種不同品牌Mail Server的公司，其中一部Mail Server僅提供組織內的Email收發使用，因此僅提供所規範的收發信軟體的連接，而不提供Web Mail和行動App的連接存取。

在上述的情境之中，如果採用的是Exchange Server架構，則只要停用OWA以及禁止行動裝置的存取即可。若是遭遇相反的需求情境，則一樣可以反過來禁止Outlook的MAPI方式連線存取，關於這部分的管理技巧，之前已介紹過其做法。接著，就來了解一下如何針對選定的用戶停用OWA功能。

先開啟「Exchange系統管理中心」網站，然後在「收件者」→「信箱」頁面中開啟所要設定的人員信箱。如圖30所示，接著在「信箱功能」頁面中，點選「Outlook網頁版」的「停用」超連結即可。

除了透過「Exchange系統管理中心」網站來停用選定人員信箱的OWA功能外，也可以在EMS命令介面下，執行以下的命令參數來停用選定人員信箱的OWA功能：

Set-CasMailbox -Identity "JoviKu" -OWAEnabled $False

無論是透過哪一種方法來停用人員的OWA功能，當該用戶在嘗試登入OWA網站時，便會出現如圖31所示的「您的帳戶已停用」錯誤訊息。

如何一次停用多個信箱的OWA功能呢？這裡介紹兩個方法。第一個方法是在Exchange系統管理中心網站的「收件者」→「信箱」中，在連續選取多個信箱後，再點選「詳細資料」窗格中「網頁型Outlook」的「停用」即可。

而第二個方法是開啟EMS命令介面，透過執行以下命令參數將敘述在Accounts.txt文件中的信箱清單全部予以停用OWA功能：

Get-Content "C:\Accounts.txt" | foreach {Set-CasMailbox $_ -OWAEnabled $false}

如果管理員並不是要停用人員的OWA存取功能，而只是想停用OWA介面中的某些操作功能，則必須先經由「權限」→「Outlook Web App原則」的配置，然後將所建立的原則套用在選定的人員名單。

如圖32所示，在此編輯內建的「Default」原則，可以發現整個OWA功能可區分為通訊管理、資訊管理、安全性、使用者體驗以及時間管理五大類別，例如IT部門不允許人員直接透過OWA網站來修改Active Directory的帳戶密碼，為此便可以將「安全性」類別中的「變更密碼」取消勾選。在完成原則的設定之後，只要再開啟人員信箱的「信箱功能」頁面，來設定所要套用的「Outlook Web App信箱」原則即可。

跨平台Ubuntu Evolution連線

近年來，以Linux核心為基礎的開源應用系統與資訊設備，發展速度相當迅猛，以至於讓它不再僅是IT專業人士才會接觸的系統，而是讓許多進階的用戶開始有興趣學習安裝與使用Linux系列的作業系統，或是使用以Linux核心為基礎的Thin Client設備，因為現今的Linux視窗操作介面幾乎都設計得相當直覺與友善，且對於一些常見的Office文件編輯與連網操作也都設計得相當棒。

以知名的Ubuntu來說，就是現今許多進階用戶的最愛，它不需要用戶花太多的時間學習就可以快速上手。因此如果在組織中有部署Ubuntu的相關用戶端，就可以讓它們連接使用Exchange Server，就如同在Windows下使用Outlook一樣，而且同樣是開源免費的軟體，它就是在Linux作業系統的知名收發信軟體Evolution。如圖33所示，用戶只要在Ubuntu的「軟體中心」介面中搜尋「Evolution」關鍵字，即可找到安裝檔並安裝。

完成安裝Evolution後，首次執行時先進行郵件帳號的設定。Evolution就如同Outlook，可以同時連線與使用多組不一樣的郵件帳號設定，例如同時連線Outlook.com、Gmail.com以及組織內網的Exchange Server。只要如圖34所示在「檔案」→「新增」選單中點選「郵件帳號」，就可以開始設定新的郵件帳號連線配置。

成功執行後，先在「身分」頁面中輸入全名、電子郵件地址，必要時還可以選擇性設定回覆地址，然後按下〔下一步〕按鈕。如圖35所示，接著是「接收電子郵件」頁面，先在「伺服器類型」欄位中選取【Exchange Web Services】。然後，在「Username」欄位內輸入Exchange帳號名稱，並輸入Exchange Server主機網址加上EWS程式路徑（例如https://mail.lab04.com/EWS/Exchange.asmx），隨後按下〔Fetch URL〕按鈕來取得OAB URL（離線通訊錄網址）。若要同時開啟另一個已被授權的信箱，則勾選「Open Mailbox of other user」設定並輸入信箱名稱。按下〔下一步〕按鈕，繼續後面的設定。

在「接收選項」頁面中，如圖36所示，首先自訂自動檢查新郵件的間隔時間，以及不要同步早於多久以前的郵件至本地，然後自訂連線逾時的秒數，並按下〔下一步〕按鈕。接著，在「帳號摘要」頁面內輸入顯示名稱，再按下〔下一步〕按鈕完成設定。

Evolution常用功能操作

如圖37所示，便是成功連線Exchange Server的Evolution用戶端。在左方窗格中可以快速切換郵件、連絡人、行事曆、工作以及備忘錄的操作。對於郵件的管理則，可以在上方的功能列中，快速進行郵件的新增、傳送∕接收、回覆、群組回覆、轉寄、列印、封存等操作。而對於郵件的附件，可以在按下滑鼠右鍵後，點選儲存、以選定的應用程式開啟、以壓縮檔案管理員開啟。

在Ubuntu的視窗環境中，對於Evolution的操作方式，還有一項有如行動裝置App的操作技巧，如圖38所示那就是在Evolution程式圖示上直接按下滑鼠右鍵，便能夠快速選擇執行編輯郵件、連絡人、行事曆、備忘錄、工作等操作。

對於在任一收件夾中的郵件管理，如圖39所示，可以透過滑鼠右鍵來快速執行郵件的回覆、轉寄、編輯為新郵件、列印、移除附件、刪除郵件、複製至資料夾、移至資料夾、標示成垃圾郵件、標籤設定等等操作。

在郵件資料夾的權限管理部分，則如同Outlook一般，可以在開啟選定資料夾的編輯頁面後，如圖40所示，按下〔加入〕按鈕來加入所要授予權限的用戶，並且完成權限級別的選定，以及細部權限的勾選即可。

在郵件的快速分類管理上，當然就是要善用規則管理的功能。先建立準備存放各個類別郵件的資料夾，然後再到「編輯」選單中點選「郵件規則」。

在「郵件規則」視窗中，可以先挑選「內送」或「外送」的郵件過濾器。接著，按下〔加入〕按鈕來開啟「新增規則」頁面。

如圖41所示，在此設定新規則的名稱以及規則的條件，並且讓符合條件的郵件自動進入到選定的資料夾。最後，按下〔OK〕按鈕完成設定。

對於進階用戶常使用的傳送郵件回條、自動回覆以及信箱委派等設定，只要開啟帳號的編輯視窗即可修改配置。以信箱委派配置來說，只要在「Delegate」頁面中，即可加入如圖42所示的新設定，其委派的權限包括了行事曆、工作、收件匣、連絡人、備忘錄以及日誌。

其中還包括了是否允許被委派的人員，可查看到已被標記為私人的事項內容，如果要允許查看，則將「Delegate can see my private items」設定打勾即可。

行動版OWA與Outlook App

想要隨時隨地取得最新的郵件訊息，手機肯定是最快的工具。因此Exchange的行動用戶只要在手機上安裝Outlook App，如圖43所示，便可以同時連接Office 365、Outlook.com、Exchange、Google Gmail等郵件伺服器。

若不使用Outlook App，也可以選擇直接在手機上開啟網頁瀏覽器，來輸入連線Exchange Server的OWA網址。

如圖44所示，此時OWA網站會自動以行動版的頁面來呈現操作介面，可以進行常用的一般功能，例如郵件的收發、搜尋、行事曆以及連絡人的管理。

結語

綜觀市面上各種Mail Server解決方案，Exchange Server仍是比較適合企業的運作需求。其主要原因有兩個重點，第一是它的架構設計無論是在連線與服務安全，還是在熱備援與冷備份的功能面都是比較完整的。第二是在人員訊息協作的部分，也是一般採用IMAP、POP3或是純Web Mail的郵件伺服器所無法達到的。

不過，筆者認為Exchange Server在各種用戶端程式功能的設計上，仍有很大的成長空間，像是結合時下最夯的AI語音助理功能，讓行動商務用戶只要透過語音就能夠輕鬆完成常見的操作功能，這些包括了新郵件的發送、郵件的回覆與轉寄、會議安排、資源預約、任務指派、郵件回收等等。相信有了這些時下科技的結合後，未來的Exchange Server肯定能夠更加獲得廣泛用戶端的青睞。

＜本文作者：顧武雄，Microsoft MVP 2004-2016、MCITP與MCTS認證專家、台灣微軟Technet、TechDays、Webcast、MVA特約資深顧問講師、VMware vExpert 2016-217、IBM Unified Communications/Notes/Domino/Connections Certified。＞