身為 IT 管理員，除了具備專業知識與技能之外，擁有邏輯清晰的判斷力以及全面綜觀的洞察力是很重要的。能夠了解市場現況與企業所面臨的課題，然後做出適當升級評估或重新配置方案以優化企業機房設備的運作效能，這絕對是 IT 專業人員的一致性目標。
關於 IT 管理，在一項諮詢超過 350 位 IT 管理員就「升級或替換」進行調查中發現，大家都知道如果企業組織內的桌上型電腦和筆記型電腦的效能下降而使得員工工作受阻，便是該升級或替換系統的時候了。但詢問到甚麼是最佳的解決方案？這群 IT 專業人士選擇升級系統者是選擇替換者的兩倍多。1 不過，這是複雜的決定，但這兩種方法都有用 (在適當的情況下)，只要其符合成本效益、能增進效能並提高生產力。以下是調查發現的結果，以及可以如何使用此資料來選擇適合各家企業組織的方法。
當系統效能下降或員工抱怨電腦太老舊時，有什麼最佳方式可在解決問題的同時兼顧 IT 在時間和資金上根本短缺的問題呢？若問題的根源是硬體而不只是使用者操作錯誤，要做出的決定就是該升級或替換系統。在超過 350 位 IT 決策者的調查中，50% 的受訪者通常會將過時的系統升級，相較於 28% 的受訪者通常會重新系統安裝及重新佈建，而只有 19% 的受訪者會替換電腦。1 這些發現很合理，因為一般來說，資金有限時最好先考慮升級，然後才是替換。但是若時間更加有限且/或預算有彈性，可能就會想要替換過時的系統。
系統升級通常包含安裝更多的 RAM、並以低容量固態硬碟 (如 275GB CrucialR MX300) 來更換現有的硬碟。若考慮的是重新系統安裝及重新佈建有問題的舊硬碟，那麼完全替換成更快速、更穩定可靠且經濟實惠的低容量固態硬碟 (SSD) 是最好的方式。
無論升級或替換電腦，其主要考量點是成本效益。成本效益 (大體上可從時間和/或金錢的角度來看) 是引導決定的基本原則，並強化 IT 管理員往往選擇升級而非替換老舊系統的原因。選擇升級者，會將系統的記憶體從 4GB 加倍到 8GB 並新增 275GB 的固態硬碟，如此一來通常比購買新系統的成本少了 75%。2 選擇替換者，認為時間就是金錢，在一定要購買新電腦時，替換過時的電腦能節省安裝新硬體的時間，並避免企業被降低的效能拖累。
據調查，大多數 IT 管理員的電腦更新週期是 3-4 年。可考慮以此作為各企業組織的參考點。企業規模越小，多半使用每部系統的年限也越長，通常會一直用到毀損為止。為了延長系統壽命，IT 管理員通常每幾年就會升級系統以達成此目標。