專業化流程 文件銷毀更嚴謹

潛在的風險與漏洞

浤誠企業業務部經理王俊欽指出，當前企業並非全然不重視紙張文件的重要性，然而由於台灣早期並沒有文件銷毀的相關規範，因此以往企業所能做的，不外乎就是透過碎紙機、委託紙廠水銷或是乾脆把機密文件集中後火燒，但是這幾種方式不是存在風險與漏洞，就是不合時宜。

碎紙機吵雜 成本投入高

就以碎紙來說，企業內部或多或少都會具備一、兩台商用碎紙機，當內部報廢的文件量不高時，商用碎紙機的確就能應付。然而商用碎紙機的缺點就是噪音太大，使用過程中往往會影響上班同仁的工作情緒與效率，碎紙時客戶電話聽不清楚是常見的情況。但是要求同仁下班後再行處理，卻又動用了員工的休息時間，萬一同仁對這種作法無法認同，很容易走偏門，乾脆不處理，直接把報廢文件丟到回收處，由清潔人員回收，如此一來資料外洩的風險大增。

「商用碎紙機還有一項缺點是碎紙量有其限制，當機器設備過熱，必須休息三十分鐘以上，才能繼續使用。我們就曾做過一項實驗，一箱十包A4的紙張量，需要耗費三小時才能做完。」王俊欽解釋，當企業採行的方式是一次報廢大量的紙張文件時，企業必須投入多項費用，包括機器設備、人力、電力，以及碎紙後的回收處理等，均是需要考量之處。

水銷等待空窗期　風險大增

他提到，當然企業報廢文件較少時，一把火直接統一銷毀也不失一種作法，不過現在環保意識抬頭，目前這個方式已經較少使用，而且一經舉報罰責不輕。

針對大量報廢文件，另一項較為環保的做法是水銷。所謂的水銷，指的是將回收紙全數回收到紙廠後，丟進溶解槽中分解，所獲得的紙漿可以拿來做為再生紙之用。「水銷看來是一項很安全的做法，而且業者在銷毀之後，也能提供銷毀證明書，以佐證之用。不過由於溶解槽有其物理限制，當紙張達到飽和之後，溶解槽就會停止加料，而一個溶解槽的溶解時間大概要花費五至六個小時，如果企業的紙張在這段時間送到，必須等待無法立刻銷毀。」

王俊欽表示，如果企業有專責員工並且偕同稽核人員，一直等到報廢文件丟進溶解槽才離去，那麼資安風險就可以大為降低，「最怕的是企業委由回收公司或貨運收送，裝載報廢文件的紙箱隨意丟在地上就離開，因為紙張回收的區域是公開的，任何一家業者都可以自由進出，如此一來，等待銷毀的文件很容易被第三者窺視。」

他舉例，就曾有一家企業的稽核人員，親眼看到司機大哥將裝載報廢文件的紙箱隨意丟在地上，紙箱破裂，內部滿滿的過期支票滿天飛，「像這種情形，如何能確保安全無虞？」

個資盤查配合縝密SOP

正因為每個環節都可能造成人為疏失，再加上個人資料保護法要求企業在個資的蒐集、處理、備份乃至於銷毀的過程中都必須善加管理職責，因此目前也有不少專業的資料銷毀業者投入，協助企業執行機密文件的銷毀作業。

王俊欽提到，透過專業資料銷毀業者執行的最大好處是，每個環節都幫企業設想到好，「以浤誠本身為例，所有的SOP都是依照美國國際資訊銷毀協會的規範所制定，甚至最微小的細節都設想周全，例如接觸到文件銷毀的人員每年都要進行犯罪與毒品的調查、員工必須穿著制服才能出勤、收送車體一定要硬式箱型車等。企業從預約、到府收取、確定項目與條碼管控、獨立圍籬銷毀、碎紙打包成紙磚到資源回收，每一道關卡都設有檢查點，並且全程確認與監控。當流程均留下記錄，舉證也相對容易。」

同樣都是採用碎紙手法，不同於商用碎紙機，浤誠是以工業級的碎紙規格進行作業，前段自動混紙後，紙張會以各種角度掉進碎紙機內進行碎紙作業，而後段打包成紙磚之前又會再混合一次，以確保紙張無法再還原拼湊。

小心防範 謹慎委外

然而在委由專業資料銷毀業者服務之前，王俊欽認為企業應先確認業者素質，「萬一企業機密資料落入不肖業者手中，講明會銷毀但實則取走機密文件內的資料進行不法銷售，那麼企業落實資料銷毀的作為反而風險更大。」

▲委由專業資料銷毀業者執行的最大好處，就是企業無須考量SOP制定方針，只要跟隨業者的流程，每個環節都已設想周到。 （圖片來源：浤誠官網）

他提到，隨著愈來愈多的資料銷毀業者投入市場，企業客戶可以藉此多方評估最有利的解決方案，不過萬一業者承諾可以做到完善服務，例如隨叫隨到、專車載送，同時收取的費用又低廉到難以置信，甚至還可以給企業回饋金時，企業就該存有戒心。

「對顧客來說，以最少的成本取得最高的服務，當然是最有利的方案。但是企業在委外之前必須想想，光是一趟專車載送的油錢、過路費、人力成本，一趟下來也要數千元以上，如果不是由多家企業分攤，服務金額肯定居高不下，如果該業者在這些暨有的成本中還做到提供給企業回饋金，那麼就不得不思考利潤從哪兒來的問題，企業委託的機密文件資料有沒有可能成為對方獲利的來源？」王俊欽重申，並不是昂貴的資料銷毀費用才是好的方案，但是太過便宜的方案，企業也該小心謹慎為上。