根據《台灣企業轉型趨勢報告：2021-2025綜整與深度訪談》（資誠聯合會計師事務所），企業透過AI可以利用較少的資源提高競爭優勢，故加速AI的導入是達成營運目標的關鍵。辦公室AI已陸續於多個公務機關導入，並明顯地提升行政效率，例如：會議紀錄整理時間可縮短5倍。別忘了，要對工作成果品質負責任的人，是你自己，所以，別被AI幻覺帶偏焦點，把AI放在對的位置才能有效提高工作表現。
很多上班族為了提升工作效率與品質，開始學習如何最佳化使用辦公室AI工具，例如：當打字的時間省下來了，我們有更多的時間思考專案細節或策略。在此趨勢下，上班族工作習慣的關鍵思維正快速改變——這不只是資訊技術升級，更是打破辦公室舊流程的工作典範轉移。根據Anthropic調查，國際間已有高達86%的工作者認為AI可以幫助節省工作時間。而另外在台灣工作現場的實際調查(註4)，懂用AI的企業對於工作成果滿意度也提升81.5%。面對這股數位轉型AI浪潮，現代企業與工作者下一個首要課題，或許不是「愛不愛用AI」，而是「如何正確使用」人工智慧才能讓企業與個人的大腦雙雙達成真正覺醒。
擁抱新趨勢，讓沈睡多年的工作靈感大放異彩
你那總是靈光一閃的大腦迴路是否已在千篇一律的例行苦功中逐漸褪去了光芒？辦公室AI的出現，也許能再次激起你源源不絕的工作靈感。對AI越了解的上班族，往往也展現出其勇於接觸新事物、心態開放且懂得彈性變通的人格特質，也可推測整體來說，他們會更快速、更順暢的適應時代新趨勢，持續維持良好的辦公競爭力。
對於朝九晚五的上班族來說，辦公室AI的其中一個價值在於「減少苦功磨耗」，避免自己的精神與體力在細瑣事務逐步消耗。當AI幫我們加速處理完繁瑣的苦差事，上班族就能將寶貴的精力投入於實踐理想，不再被苦功絆住，讓沉睡在每一位上班族大腦深層更多好的工作想法得以大放異彩。
日常工作中的AI體驗：電子郵件溝通更快速
要體驗辦公室AI帶來的好處，從上班族每天都會用到的電子郵件就能著手。傳統的信件往返與專案人事交接往往耗費大量心神，但透過現今觸手可及的辦公室AI工具，台灣企業常用的雲端電子郵件服務已經能做到以下3種AI應用，加速Email溝通效率：
1.AI快速寫信，擺脫空白畫面的焦慮：只要先釐清寫信的目的，輸入幾個關鍵字，AI就能快速生成第一版文案，幫助我們更快擬好信件與對方聯繫。
AI快速寫信。
2.AI回信建議3選1，兼顧效率與禮儀：在處理回信時，AI可以提供不同的回覆方向供我們挑選、進而依據我們的選擇生成出相應的信件內文文案。開場的寒暄詞與專案的下一步動作確認都一併擬好，大幅縮短不知道如何下筆的猶豫時間。
AI回信建議3選1。
3.陳年舊信串一鍵摘要，讓資訊交接不再斷層：在人員或事件交接時，最怕重要事務只存在承辦同仁自己一個人的大腦中。透過雲端郵件備份服務強大的多信摘要功能，能快速摘要沉睡在備份空間已久的陳年舊信，方便主管或同仁在閱讀信件時能一目十行。體感上大約只需花費十分之一的時間，就能精準掌握50封信件中8成的重點，省下海量的查信與閱信時間。當您工作年資越長，也許更能感受到陳年舊信一鍵摘要的高效。
一鍵摘要。
領航AI正確導航，上班族先「自己想好任務核心重點」再「請AI加速實踐」
人工智慧的資訊科技發展，政府由上而下的推動勢在必行。根據《人工智慧法》，政府應落實人工智慧發展政策，並鼓勵產官學界，積極推動人才及技術之跨域合作、交流與基礎設施之建立。而身為企業或上班族，我們不一定要無時無刻依賴AI，但建議上班族都能把握手邊資源多多體驗、了解辦公室AI的好處與壞處，成功轉型為炙手可熱的「懂用AI派」。
上班族不需要、也不應該全盤接受AI生成的每一個建議。我們仍必須不斷地精進自己的專業、養成「自己動腦想」的習慣。為了避免執行方向不對，而讓一切努力白費，我們自己更需清晰地掌握專案的專業知識與前進方向。避免錯誤依賴人工智慧，辦公室AI才不會喧賓奪主，也才能成為幫助我們提高溝通效率、喚醒企業沉睡資料的最佳利器。
＜本文作者：郭欣羽現為網擎資訊（Openfind）資深產品經理＞