隨著企業積極尋求能夠提高營運效率，同時能將舊有系統與新的應用程式和數位化業務整合的方法，RPA的市場不斷擴大。2019年Gartner首次發表機器人流程自動化軟體魔力象限，RPA的市場收入在2018年成長了63%，上看8.46億美元。雖然市場規模並不算大，但是卻是成長最快的軟體類型。
如果從機器人流程自動化（RPA）的發展脈絡來看，數年前，RPA僅只是新興技術之一，名不見經傳。然而，隨著企業積極尋求能夠提高營運效率，同時能將舊有系統與新的應用程式和數位化業務整合的方法，RPA的市場不斷擴大。2019年Gartner首次發表機器人流程自動化軟體魔力象限，RPA的市場收入在2018年增長了63%，上看8.46億美元。雖然市場規模並不算大，但是卻是增長最快的軟體。 全球知名RPA軟體公司UiPath在這份調查報告中也獲Gartner評選為領導者，這家成立於2005年，一開始是以構建自動化腳本起家的企業，在2012年正式轉向RPA後便快速擴張。2017年開始拓展亞洲、歐洲以及美國市場，雖然台灣還沒正式成立辦公室，但通路卻早已佈局，PGi 樺鼎商業資訊便是其中之一。
樺鼎商業資訊解決方案銷售經理陳慧玲指出，企業在數位轉型過程中會面臨許多階段，而RPA在每個階段中都能提供一些助益。舉例來說，Gartner曾經指出企業數位轉型有五個階段，第一階段是重視基礎建設，在這個階段，員工可能需要從多個Excel表格中匯整出報表，而且每周都要花上兩天來執行，在這樣的情境下，RPA可用來協助減輕資料整理的負擔。進入第二階段後，企業開始採購系統，一旦系統變多，重複性的工作就會出現，舉例來說，管理人員很可能要在多個系統輸入重複性資料，這時就很適合讓RPA來代勞。
第三階段，進入到部門與部門之間的流程整合，RPA可以在系統與系統之間擔任串接的角色，讓流程完整自動化。第四階段，企業開始創新發展，業務模型隨之改變，到了最後第五階段，企業需要更好的決策與聰明的判斷，開始擁抱人工智慧（AI）。「RPA還能與AI整合，納入AI判斷進行決策，甚至讓企業用來打造試驗場域。」她提到，在數位轉型中，RPA可能是一個小角色，但是它能很快地實現企業的下一步。例如數位分身（Digital Twin）是近期熱門的話題，如何映射（Mirror）環境，建立一個分身，便是關鍵一環。RPA只要設定好標準作業程序（SOP），便可以運用資料去執行或分析，很快就能得到成果。
依應用場景搭配授權
RPA是一種新型態的自動化模式，透過模擬人類行為，能自動執行具邏輯規則性、高重複性作業流程，本身即是一套軟體技術。目前在企業端的應用愈來愈廣泛，像是財務與會計的採購付款、訂單的建檔與報價管理或是銀行對帳、跨公司整合報表；法務部門的合約管理與審核、知識產權的收集與資料處理、證據的揭示與調查；人資的招募與員工到／離職、薪酬獎勵與福利行政、員工查詢；供應鏈的庫存管理、供需計畫、發票與合約管理、工單管理、退貨處理、貨源管理等等。RPA也能用在應用程式測試、基礎架構管理以及日常維護與監控等IT服務上。
現階段，UiPath的RPA解決方案基本包含了UiPath Studio視覺化流程設計、UiPath Robot執行機器人以及Orchestrator管理中控台。顧名思義，UiPath Studio主要是用來開發工作流程，使用者能夠用拖拉的方式來設計自動化流程，而Robot執行機器人則可以大規模的部署與擴展，根據自動化的程度，可分為半自動化機器人（Attended）與全自動化機器人（Unattended），半自動化機器人需要人工參與任務，而全自動化機器人無須人工操作，可最大限度提高各種後台活動的成本與效能收益。至於Orchestrator管理中控台，則是用於控制、排程、監控整個數位勞動力，還可進行分析效能。
樺鼎商業資訊資深顧問張凱瑞指出，Studio、Robot、Orchestrator目前採分開授權計費，大部份的使用者都是先瞭解功能後，再來討論應用場景與授權搭配。舉例而言，企業是否需要為每一個人都配置一套Studio來開發流程，抑或可以共用？當機器人愈來愈多時，企業是否需要加以部署、排程、監控或是管理等等？
「在與企業溝通的過程中，經常發現用戶對RPA存在一些誤解，例如以為導入RPA後，企業就會裁員，其實這並不是一個完全正確的觀念，RPA確實可以節省成本與人力，就他的經驗，幾乎沒有遇到裁員的案例，原因是現今的企業大多都是人力吃緊的狀態，幾乎沒有滿員過，而RPA的目的是為了降低已經超載的工作量。」他進一步說明，舉例而言，IT單位每天都會收到很多需求，很多時候在使用者提供申請的當下，負責人員手上可能已經累積了100張單子需要處理，往往必須等候三天至五天，才能獲得解決。假設這100張單子中有70張屬於制式的處理需求，這時就可以透過RPA來加速，如此，使用者很快就能得到回覆，滿意度也會跟著提升。而IT人員也能有更多的時間來解決帳號被鎖無法作業等特殊狀況，而不是把時間都用在70%的例行處理中。
由小而大成功機率較高
不同於一般的軟體方案部署，RPA通常都需要有高階主管的支持。原因在於，使用者並不熟悉工具開發，而IT人員則不清楚流程，若是要雙方一起協作，高階主管的支持便很重要，因為光靠IT人員並無法達成。
樺鼎商業資訊資深顧問張凱瑞（左）指出，使用者以為導入RPA後，企業就會裁員，其實這並不是一個完全正確的觀念，RPA確實可以節省成本與人力，但就他的經驗，幾乎沒有遇到裁員的案例，有些企業甚至還因此增員。右為樺鼎商業資訊解決方案銷售經理陳慧玲。
另外，張凱瑞也建議，企業應該先從小範圍開始實踐，等到成效出現時，自然就會擴散到其他部門，這種作法的成功機率非常高，而且通常馬上就能實作上線。從使用者角度來看，通常使用者在沒有看到RPA的優勢之前，例如更好的成效或減輕了工作負擔，多半都會有所抗拒，可是一導入發現可以減輕50%的負擔，就會更願意運用，同時能把工作做得更好。而這樣的氛圍也會影響到其他部門，形成一個正面循環。
「有時候一定也會遇到無法把流程描述清楚的使用者，UiPath提供的視覺化的方式正好能成為使用者與IT的溝通橋樑，在訪談時大致把流程畫出來，加速了開發。等到這個流程上線了，使用者已經對這個流程有所理解，也有能力動手修改，這時IT便可以退居到協助的角色，換言之，就是IT與使用者一同協作，如此一來，IT減輕了負擔，而使用者也有機會回頭審視，過去設計的流程是否有改善的空間，能不能微調。若有改善的空間，使用者又有能力來使用這些工具，就會持續微調流程，過程中都是在建立使用者的自信心，」陳慧玲指出，當事情愈做愈好，而且擴展到一定程度時，管理階層或高階主管應該要站出來，成立卓越中心（Center of Excellence，CoE）去協助與帶領，將組織與環節串起來，讓IT與使用者同時發揮最大的效益。