辦公環境的數位轉型已成為企業的新課題。然而，從傳統工作模式轉向混合辦公，實現讓員工能夠隨處工作（WFA）的願景並沒有想像中容易，文化轉型需要長遠的投資與佈局，每一項資訊化的過程都需要投入資源，如果缺乏企業高階主管的支持，很難在短時間內快速到位。
辦公環境的數位轉型已成為企業的新課題。然而，從傳統工作模式轉向混合辦公，實現讓員工能夠隨處工作（WFA）的願景並沒有想像中容易，KPMG安侯建業聯合會計師事務所資訊長陳秋正觀察，文化轉型需要長遠的投資與佈局，每一項資訊化的過程都需要有預算的支持，如果缺乏企業高階主管的支持，很難在短時間內快速到位，從這個面向來看，大型企業或中大型企業較易制定混合辦公策略，對於中小企業而言，想要長期規劃或採行混合辦公機制則具有一定的難度。「除了預算考量之外，台灣企業主的管理思維也是一大關鍵因素。」
他以KPMG安侯建業聯合會計師事務所為例指出，KPMG在15年前就導入整合通訊（UC），並且以MPLS VPN串連IP PBX實現電話隨行，員工編號就是分機號碼，只要撥打就可以進行行動通話，原因便在於KPMG一直以來都是採取隨處辦公（Work From Anywhere）的工作策略所致，「由此也不難想見，混合辦公施行與否還是與企業文化與策略息息相關。」
循序漸進備好免疫力
新冠病毒不斷變異，新變種病毒Omicron快速擴散，對於原本對於已經規劃或實際讓員工返回辦公室的企業而言，無疑又增添了一大變數，如何備好免疫力，以確保下一波疫情爆發時能即時應對，已成為企業亟需克服的挑戰。
陳秋正認為，應對疫情，維持順暢的溝通是第一步，除了電話之外，即時通訊（IM）也可以是選項之一，不過，當企業選擇免費的解決方案時，整合性與安全性就須特別留意，尤其必須考量員工誤傳資料或是離職員工未退出群組時，可能帶來的風險。第二步才是盤點員工的工作性質是否合適，若是業務型態許可，提供一台可控的公發電腦搭配VPN將是相對安全的作法，如果企業想要徵召員工以自有的裝置（BYOD）來遠距工作，就得善用桌面虛擬化（VDI）來建構安全的環境。
解決行動辦公設備需求後，再來便要考量如何讓員工能協同作業，現今已有許多成熟的協同作業軟體，例如Microsoft 365（前身為Office 365）與Teams平台，可以藉由這些工具快速地協同作業。最後，隨著技術與工具的演進，公司內部的其他系統都要跟上，舉例而言，傳統的紙本作業也需要進行數位化，否則就很難實現。
他指出，平心而論，要在短時間內編足預算把環境都建構好幾乎是不可能的任務，一般的作法都是先制定策略目標，再逐年編預算來完成。但總體來看，中大型企業在混合辦公的腳步較快，而中小型企業則還有長遠的路要走，如果企業主的思維更傾向希望面對面看到員工，那麼許多的措施都會朝向緊急應變的方向發展，例如前一波疫情爆發時，許多員工使用家中電腦辦公，就是一種應急的方法，若企業打算落實在家工作或隨處辦公的策略，則必須備妥工具而且是可控、安全的狀態，否則後續任何措施都會導致更高的風險。」
衛星辦公室測試協作能力
長期的防疫已讓許多國家感到疲乏，紛紛將政策轉向與病毒共存，促使企業也積極找尋未來工作模式的應對之道，根據KPMG 2021 CEO Outlook調查，超過三分之一的CEO表示，他們的組織讓大多數員工每周至少兩天或更長的時間進行遠距工作。
陳秋正指出，經過去年的試驗後，應該有不少人感受到還是必須有固定的工作場域，定期讓團隊成員在一起，才能夠凝聚團隊的向心力以及工作團隊的能力。而且與客戶洽談業務時，也不會希望客戶在會議時聽到小孩哭鬧或是寵物吠叫聲等有失專業的情況，最終還是會選擇到實體辦公室，「這也是為何混合辦公受到各國企業青睞的原因。」
他觀察，對於歐美各國企業，混合辦公很可能是一個長期趨勢，而台灣企業則還需要一些時間觀察。「主要挑戰還是來自於台灣有不少企業主不放心員工遠距／在家上班。其實臨近的日本企業也有類似的思維，他們希望員工進辦公室辧公，卻同時也需要因應疫情，因此發展出『衛星辦公室』的概念，也值得企業借鏡。」
所謂的衛星辦公室是指除了總公司之外，還會在其他鄰近的郊區設置分部據點，如此一來，原本居住在鄰近郊區的員工就無須花費大把時間與交通費用在通勤上，而是就近在分部據點上班，工作內容也不會因此有所變動。舉例而言，假設企業辦公室就位於台北101辦公大樓，因位處於信義商圈，租賃費用較高，但有許多員工是從鄰近三重或汐止地區通勤上班。這時便可以縮小總公司的坪數，但同時在汐止與三重都設置一個分部據點，以便讓住在三重、新莊、蘆洲或是南港、汐止的員工都可以就近到分部據點上班。
「這麼做的好處是企業還是可以有一個實體的工作空間可以凝聚員工，而且也可以藉此測試當員工開始分散到不同辦公室時能不能夠持續運作，」陳秋正指出，如果在這種作法下，員工無法彼此協作，那麼遠距／在家上班也就更不可能實現。
端點防護比核心重要
全球已有愈來愈多的企業著手打造更靈活的工作環境，然而，這樣的變革也可能讓企業面臨比以往更多的資安風險。允許員工從各地連線使用公司的應用服務、資料以及機敏資訊，雖然提供了靈活性，卻也增加了駭客攻擊與威脅的機會。
「一旦採取混合辦公，端點防護就會變得比核心還要重要。傳統的工作模式下，由於員工都在實體辦公環境，在中心化架構的資安防護下，根本無須考量外在環境。然而混合辦公時，許多電腦設備都分散在各地，如何更新防毒軟體，確保資安修補檔已經完成安裝？」他提到，如果企業現今是把防毒軟體的閘道器指向公司的防毒軟體伺服器的話，在混合辦公的環境下，可能就要指向供應商或是雲端服務供應商，並且設定一些強制規範，例如沒有更新資安修補檔就不允許連線進入等等設定。
KPMG安侯建業聯合會計師事務所資訊長陳秋正指出，一旦採取混合辦公，端點防護就會變得比核心還要重要。
KPMG目前的作法是採用Defender防毒軟體，導入雲端服務的好處是可以直接透過網際網路來執行更新，而且是強制執行無法刪除。另外也會藉由網路存取控制（NAC）來管控，如果員工沒有完成安全更新，就沒有辦法連線進入公司環境。除此之外，也把內容過濾（Content Filtering）應用到端點上，檔案分享一律使用企業提供的環境，如果員工要使用非規定的檔案分享空間，就會被阻擋下來。
「如果不想太過複雜，最簡單的方法就是採用VDI方案。」陳秋正認為，中小企業礙於人力與預算成本，不管是系統的數位化或是在企業文化方面，都會面臨較大的挑戰。不妨可以從幾個面向慢慢往混合辦公發展，例如先測試長期異地辦公的可行性再逐步推展到混合辦公；或者是讓高階主管先採用雲端VDI方案，再慢慢擴散；又或者從各個部門中遴選員工來試驗，再一步步往混合辦公邁進。