協同功能更全面 企業訊息溝通無礙

2011-01-25
行事曆與會議行程安排
行事曆與會議行程安排幾乎是必備的功能,也是企業最常用的協同功能。對個人來說,這兩者可以有效掌握時間運用,對於群組、組織而言,這兩項功能更有助於共同行程安排。采易資訊系統業務經理李昆龍舉例說明行事曆與會議行程的妙用。

▲ 行事曆與會議行程安排是企業最常用的協同功能。(圖片來源:采易資訊系統)

他表示,要讓部門內所有成員開會,並不是一項容易的事,早期發起人要先發一封內部信件給所有成員,再由同仁一一回覆許可的時間,光是要比對在那個時間點有空,就要耗費一番工夫,現在只要將部門的行事曆彼此分享、借閱或調閱,就能快速掌握整個部門或團隊的行程,將多人的行事曆整合到一個視窗之後,主管還可以立即重新安排團隊成員的行程以提高工作效率。「安排每月會議也是同樣簡單,會議編程能夠即時掌握最近行程,以作為最佳會議時間的安排。」

通訊錄∕群組管理
在群組協同工作中,通訊錄的分享與管理也是企業相當看重的一環,部分解決方案會把通訊錄單獨列為一項功能,但有些則包含在群組管理的模組之中。群組管理顧名思義是可以為群組設定存取權限,例如管理者、文件擁有者或是小組成員,對工作需求原本就不同,這時就可以分別給予群組專屬帳號來加以管控。

Openfind產品經理廖享進提到,網擎的群組管理模組包含可群組權限控管公用通訊錄與公用檔案匣。「企業銷售團隊有時候會進行產品線的移轉或變動,若是在移轉的過程中,沒有辦法也將客戶的資訊一併交接清楚的話,對於承接的銷售團隊以及企業營運多少都會有些影響,群組管理可以降低這類情事發生,例如銷售團隊A想通知銷售團隊B所有訊息,只要寄給銷售團隊B所屬的網域,那麼銷售團隊B底下的組員都可以接收到信件。」

共享資料夾
類似共享資料夾的功能也有業者將之稱為網路硬碟,主要提供使用者一個與Webmail連結的分享空間,可以放置各式文件資料,例如產品型錄、簡報資料等等,當使用者要查詢資料時,就可以透過瀏覽器取得。

▲ 把檔案放到文件共享區,就不怕遺漏。(圖片來源:眾至資訊)

眾至資訊產品經理王建忠指出,企業員工一定遇過出差時才發現一份重要檔案遺漏在公司電腦裡的情況,在手上沒有複製的檔案資料的狀態下,勢必得情商公司同事打開公司幫忙開啟電腦幫忙轉寄,但如此一來私密文件被瀏覽的可能性就大增,如果放到文件共享區,就不怕檔案遺漏的情況。

「當然,資料一旦開放分享,就會有機密外洩的疑慮,這個時候就要對共享資料夾進行權限控管。」他說明,一般使用者在上傳文件的時候可以選擇只能下載、不能刪除或重新命名,開放所有使用者權限,以及檔案不開放分享、只能自己讀取等三種模式。依照文件的屬性,透過權限的管控來達到防範資料遺失或損毀的目的。

電子報應用
不同的解決方案對於電子報功能有不同的重點,有些是設計電子報發送系統,作為行銷宣傳的方式,例如新產品上市消息、客戶維繫或是在設備更新檔發布時,透過電子報將更新檔寄送給產品使用者。另一種方式,則是作為資訊分享之用,不管是企業自己訂閱電子報或是發送內部電子報,管理者都可以定義一個群體電子報帳號,並且指定那些使用者可以閱讀電子報的內容。

Openfind產品經理廖享進指出,電子報的管理是許多IT管理人員的痛點,為了分享這些訊息,系統很可能因此而停頓不少時間,造成郵件收發延遲,因為轉寄一份電子報若是有1MB的話,發送到全公司每個人,硬碟容量馬上就被消耗不少,「群體電子報帳號讓管理者定義群體電子報的帳號,並且指定那些使用者可以閱讀電子報的內容。如此,只要發出電子報,所有組織內的人都可以看到同一封信,但實際在伺服器上只佔用一封信的空間大小,主要目的是為了減少電子郵件中重複訊息而設。」

其他功能
除上述幾項較常見的功能外,也有一些有趣的功能值得分享,像是任務管理功能就很適合運用在專案執行時,任務中可能也有分成主任務或子任務,子任務的完成日會自動累加到主任務,透過這個機制就可以掌控專案的完成進度,配合任務預定的截止日期與完成日,就能夠一目瞭然。另外,討論區的構想也很有趣,不想讓往返的郵件變成沒有效率的討論,總是得在眾多的郵件中找蛛絲馬跡,放在討論區的效率就比信件往返高上許多,而且還可以進行知識累積。(更多精彩文章請參閱網管人第60期﹚

▲ 討論區的構想也很有趣,不想讓往返的郵件變成沒有效率的討論,放在討論區的效率就比信件往返高上許多。(圖片來源:Openfind)

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