雲端辦公室必須從使用者角度出發，隨著愈來愈多人使用行動裝置來處理公事，雲端辦公室所提供的服務必須讓使用者無論是透過電腦、手機或瀏覽器都能獲得一致化的體驗，隨時隨地滿足工作所需，如此才能為企業帶來更高的生產力及競爭力。
行動辦公趨勢日益明顯。根據IDC估計，全球行動工作者到2015年將超過13億人，佔所有勞動人口的37.2%。企業為了滿足行動工作者希望能夠隨時隨地存取工作所需的文件、應用程式，又要符合內部的流程政策，勢必得思考合適的策略，導入雲端辦公室系統也成為頗具可行性的選項之一。依據Gartner近期預測，2015年上半年可望開始出現企業大規模移轉至雲端辦公室系統的熱潮。
雲端辦公室並非一個新興應用，事實上，不少企業所使用的電子郵件及PIM系統早就已經位於雲端。然而行動工作者需求不僅止於單一的電子郵件，包括能夠提升生產力的工具，如協作入口網站、即時訊息及會議功能在內的自助式服務，以及行政…業務需求，像是人力、財務、文件以及專案管理等等，都是平日辦公室常見的應用。
群環科技產規事業二部資深協理盧樹屏指出，雲端辦公室必須從使用者角度出發，隨著愈來愈多人使用行動裝置來處理公事，雲端辦公室所提供的服務必須讓使用者無論是透過電腦、手機或瀏覽器都能獲得一致化的體驗，隨時隨地滿足工作所需，如此才能為企業帶來更高的生產力及競爭力。
從生產力工具 到專案流程
為了因應企業未來轉往雲端辦公室系統的需求，不少業者已經推出相關的配套方案。例如Google Apps包含有Gmail、Google日曆、Google文件、 Hangouts視訊會議、Google協作平台等協作應用程式，在台灣已有許多企業用戶；微軟Office 365內則包含可用來編輯與修改文件的Office Web Apps、協同作業的SharePoint Online、提供即時訊息溝通與線上會議的Lync Online、整合管理電子郵件與行事曆及連絡人的Exchange Online，以及辦公室應用軟體Office Professional Plus等。
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| ▲ 微軟Office 365套餐服務簡表。（參考售價為2013年8月資料） |
捕夢網數位科技所推出的雲端辦公室方案則囊括行政類與非行政類的應用。行政類包含人力管理（出缺勤）、財務管理（請款…採購流程）、生產製造流程等。而非行政類則包括文件管理（合約…報價單）、專案管理（流程管控所需的KPI…績效考核），未來還會推出CRM客戶關係管理以及財會系統。
此外台灣還有不少軟體業者開發個別的雲端辦公室應用，包括由新人類資訊科技推出的WebEIP，一等一科技也發表訴求以入口網站、工作流程及文件管理三大領域，提高企業營運效率的U-Office Force雲端辦公室。叡揚資訊也有Vis-a-Vis愛報告與VIdegree雲端客戶關係維繫服務系統。這些方案都是針對企業需求而設。
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| ▲捕夢網數位科技技術長趙永弘提到，捕夢網的作法是提供企業多樣化的功能選項，卻以較低的投入成本來滿足中小企業不同的需求。 |
捕夢網數位科技技術長趙永弘認為，以目前市面上所推出的雲端辦公室方案來看，其範疇相當廣泛，舉凡公司內部目前所使用的應用程式，都可以藉由雲端辦公室來提升工作效率，並且達到無紙化與一致化的目的。「例如雲端備份，在我們來看也能是雲端辦公室的一環。由於每一家中小型企業都有重要的職務，這些員工平日所接觸與生產的資料相對重要，企業就可以選擇雲端備份功能，平日就可以自動化地進行差異性備份，來做好資料保護。」
投資化整為零 企業更輕鬆
仔細分析目前雲端辦公室所提供的方案，多數都是在一般企業內部環境可以看到的應用。趙永弘分析，差別是企業能不能有足夠的預算與能力來管理與投資這些方案。例如電子簽核或是ERP等系統，對於中小企業而言，往往負擔太大，「租用雲端辦公室的好處就是可以依照使用者的多寡來彈性租用，而無須在一開始就購置一套大型的應用系統，要一家只有20人的中小企業去部署一套甲骨文的ERP系統，聽起來就是不太有意義的作法。」
也因此，捕夢網的作法是提供企業多樣化的功能選項，卻以較低的投入成本來滿足中小企業不同的需求。例如以簽核系統來串接企業內部整個流程，然後再依需求加上其他的功能，像是文件管理或檔案管理功能等等。他提到，捕夢網的計費模式是以使用者為計算單位，假設一家10人的中小企業需要簽核系統，那麼一個月費用就是3,000元，平均每人為300元，而後若是需要差勤系統，則每個人再多加100元，亦即二項功能使用起來，每個月只需支付4,000元。而且捕夢網每個還會開設教育訓練課程，免費讓企業人員上課。
完整在地支援 降低管理負擔
除了成本之外，群環科技產規事業二部資深協理盧樹屏則提到，對於企業來說，運用雲端辦公室還必須滿足多項條件，包括雲端產品與現行使用系統的相容性、使用者是否必須改變使用習慣來遷就新操作模式、員工出差到國外時是否能順暢地使用，以及能不能降低管理的負擔。
他解釋，軟體服務之所以必須是使用者正在使用或甚為熟悉的方案，原因在於一方面可以省卻重新教育訓練的問題，二來與企業內部系統的整合度也較高，「事實上，不熟悉的介面與文件相容性問題往往會為企業帶來許多時間成本的支出。」
「另外降低管理負擔也是很重要的一點。設備的維護與管理向來都是IT人員一項很大的挑戰，如果每次版本更新或是修補程式都要由IT人員一台台完成，光是這些工作時間的耗費就很驚人。而微軟Office 365的好處就是隨時都是使用最新版本，完全無須自行修補程式，這些微軟全在後端幫企業用戶打點好，而且管理介面也相當簡單。」盧樹屏說。