E-mail是企業e化運行過程中最方便的溝通工具，但許多的管理問題也是由此產生。對於不同郵件訊息的屬性，建立好符合組織IT法規的配置，就能夠讓正確的訊息出現在適當人的信箱。其實，只要善用Exchange Server 2016，就能夠將這一切打理好。
人與人之間的相處最難處理的就是溝通問題，也因此有許多事情並非是透過面對面的交談才能講清楚說明白，反而得藉由文字的敘述，才能夠讓事情的真相更加透徹，或是化解一些可能因語氣或表情動作所造成的誤會。總之，若懂得善用中英文字與各種詞彙之美，就可以讓各種往來的表達過程更加圓融。
只是人與人的溝通方式，一旦進入到企業組織，似乎就會變得更加複雜，因為只要團隊成員之間溝通不良，就會造成作業效率不彰、生產力下滑等問題，若是發生在與合作夥伴或顧客之間的溝通不佳，則會直接影響到營運績效。
為了解決與預防上述問題的發生，必須要有多元的溝通方式來因應不同情境的使用需要，這包括電話（手機）、簡訊（SMS）、即時訊息（IM）、電子郵件（E-mail），其中E-mail肯定是企業中使用最頻繁的溝通工具，它的使用率甚至超越了隨身攜帶的行動電話。
既然E-mail已成為了企業組織中最常使用的溝通方式，那麼它對於「溝通」這件事，有沒有什麼問題是值得IT單位注意的呢？除了可能因此而遭到外部採社交手法的黑客攻擊、網路釣魚、木馬入侵等資安威脅之外，還有許多通信方面的行為控管，肯定會讓IT單位大傷腦筋。
舉例來說，針對個人敏感資訊的傳遞控管，例如信用卡號碼、身分證字號，該如何有一套有效監控方案來解決這一方面資訊的流通問題。接著，人員間的E-mail傳遞是否需要針對特定目標對象制訂一個審核機制，以避免不當的訊息內容被傳遞出去，例如總經理的信箱或是某個重要客戶的外部信箱。
上述的問題看來是需要的一套前置的監控方案來加以解決，而對於已經發送或接收的E-mail，若事後才需要進行特定訊息的追查與追究，則是需要一套後置管理的解決方案。
這一類問題就好比有員工發送了有損公司商譽的E-mail訊息，外洩了某一些如研發、工安、財務、人資方面的機密訊息等等，而且原始訊息可能已經被發送者徹底清除了，該怎麼辦呢？
面對上述問題，IT單位需要的並不是一些只能頭痛醫頭、腳痛醫腳的零散方案，而是一個能夠同時解決前置與後置需求的E-mail訊息與行為控管方案。其實，這些早已經通通內建在Exchange Server 2016之中，無須另外耗費預算整合第三方產品。
TOP 1：Exchange Server 2016法規遵循方案的特點介紹
Exchange Server發展至今，無庸置疑已是全球眾多訊息平台中針對訊息控管能力強而有利的解決方案了。遠的不說，就先來了解一個最簡單但卻很實用的功能，那就是如圖1所示的「傳遞回報」查詢功能。
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| ▲圖1 傳遞回報查詢。 |
「傳遞回報」的查詢功能能夠讓系統管理人員隨時隨地查詢到某些信箱曾經接收或者傳遞過給特定人員的E-mail，重點是類似的功能也出現在使用者的Outlook on Web網站介面之中，方便使用者查詢曾經發送的某封E-mail是否已經真的傳送出去。
上述的「傳遞回報」查詢只是基礎的郵件追蹤功能，其實從Exchange Server 2010版本開始，Microsoft便已經在E-mail收發傳遞的控管上加入了一些法規遵循政策管理的功能。
到了Exchange Server 2013和Exchange Server 2016推出後，又加入更多嚴謹的控管機制，這包括了以下幾項有關訊息政策與法規控管的功能：
·就地封存（In-Place Archiving）：此功能可讓用戶端使用者不必再自行使用傳統本機電腦中Outlook的.PST檔案來做為E-mail封存的儲存位置，而是改由系統管理者透過伺服端封存信箱（Archive Mailbox）功能的賦予，讓所有需要的使用者，能夠直接透過Outlook或Outlook on Web（原為OWA）來方便存取。
·就地保留和訴訟保留（In-Place Hold and Litigation Hold）：企業中往往某些人員的信箱中經常會有許多敏感資訊，像是業務或研發方面的機密訊息。為了確保企業自身的商業利益受損，便可以針對這些特定人員的信箱完整保存其所有的郵件訊息，倘若往後發生法律訴訟方面的事件，便能夠隨時取得這些訊息內容。
·就地探索（In-Place eDiscovery）：方便系統管理者能夠以最簡單的操作方式進行橫跨Exchange組織信箱資料的有條件式搜尋，並將其搜尋結果的訊息儲存在指定的探索信箱內或是匯出至.PST檔案。