整合個人通訊及企業聯絡
讓訊息交換更快速

早期便已經導入VoIP解決方案，藉以整合電信及數據網路，透過VoIP能夠提供的集中式架構與節費能力，提高各單位間的通訊效率並降低成本。但隨著業務量增加，而員工間不單只是言語上的溝通，更多管理、開發乃至於生產的業務項目都需要彼此協調合作，單只有VoIP便顯得無法滿足所有溝通需求。  

在還沒有導入微軟Office Communication Server（OCS）之前，BenQ則是利用個人端各項免費的即時通訊軟體，作為輔助文字溝通上之用。  

資訊政策中除部分特殊事項之外，也不限制與規範公司員工如何使用即時通訊軟體，藉以解決通訊部分的需求。  

BenQ的資訊架構相當集中化，主要的應用服務及技術支援都位於營運總部之中，因此各外部據點遇到問題時，都需要資訊部門同仁的協助。  

▲「OCS能夠將企業環境所需的應用服務整合起來，」資深經理王汝素表示，「透過網路共同組成的協同平台，可以節省成本、提高工作效率，同時讓不同地區的員工互動更密切。」

雖然採用即時通訊軟體可以解決燃眉之急，但是依然存在著許多問題。  

「最大的問題在於無法得知對方目前狀態，」王汝素表示，「雖然MSN等即時通訊軟體都可以顯示基本的狀態，但整合性卻不足。最主要的技術支援還是得由營運總部這邊執行，因此能夠快速且便利的通訊架構是相當重要的。」  

而OCS的狀態顯示（Presence）功能就顯得相當重要了。「在導入OCS之後，我們只需要開啟Communicator，就可以知道對方的狀態，」王汝素說明，「甚至我們可以在狀態中看到他的公開行程，以及用什麼方式聯絡他比較方便。」  

導入OCS強化通訊整合性  

OCS最大的強項在於單一且集中的管理架構與通訊平台，能夠有效整合公司現有及未來會導入的各項通訊服務，無論是電子郵件、VoIP系統或是即時通訊，都可以很輕鬆地透過單一介面完成，對時常需要利用不同工具聯絡的同仁而言，無疑是一項相當優秀的解決方案。

「BenQ原本就為了節費及整合通訊架構，而導入VoIP解決方案，」王汝素說明，「與其他方案不同，OCS可以利用軟體方式介接現有的VoIP架構，不需要疊床架屋，就能夠融合各種通訊管道，建置與管理更為便利。」  

BenQ的資訊導入速度相當快，在資訊部門安裝測試兩個禮拜之後，接著便會推廣至台灣各據點，最後則遍及全球各單位。「目前OCS導入狀況相當良好，」王汝素表示，「公司內同仁對OCS提供的功能都相當滿意。」在整個導入過程中，王汝素感到最特別的是整合性相當高，在確定開始安裝測試到與PBX整合的時間相當快速，很容易上手。  

BenQ資訊部門中兼有數據與電信兩方面專長的人才，「當初導入VoIP之時，我們就將學有專長的技術顧問轉納入資訊部門之中，」王汝素說明，「無論是語音網路或是數據網路，都應該歸屬於資訊部門管理，這樣才能提供更好的整合與服務。」  

整合更完整，導入更順暢  

目前導入OCS最大的優勢是將原先需要外部伺服器的即時通訊系統，轉而由內部管控，並與線上即時會議整合，讓所有同仁不但可以即時得知聯絡人的線上狀態，更能以更簡便方式溝通，或是即時召開線上會議。  

「會導入OCS最大的原因就是因為即時線上會議的功能相當良好，」資深經理王汝素表示，「過去BenQ要召開線上會議只能透過NetMeeting方式，需要較大的頻寬才能提供良好的效能，同時需要較多的學習過程，使用較為不便。」而在導入OCS之後，召開線上會議的動作變成相當簡單，只需要簡單用滑鼠點選，就能夠立即啟動會議，在邀請其他同仁參與時也更為簡便。  

王汝素接著指出，藉由OCS良好的壓縮技術，可大幅降低通訊時所需的頻寬，就算主管出差在外，也可以透過飯店提供的網路服務召開會議，而不會有任何延遲或跳動的發生。  

「導入之後對資訊部門的同仁而言，最明顯的感覺是各種事件的回應速度更快了，」王汝素笑著表示，「並且透過各種不同裝置的協助，我們幾乎24小時都能應付各種問題。」  

「雖然所提升的效率難以用量化的方式表示，」王汝素認為，「但到目前為止我們可以發現資訊部門同仁可以更快地解決所遇到的各種狀況，也因此有了更多的時間可以去開發研究更多更新的應用服務，提供公司同仁更好的服務品質。」