隨著行動工作者日益增加、工作與生活疆界日益模糊，數位轉型加速，員工亟需以更有效且靈活的方式來提升生產力、加速溝通與協作效率。而另一方面，世代結構的改變以及企業期盼吸引數位創新人才的想法，也帶動工作空間的轉型。
三面向看工作空間轉型難題
台灣理光常務董事許博惇認為，企業在工作空間轉型中正面臨到諸多挑戰，一方面在IT消費化、員工自帶設備（BYOD）、社群媒體帶來的使用習慣改變等因素之下，行動工作者愈來愈多，工作與生活也愈來愈無法區分，工作空間、協作工具以及使用習慣的界線已日漸模糊。舉例而言，在企業辦公環境中經常可見員工將日常的溝通習慣帶進公司，企業雖然提供Skype for Business、Jabber等公務用的協作工具，但員工依然保有使用LINE溝通的習慣，經常會在LINE上傳送文件或是報價單，「問題在於這些溝通紀錄並不會出現在Skype for Business或Jabber等公務用的協作工具上，再加上LINE有存取時間的限制，等到時間一過，紀錄根本無從找尋。而這可能帶來無法稽核的問題，當一年半載之後，要再回頭追溯便很有難度。」
另一方面，90後、00後已開始進入職場，這些數位原生世代更習慣觸控操作，以數位化工具來提高生產力，但是決策者依然保持原來的習慣，而且也沒有這麼深的數位體驗，使得世代之間有著嚴重的數位落差與衝突。甚至還有不少公司根本文件數位化都還沒有完成，更不用談如何進行文件的分享或交換，距離遠距工作者如何存取文件並確保安全性的議題還有長遠的進步空間。
即使已經導入數位化工具，卻因為效能與體驗不彰，使得企業必須不斷找尋替代方案，最終使得操作愈來愈複雜，台灣理光商務空間規劃顧問事業處業務處長許盛理舉例說明，「台灣有七成已導入視訊會議方案的企業，最終還是離不開會議電話（八爪魚），原因便在於聲音的品質無法達到要求，需要會議電話的輔助。」他提到，其實視訊會議還存在不少的挑戰，例如企業內部可能有多款視訊會議系統，但是卻無法彼此進行整合；企業在採購初期只想著內部使用，但卻忽略了企業也需要對外部進行溝通，結果導入的方案只能SIP對撥無法協作；以及現今視訊會議系統在簡報互動上往往只能單向溝通，無法註記與協作等等。
多元方案建構企業協作環境
顯然地，想要營造好的數位協作環境，人、空間以及科技三者缺一不可，而這也是台灣理光（Ricoh）致力的目標，本著提供給企業不管是任何時間、任何地點都能溝通無礙的信念，理光以數位文件資訊安全、工作場域的資源管理（Workplace Resource Solution，WRS）、擬人化接待櫃台、文件數位轉型以及視訊會議系統，來協助企業建構溝通無礙的協作環境。
數位文件資訊安全主要為了解決企業敏感性資料的問題。在數位工作場域中，文件的電子化與分享已成為必要的溝通模式，但如何兼顧安全一直是企業關注的話題，以文件列印掃描為例，過往企業需要事先定義機敏關鍵字眼，一旦發現後系統便會回報，這種後稽的機制在金融業與製造業相當常見。然而，機敏字眼會因時間而有所改變，對此，理光也加入了人工智慧技術，能自動地累計最近頻繁出現的字眼，並且回報有哪些關鍵字出現頻率超乎異常。
隨著物聯網的興起，透過感測器的監控也能讓工作場域的資源進行最佳化的管理，就以視訊會議室來說，一間會議室平均建置成本是20至30萬，還不包含大樓的租金，如果公司大樓原本是10間會議室共300坪，透過好的管理工具最後只需要8間會議室250坪的空間，在租金、裝修以及維護上便能省下不少成本。
許博惇指出，工作場域的資源管理在未來將會愈來愈重要，流程高度電子化帶來的好處是可以進行更好的資源分配與節能。不只是辦公室的空間，連公共資源，像是車位、燈光、空調，都可以透過API整合到系統內，像是IT人員可以指定座位，假如某個座位都沒有人來上班，就可以直接關燈，甚至從刷臉上班到進入座位都可以自動派送，這是理光未來希望達到的願景。「除了帶來效益的提升外，還涉及到綠色節能。高度自動化的背後是物聯網技術，當IoT把所有的電燈、影印機或其他物件都串連起來時，除了有效、好管理之外，資源還可以動態的調配。以影印機為例，現今理光的產品已經做到只有人員經過時才會啟動，其他時間就會自動休眠，透過簡單的感測器、連網的控制與人機互動，最後是帶來綠能節電的效益。」
另外，在視訊會議方案中，理光解決方案克服了現今多數企業面臨的難題，結合了無線網路功能，除了可以使用個人行動裝置或透過桌上型電腦、NB進行視訊會議之外，由於其僅僅只有A4大小的輕巧設計，因此不用限制在單一會議室，使用者可以隨時將它可攜至任何地點，只要接上電視螢幕或投影機便能透過網路進行視訊會議。有鑑於企業對於成本有所考量，理光也推出UCS Advanced理光雲端會議室，協助企業更彈性地部署。另外，理光還提供互動式電子白板來解決簡報協作互動的難題。
數位化並非用於取代而是提升效率
他強調，並不是導入了數位化工具，就意謂著已經打造好數位化工作場所，事實上，若是企業導入自動化與流程化只是為了節省成本，而沒有辦法把好處回饋給員工，員工並不會欣然地接受，最終工具無人使用，生產力自然無法提升。而新興技術的發展目的是為了提升協作效率，而非取代人的角色，人與人之間的互動還是需要有溫度，透過輕度的自動化機制讓員工能夠有更多的時間轉向策略性思考，將更有助於企業的數位化轉型。
台灣理光常務董事許博惇（左）認為，工作空間、協作工具以及使用習慣的界線日漸模糊，將使得企業在數位化工作空間的過程中面臨更大的挑戰。右為台灣理光商務空間規劃顧問事業處業務處長許盛理。