在行動裝置蓬勃發展、即時通訊與社群網路崛起、文件共享需求激增，以及視訊與語音功能頻繁運用之下，企業內外部的溝通與協作已徹底翻轉。如今，協同合作平台已經成為企業應用軟體兵家必爭之地，業者只要能在這個領域勝出，就能展現未來5年甚至是10年內對企業協同合作與溝通的優勢影響力。
企業組織的溝通變革在近一兩年成為熱門的話題。許多專家、媒體也紛紛探究原因，就技術與趨勢面來說，行動裝置蓬勃發展、即時通訊與社群網路崛起、文件共享需求激增，以及視訊與語音互動，均影響著部門、組織乃至於員工個人的協作習慣。但實際體現在生活與工作上的溝通落差到底有多大？華爾街日報曾經這麼說，對於青少年或Z世代的人來說，電子郵件已經成為一種「成年禮」的儀式，他們喜歡藉由即時訊息溝通，而發送電子郵件則是為了與「大人或老一輩的人」溝通，在許多Z世代心中，第一次發送電子郵件，就象徵著自己已經是一名成年人。
這是一個很有趣且值得觀察的現象，也是現今企業正在面臨的挑戰。新一代的工作者、顧客與合作夥伴已經習慣使用各種通訊協作工具來進行溝通，從簡訊、即時通訊到Facebook乃至於各式各樣類似的通訊App。這種即時、片段且非正式的溝通模式已經內化成為習慣，對年輕世代來說，寄送電子郵件給朋友是個很奇怪的行為。
供應商雨後春筍積極布局
儘管，電子郵件現今仍是企業主要的協作工具，但Z世代終究還是會進入到職場成為企業勞動力的生力軍，這也是供應商們正積極地布局企業協作市場的原因之一。光是從去年至今，雲端大廠如Google、Facebook以及微軟也都相繼主打企業協作市場並推出解決方案。
除此之外，在北美市場表現亮眼的Slack、以CRM/SFA聞名的Salesforce、IT大廠IBM與思科以及國內多家業者例如互動資通、源思科技、棣南、叡揚、贊雲、Alcatel-Lucent、宏碁、WorkDo，乃至於郵件方案供應商Openfind甚至NAS儲存業者群暉也都把溝通協作視為重點的發展項目。
互動資通創辦人郭承翔相當看好企業協作市場，他認為國際大廠的加入一方面突顯了企業協作市場的重要性，另一方面也會加快企業接受速度，預計未來將會有愈來愈多的業者投入，而隨著導入客戶數增加，討論的議題也會愈來愈深入，並且吸引更多企業採用。
由下而上帶動部署需求
企業協作工具當然並不只限於提供「Chat」這類聊天的功能，事實上，它還拓展到應用協作、檔案分享與同步、專案管理以及整合通訊等範疇。這樣的演變其來有自，當愈來愈多的企業採取分散式的協作形態，員工、客戶與合作伙伴可能基於Slack或WeChat這類的訊息或聊天工具，各自建立協作管道；採用Google這類的雲端服務業者以及應用程式供應商SAP的協作服務；也可能使用Box和Dropbox這類檔案分享與同步解決方案，或者使用Wrike等專案管理工具軟體來進行協作；其他還包含語音通訊、視訊會議以及團隊合作等等。在多種不同協同工具中，IT人員將面臨管理難題與「影子IT」挑戰。這也是為何，企業協作自然而然地形成了一個利基市場，許多供應商紛紛希望能夠做到在單一平台下或工具下，提供給企業一個簡單、易用、安全且能夠囊括企業所需的解決方案。
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| ▲ 企業協作供應商正面臨到主要應用協作、文件協作、工作管理、團隊訊息以及整合通訊等市場的激烈競爭。（圖片擷取自https://clouddamcdnprodep.azureedge.net/asm/969047/Original） |
去年底，獨立研究機構Forrester Research針對企業協作市場，曾經發表一份「The Forrester Wave: Enterprise Collaboration, Q4 2016」調查報告中，文中明白地指出，企業協作供應商正在幾個融合市場激烈地競爭，包含主要應用協作、文件協作、工作管理、團隊訊息以及整合通訊等等，由於供應商們經常具有相同的價值主張，往往在功能面也有所重疊，使得市場競爭愈益激烈。
台灣微軟Office行銷事業部資深產品行銷協理張立業觀察，企業協作市場已經成為兵家必爭之地，只要能在這個領域勝出，就能展現未來5年甚至是10年內對企業協同合作與溝通的影響力。「企業協作市場其實是由企業內部驅動而來的需求，企業勞動力需要年輕的優質人才進入職場，他們平常的生活環境就是在各式各樣的協作工具裡溝通，進入到職場之後自然也會渴望擁有同樣的體驗。這與傳統由IT主導部署，強制要求使用者採用的情況迥然不同。」
以人或團隊為設計中心
如果要細分解決方案，企業協作工具之間還是有些異同之處。相同的是，它們都匯集了一種以上的協作模式，常見會包含社交媒體、文件檔案共享、即時通訊功能以及語音視訊等功能，而且多數解決方案都是在單一平台或環境之中，囊括企業協作所需，運用類似LINE或Facebook等簡單易用的操作介面與簡化的工作模式，來協助企業提高生產力。
不同的是，部份方案會納入群組的概念，適合用於團隊討論，或者提供企業流程表單如人事請假系統，來減化作業流程。也有業者從專案管理出發，專門設計用來管理專案的執行進度、查看圖表、存放檔案並且在專案中運用即時訊息來討論。而原本提供辦公室應用服務的業者，則是匯集了傳統與新興的協作工具，一併提供企業選擇。
「New Way to Work是IBM看待新型態協作溝通模式的解讀，」IBM Watson認知運算、協同合作暨人才管理解決方案業務協理許堯睿認為，唯有以人或團隊為中心，拓展工作上所需的協作工具，才能因應企業內部複雜的需求。
企業採用率仍有進步空間
儘管企業協作市場正在快速發展，愈來愈多的供應商也湧進市場，但台灣市場的現實面卻是企業追趕不上這波新的協作潮流，一方面許多企業領導者對於新形態的協作溝通模式依然抗拒，而另一方面，有些企業主則不願意花費成本來打造好的工作體驗。已經有多位專家同時提到，對於台灣企業而言，企業協作與溝通工具是Nice to Have選項，部份企業一聽到成本預算就直接打退堂鼓，只有具有前瞻觀點的企業或是前一萬名較大規模的企業，才願意透過新興的協作平台來創造更大的價值。
鎖定在中小企業協作市場的共度科技，在推廣WorkDo前期也遇到不少的阻力。共度科技產品經理賴建宇分析，主要是企業內部已經習慣性地使用LINE及WeChat等現成免費社交軟體來作為企業內部的溝通管道。另外，在企業內部管理及任務指派部分，基層員工比較難感受到使用協作工具的好處，因此誘因較小。在實際的推廣上，必須透過管理階層的強制力，加上讓基層員工也能理解跟享受到使用協作工具的好處，才能提高企業接受度。