不管企業決定採用哪一種方式部署企業級雲端檔案存取與共享服務，瞭解現有環境，並且做足事先的規劃，才能找到最契合的解決方案。
隨著愈來愈多的供應商加入，企業對其產品功能以及架構選擇也愈益多元化，對於IT組織來說，如何選定最合適的解決方案，創造一個行動化的工作環境並且滿足企業需求，是現今許多對於雲端檔案存取與共享服務感到興趣的企業所關心的議題。
租賃或自建因勢制宜
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| ▲網擎資訊研發協理黃建嘉提到，自建最大的好處在於管理，同時也能提供彈性多樣的資料備份機制。 |
部分雲端檔案存取與共享服務供應商為了符合各式企業需求，分別提供租賃以及自建兩種選項來因應。簡單的區隔是，倘若企業規模小，且無足夠的IT人力可自行管理，那麼租用企業級的雲端檔案存取與共享服務是較妥善的作法，但反之，如果企業對於檔案的掌控要求高，IT人員又有足夠的技術能量，在企業內部署一套雲端檔案存取與共享服務解決方案就很合適。
網擎資訊研發協理黃建嘉提到，企業常喜歡把租賃與自建的成本拿來比較，當然在企業部署一套雲端檔案存取與共享服務解決方案的初期成本一定遠高於租賃費用，而且導入過程也需耗費一些時間，但如果以長期攤提來計算的話，兩者的成本其實相當接近。而自建最大的好處則在於管理，例如帳號管理、行為控管、監控稽核等等，都能與企業內部原有的系統整合，而且在資料保存方面，自建環境也可以提供彈性多樣的資料備份機制。
事前瞭解以完善規劃
然而，不管企業決定採用哪一種方式部署企業級雲端檔案存取與共享服務，瞭解現有環境，並且做足事先的規劃，才能找到最契合的解決方案。而首要之務，就是必須確定企業政策與長期規劃藍圖。
確立未來需求藍圖
對於企業來說，雲端檔案存取與共享服務只是視為單一功能，抑或打算以雲端檔案存取與共享服務作為日後應用服務的平台？這兩種不同的思維，對於解決方案的選擇就會有不同的標準。若是前者，任何一種能夠提供企業級資訊安全與管控機制的服務、可提供IT人員權限管理與驗證規則的解決方案，都可成為選項之一。但若是後者，業者能不能證明技術能力可以跟上企業需求，提供足夠的支援，便是一個很大的考量要點。
華碩雲端總經理吳漢章指出，企業級雲端檔案存取與共享服務有一個很重要的使命，那就是讓資料透通。資料如果不透通，未來企業不管推出哪一種應用都會很難順暢。而在這個基礎之上，企業倘若不只希望取得Dropbox-like的服務，而可能規劃往後的第二步或第三步，像是建立自動化知識平台（Knowledge Automation）或是結合VDI等等，那麼整合問題就必須在一開始就先設想好，「考量哪一家業者可以跟上企業成長與需求的腳步，這才是往後企業可以藉此降低負擔的地方。」
是否重建檔案伺服器
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| ▲ 台灣網威總經理黃成弘指出，自建企業級雲端檔案存取與共享服務對於IT人員的影響是可能必須重新投入管理工作。 |
其次，審視企業內部環境也是不能荒廢的功課。特別是當企業已經建置了檔案伺服器一、二十年，在檔案伺服器上有數十萬、數百萬，甚至上千萬個檔案時，導入企業級雲端檔案存取與共享服務需要思考更周延。台灣網威總經理黃成弘提到，常見的有幾種情境。首先，企業原先就沒有檔案伺服器，各地分公司業務希望以企業級雲端檔案存取與共享服務來達到有效的溝通，這種企業形態沒有檔案伺服器的舊包袱，導入過程相對容易。
另外一種需求是舊有的檔案伺服器已經不敷使用，打算重建並全面改用企業級雲端檔案存取與共享服務，在這種情境下，IT人員可能必須重新投入管理工作，例如檔案搬遷、帳戶管理、權限設定、資料儲存與備份機制等設定，從零開始複製或移動內容。
「最麻煩的情況是保留了檔案伺服器，但同時也部署企業級雲端檔案存取與共享服務。企業可以取其折衷，將可開放的檔案移至雲端，但仍有部分保留在檔案伺服器內。」黃成弘解釋，這種情況下，不管企業是自建或是租賃企業級雲端檔案存取與共享服務，一定得面臨到檔案移動與分級問題。這麼多的檔案量是由IT部門負責，還是使用者自己負責？而如果是由IT人員搬遷檔案，該搬哪些？更重要的是，不管是全部搬遷或部分搬遷，企業會有相同檔案的版本，以後該更新哪一邊？「諸如此類的問題，IT必須先清楚瞭解，才不會後續的導入過程中徒增困擾。」
系統整合與功能檢視
不論是租賃或是自建企業級雲端檔案存取與共享服務，使用者絕對不會希望透過多一組的檔案或新增另一個儲存機制，才能取得便捷的存取服務。多數的使用者期望愈簡單愈好，最好什麼機制與流程都不變動，按照原來的操作模式運作即可。而IT同樣也希望新導入的服務可以符合企業內部驗證控管機制與安全性。要達到這個目的，在選擇解決方案時，業者的整合能力就必須被考量，包括與企業原先的系統整合、單一登入口或是內稽…內控整合等等。
伈創資訊專業服務部技術顧問楊家杰認為，除了業者的整合能力之外，功能面是否可以符合企業需求也是一項重點，「現階段，每一家業者都能提供檔案分享的功能，但是企業在功能面上往往只能取得比較模糊的說明，這時就建議企業實際試用並操作看看，以確定功能的合宜性。」
受到企業需求鼓動，投入企業級雲端檔案同步與分享服務的供應商相信會日益增加，同時也會不斷更新服務功能，來取得企業的青睞。而企業也該以全盤的角度來評估這類檔案同步與分享方案，在提高使用者生產力的同時，企業風險也不該視而不見。