新冠疫情爆發，突顯緊急實施遠距工作應變能力之重要性，也是進一步思考改變工作型態，延續遠距工作模式的契機。對企業而言，因應未來環境與人力運用需求變化，在提升生產力之基本前提下，打破傳統場所與時間限制，建構彈性創新的工作型態，將是企業營運向上提升，以及永續經營的必要思維。
新冠肺炎疫情全球蔓延，各國政府相繼實施自主管理、社交距離、外出禁令乃至封城鎖國等不同程度的防疫管控措施，不僅打亂民眾生活步調，也影響企業日常運作，造成旅遊、商務等經濟活動停滯。許多企業為降低員工感染風險，維持正常運作，緊急實施遠距工作、居家上班的措施。由於無線網路環境、雲端運算等基礎設施，以及執行業務所需資訊終端、各種協作軟體與視訊會議等工具軟體為遠距工作之基本配備，造成相關產品需求暴增，形成疫情衝擊下的另類商機。
四類IT方案 兼顧防疫協作
遠距工作、居家上班等工作型態改變，將造成從外部存取資料、召開視訊會議等需求增加，因此強化內部與對外網路，保持網路快速且通暢為基本要素。近來由於無線通訊技術成熟、資訊終端高功能化、整合通訊解決方案，以及雲端服務多樣化等，改善資訊應用環境的便利性，無論在外出地點或家中，都可如同在辦公室作業一般，大幅提升工作型態的自由度，亦促使改變工作型態實施可行性提高，得以在預防疫情擴大之下，維持最大限度的企業正常運作。
實施遠距工作措施，企業應針對遠距工作之情境與問題，從使用系統、使用人員、使用場所，以及無紙化可行性等面向進行檢視，進而篩選適合的IT工具與適合的業務性質。整體而言，導入之IT解決方案可大致分為協助員工執行業務提升效率的生產力IT、洽談業務進行遠距會議的溝通IT、因應遠距工作資訊安全之資安IT，以及掌握員工居家上班狀況的管理IT等類型。導入時，須配合各部門之業務與特性，建構友善、彈性的工作環境，勿過度偏重技術導向。
遠距工作在改變工作型態之同時，也會影響工作效率或生產力，居家上班的工作模式，每位員工都是一個獨立的個體，每天最常接觸的就是工作所需的筆記型電腦、通訊設備等，透過這些裝置與同事溝通聯絡雖然不是問題，但總是缺少在同一空間面對面討論、即時回饋的團隊合作感覺。因此，可運用團隊聊天群組或建立協作平台，分享成果，按時更新進度、記錄工作狀況，讓團隊彼此掌握追蹤進度，也可透過設置共用雲端硬碟方式，將重要資訊與資源整合，達到團隊共享之目的，以確保員工工作順暢並維繫團隊關係。
雲端高彈性 資安破口須注意
在雲端服務模式日益普及與多元下，遠距工作所需IT資源或工具皆可採用雲端訂閱方式，相較內部部署，運用上更具彈性與效率。對於效益不明確的工具或服務，可採試用方式進行測試，降低期初成本與實施門檻。軟體開發或產品設計等，需要昂貴開發工具的工作性質，亦可採用雲端方式因應作業需求。
如何維繫過去以親自拜訪為主的客戶關係，亦是實施遠距工作的一大挑戰。為避免居家上班與客戶產生疏離感，可透過雲端視訊會議工具保持聯繫互動，進行遠端會議時，可呈現與會人員、簡報畫面，以加強會議溝通的效率，會議進行時可同步進行錄影，並將錄影內容存放在雲端硬碟，會後將影片分享，以讓無法參與的人員也能快速掌握工作進度。此外，在辦公室工作時，公司的設備和網路已具備一定的資安防護機制，可防範各種資安攻擊，遠距工作因員工分散各地，無形中提高資安風險。遠距工作的資安風險包含資料保護、資料權限認證等，因此企業在啟動遠距工作措施時，應加強網路環境安全、個人裝置資安監控、外部資料保護等，才能確保遠距工作時，不會出現資安破口。
制度配套掌握遠距成效
多數企業管理者對遠距工作抱持遲疑態度的原因，在於不容易掌握員工的工作狀況。雖然過去在辦公室上班，亦非隨時注意員工是否認真工作，但能塑造一種團體參與互動的氛圍，易於建立信任關係與凝聚力。遠距工作則讓員工處於一個完全沒有監督的環境，除員工能否自律、快速調整至最佳工作狀態、維持工作效率外，管理者如何掌握員工工作狀況，並從工作成果而非工作時間長短進行考核，更是成敗關鍵。
在工作型態改變下，除辦公空間須配合工作型態，搭配相關IT導入，進行符合各種功能與需求的設計，營造彈性、便利的工作環境之外，內部制度亦必須有配套的調整。人事制度之相關出勤管理、績效考核、安全規定等皆需對應修訂，並對員工進行相關宣導與教育訓練；文書作業若依舊採行以紙本方式，進行傳閱、簽章流程，將導致被辦公場所束縛的情況，實施全面無紙化亦為過程中必要的舉措。然而，工作型態變革，因內部各部門業務屬性差異，外部的成功案例亦可能因行業特性不同，而僅能做為參考，為規劃時需注意之處。
工作變革已成必要思維
此次疫情爆發，突顯緊急實施遠距工作應變能力之重要性，也是進一步思考改變工作型態，延續遠距工作模式的契機。事實上，在網路化社會與經營環境變遷下，不僅著眼於疫情可能二度爆發，亦從留住優秀人才、塑造創新環境等考量，進行工作型態超前部署的企業明顯增加。
Twitter即宣稱經歷此次疫情後，公司的工作型態可能產生永久性的變化，不會回到過去傳統工作模式。一場突如其來的疫情，迫使企業緊急實施遠端工作措施，如同Twitter一般，決定改變工作型態的企業應該會陸續出現。此外，從企業國際化發展、高齡少子趨勢來看，人力供需將出現缺口，人員聘用亦需更為多元化，皆反映出未來工作型態變革的必要性。
對企業而言，因應未來環境與人力運用需求變化，打破傳統場所與時間限制，建構彈性創新的工作型態，將是企業必要思維。
＜本文作者：周維忠，現任資策會MIC資深研究總監，專業於資訊應用相關技術及基礎環境與市場趨勢研究，長期深度觀察資訊應用新興技術發展、創新服務模式與市場競爭態勢。資策會產業情報研究所（MIC）長期觀測紀錄高科技產業市場情報及發展趨勢，是臺灣資通訊產業最重要的軍師，也是政府倚重的專業智庫。更多資訊請參閱官網 https://mic.iii.org.tw/＞