許多企業經常輕忽承載資料媒體與載體銷毀的重要性，往往將報廢的硬碟、磁帶隨意破壞，或交由委外廠商回收處理，但也因而導致資料外洩的風險。
在新版個人資料保護法的要求下，企業莫不提高對資料安全的重視，紛紛部署相關的方案來防範有意或無意的資料外洩，然而資料安全的範疇，除了資料收集、使用過程需受到嚴密的防範與監控之外，對於個人資料最後銷毀的流程也應妥善進行管理與防護。
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| ▲ 台灣IBM維護與技術支援服務部經理黃弼巍指出，在新版個資法下，萬一承載資料的載體不小心洩漏了個資，對於企業造成的損失很難估計。 |
「許多企業經常輕忽承載資料媒體與載體銷毀的重要性，往往將報廢的硬碟、磁帶隨意破壞，或交由委外廠商回收處理就認為資料沒有外洩的疑慮。」台灣IBM維護與技術支援服務部經理黃弼巍指出，新版個資法一旦施行，除了罰則最高可達兩億元之外，業者必須自負舉證責任，證明已完善保護客戶資料，同時自損害發生起，賠償請求權效期更長達五年，萬一承載資料的載體不小心洩漏了個資，對於企業造成的損失很難估計。
他表示，由於資料銷毀並不是經常性的工作，許多企業都是累積到一定數量後進行集中銷毀，再加上企業內部IT人力有限，往往也沒有合適的設備可以處理，因此增加不少資料外洩的疑慮，對此，IBM提供資料銷毀服務，以協助企業確保資料安全。
IBM的資料銷毀服務主要聚焦磁帶、硬碟、光碟、固態硬碟等IT所須的媒體載體的資料銷毀，並且依不同載體特性，採用不同的設備及方式來進行處理。例如針對硬碟的資料銷毀，便會分消磁處理以及物理性破壞兩階段進行。黃弼巍表示，所有流程一定會堅持在企業內部完成。IBM近期剛完成的實際服務案例，就是把所有需要的設備帶到現場並且施工。在施工前一定會先討論施工的方式，例如場地的位置、大小、設備擺放位置，以及攝影機架設的地方都會先經過討論。
「基於安全考量，一定會有攝影機對著門口以及操作人員攝影，每天早上幾點開始處理到下午幾點結束、約莫需要幾天、需不需要申請出入許可等等也會進行細部洽談。」他解釋，這麼做的目的是等到工作結束後，IBM會提供完整的錄影檔案以及紙本文件與企業端的代表人進行確認，並且雙方簽名，如此一來，不管企業面對內部稽核或外部稽核，甚至最後到法庭上，都有充份的證據來說明。
黃弼巍強調，個資法新舊法有很大的差別在於舉證責任，由過往的使用者自行舉證變成企業必須自己舉證，而且還要證明已經善盡了義務去保障所收集的個資。當企業處理得愈好，在遇到使用者請求企業損害權益等事件時，才能有愈高的可能性可以免責。「IBM有完整的流程、資料銷毀能力以及高度的可信度，可作為企業舉證的靠山。」黃弼巍說。