企業雖然因應疫情而加速數位轉型，但多半是針對立即性、有影響的部份先執行。然而，數位轉型應該先思考未來的業務模式為何，再設計數位轉型需要的流程，以及配套的解決方案，才會比較完整，而不會在事後才發現有所缺漏。
為協助企業數位轉型，打造智慧辦公室，台灣富士軟片資訊（前身為台灣富士全錄）匯集辦公室事務暨數位印刷設備租賃服務、資訊安全服務、智能遠程維護管理、行動辦公與雲端服務以及自動化工作流程等五大領域方案，協助企業在疫後時代強化未來競爭力。
其中，Apeos C.系列多功能事務機可一鍵迅速完成掃描、檔案命名跟歸檔，協助企業將紙本文件電子化；而光學辨識（OCR）技術，可擷取各類文件上的重要資訊，以利後續資料建立、歸檔與搜尋索引。另外，機器人流程自動化（RPA）也可以協助企業進行數位優化，快速、準確地執行繁瑣重複的工作。
而雲端列印服務、Kintone/Ragic雲端資料庫和DocuSign電子簽名平台則可協助企業將文件資料上雲、快速存取、共享協作，輕鬆實現混合辦公。另外，員工遠距／在家工作後，有鑑於企業機敏文件在各種傳輸過程中，更容易因為人為疏失或缺乏嚴謹管理，進而引發機密洩漏問題，台灣富士軟片資訊也以多功能事務機為核心，透過橫向串聯使用者身份驗證、存取權限、資料管控和加密傳輸，打造零信任（Zero Trust）的安全辦公流程。
台灣富士軟片資訊策略暨行銷本部本部長何建賓指出，「過去兩年多來，雖然企業有感於疫情帶來的影響與變革，加速數位化腳步，但許多企業其實是抱持著看到問題才處理問題的心態，往往沒有經過全盤的考量。此次推展的五大領域方案，目的就是希望協助企業從數位化進入到數位優化，甚至更進一步能夠落實數位轉型。」
局部流程改造未全盤妥善規劃
去（2021）年九月，星展集團公布最新「企業數位化準備程度調查」（DBS Digital Readiness Survey），結果顯示，亞太區有七成（70%）中大型企業已制訂數位轉型策略，較前一年的57%明顯增加，其中台灣（95%）位居領先位置。然而，調查也指出，台灣中小企業僅有38%制訂數位轉型策略，遠低於亞太平均。
「這份調查與我們的觀察不謀而合」，他指出，台灣因初期疫情控制得宜，一直到去年五月全國三級警戒時才明顯地感受到企業在數位轉型上的動能，其中，中大型企業很早便已擬定計畫並加速執行。反觀中小企業，由於IT專業人力較少，而且行事也比較有彈性，雖然疫情造成員工無法上班，但中小企業認為他們能夠在有限的資源下進行妥善的調度，因此只是投入一些簡單的建置。
「大致來看，企業雖然因應疫情而加速數位轉型，但多半是針對立即性、有影響的部份先執行。」何建賓以服務供應商為例指出，服務供應商為了在疫情期間持續提供服務，可能會考慮建置線上服務管道，或是導入雲端工單系統讓使用者能直接在平台上回饋問題與服務的需求，如此，工程師就無須進入辦公室等候，在家即可收到指令直接到現場提供服務。「但是，這種作法很明顯地是針對局部流程改造，等到意識到工程師事後想回報服務內容卻缺乏相關系統時，才會思考如何針對新問題進行改善，簡單來說，就是發現問題、解決問題，再發現問題、解決問題，不斷地重複這樣的過程。」
然而，他認為，數位轉型應該先思考未來的業務模式為何，再設計數位轉型需要的流程，以及配套的解決方案，才會比較完整，而不會在事後才發現有所缺漏。舉例而言，有些大型企業考量數位轉型需求而導入大型ERP系統，然而卻沒有考量到萬一遇到特殊需求，必須把總金額分成兩張發票開立時，新導入的ERP系統其實無法自動地進行細項調整，還是需要仰賴財務人員個別手動處理，「這便涉及到在大型系統之下執行面與系統之間的不完全和諧的整合，也是台灣富士軟片資訊可以協助企業的地方。」
台灣富士軟片資訊數位事業行銷處市場推廣部課長蔣秉涵則補充，去年疫情升溫時，許多企業導入線上會議系統、資料管理，或者是馬上導入雲端服務來強化異地辦公，但是疫情趨緩之後就會發現各自的解決方案並沒有整合性，這是未來企業極有可能面臨的問題。甚至有些企業會發生部門各自導入的解決方案無法跨單位溝通，「不少企業希望能夠提供複合式的解決方案，對此，我們也會協助企業進行流程的規劃跟設計，例如運用RPA來進行串接，或是將其重新調整成為一個共通的平台等等，來協助企業解決。」
資訊安全也應納入考量
新冠肺炎（COVID-19）襲捲全球兩年多，至今仍有新的變種病毒不斷被發現，這也意謂著未來隨時都可能有新的威脅與變化。即便不是因為新冠變種病毒，極端的天候或是新的網路安全威脅也可能導致業務營運中斷。許多專家指出，企業的業務持續營運計畫不應該一成不變，而是應該隨時滾動調整。
何建賓觀察，在補足VPN、視訊會議系統或是協作軟體之後，不少企業發現，許多窒礙難行之處是卡在「人員」身上。他解釋，以往因為員工都會進辦公室把工作處理好，因此企業並不會察覺流程設計有問題，然而當疫情爆發，員工因突然受到感染而無法工作時，該流程的缺點也就展現出來，這也使得企業開始關注流程改善，以降低人為因素的影響。
台灣富士軟片資訊數位事業行銷處產品行銷部課長陳世峯認為，資訊安全也應該加入考量，原因在於，不管企業採取遠距／在家上班，或是設立異地辦公室分流上班，都意謂著將有更多終端裝置，這些都可能成為資安的風險與漏洞。而且一旦進入數位化世界，電子檔經常被複製存放在個人電腦或伺服器，只要一連上網很容易就會被駭客入侵或者是被勒索軟體勒索，「所以過程中也要符合相關的資安規範，一般在資安的設計邏輯上會包含三個步驟，首先是確認使用者的權限，須經認證才能存取；再者，資料傳輸須加密不能被駭客輕易竊取資料；而且要有Log紀錄留存。」
台灣富士軟片資訊策略暨行銷本部本部長何建賓（右）指出，當混合辦公成為趨勢時，數位化、數位優化是必經的過程，如此才能實現真正的轉型。左一為台灣富士軟片資訊數位事業行銷處市場推廣部課長蔣秉涵，左二為台灣富士軟片資訊數位事業行銷處產品行銷部課長陳世峯。
何建賓最後強調，現今在硬、軟體的配套合作之下，員工並不一定要進入到辦公環境才能完成工作任務，如何打造一個更彈性的辦公環境是企業未來應該要思考的方向，「這並不是指永久的遠距／在家上班，有時候還是會希望大家凝聚在一起，才會有溫度。但是當混合辦公成為趨勢時，數位化、數位優化是必經的過程，如此才能實現真正的轉型，相信大型企業應該都已有計畫與方案，反觀是中小型企業更應該多加考量，更重要的是，轉型必須要持之以恆，否則不論前面如何努力，一旦沒有持續就無法成功。」