不可否認，在資訊科技的推動下，政府組織或企業的運作已經不再像以往全數採用紙本，多年前當全球都為數位科技的美好未來而瘋狂時，許多人甚至宣告紙張將從企業運作流程中消失。然而身為專精數位文件搜尋管理的軟體業者，龍捲風科技總經理賴政昌卻更加清楚知道，紙本文件的重要性其實不減反增。
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| ▲Lexmark台灣分公司總經理周明旭表示，多功能複合機已成為紙本文件自動化管理方案，甚至可以依關鍵字提供檔案搜尋、收件通知洩密警示功能。 |
「紙本文件畢竟具有最強的不可否認性，重要文書仍須以紙本形式存在。」賴政昌說，「因此雖然紙本文件的數量減少了，但重要性卻相對變得更高。」
擅長辦公室文件流程自動化的Lexmark（美商利盟）台灣分公司總經理周明旭表示，「現在企業關切的問題，是如何結合資訊科技將紙本文件電子化，讓儲存、擷取及搜尋調閱，都採取自動化流程進行，並對處理過程進行強化的資安管控。」
模糊搜尋技術 彌補OCR錯漏
為了取代無效率的人工電子化步驟，企業轉而使用掃描器或是MFP（多功能複合機）將文件掃描成數位圖檔，再搭配OCR（光學字元辨識）技術將數位圖檔轉換成文字檔案。龍捲風總經理賴政昌表示，但由於目前中文OCR 辨識後的檢出率約只有60%～70%，即使僅提供文件的基本調閱，仍須繁瑣費時的後續人工作業，而這也是龍捲風開發「搜文通」產品的緣起。
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| ▲龍捲風科技總經理賴政昌指出，運用中文字形字詞容錯的模糊查詢技術，紙本經過OCR掃描辨識後不須人工校正，仍可迅速調閱出正確檔案。 |
賴政昌指出，搜文通運用「模糊查詢」的技術，在毋須人工校正OCR辨識結果的情況下，以字形、字詞容錯的方式搜尋掃描過的文件，並依相關性排列結果的順序，兼顧完整性與精確度。如此一來，即使OCR技術的中文辨識率仍然難有突破，但企業組織還是可以不受影響地調閱出所需的電子化紙本文件。
然後，就是得解決自動化流程的問題。「搜文通」是單純的搜尋管理軟體，要構成具有吸引力的解決方案，必須結合軟、硬體，只要能減少人工介入，不僅可以提高效率、減少成本，並避免發生錯誤，可以更降低機密外洩的資安風險。於是龍捲風找上了企業用多功能複合機的領導廠商Lexmark，雙方合作開發並以Lexmark的多功能複合機做為平台推出整合解決方案。
「其實我們早就想要建立這樣的解決方案，」Lexmark總經理周明旭說，在國外也有類似的概念，但是不可諱言，外商對中文字或雙位元字形的處理能力很差，相近字形及中文的句法結構始終處理不好，「然而這些正是龍捲風的強項，特別是能以智慧搜尋功能來彌補OCR技術的先天缺陷，更突破了整個紙本文件自動化運用流程中最大的瓶頸。」
多功能複合機 新整合平台
周明旭指出，市面上的多功能複合機業者分為兩類，一種是OA取向，是從「事務機器」的角度出發，以特化的功能、專有規格為主。另一種是IT取向，則是從「資訊設備」的角度出發，強調整合能力、開放應用。而Lexmark就是典型IT取向的代表廠商。在全球的印表機市場中，Lexmark定位在「智慧型文件輸出入終端機」，而非只是一般的複合事務機，強調以提供解決方案為主，走「價值」策略，因此大型組織企業的用戶佔有率特別高。
Lexmark前身是IBM（International Business Machines）的印表機事業部門，似乎也繼承了藍色巨人一貫開發「商業機器」的血統。「我們是設計用來強化企業營運效率，不是只用來減輕助理小妹負擔的。」周明旭謙虛的態度中有著藏不住的豪氣。
Lexmark的多功能複合機擁有獨步業界的8吋特大觸控螢幕，面板尺寸直追當前熱門的迷你筆電。有了這麼寬闊的操作介面，便可以容納針對各種特定工作開發出圖文指引並茂的單鍵式處理流程，讓使用者在操作上可以真正與企業實際營運的workflow相整合。
更重要的是，Lexmark多功能複合機本身就是一台穩定且遵循標準的工作站，不需要PC就可以處理各種整合處理工作。周明旭強調，除了內建許多標準化的文件處理程序，當企業需要獨特客製的工作流程時，也只要透過合作夥伴的協助，運用標準的Java SDK與Lexmark的plug-in即可進行開發，目前已經有教師閱卷系統、病患自助掛號系統等設計。
龍捲風總經理賴政昌笑說，「其實Lexmark本身已經是完善的紙本處理體系平台，在解決方案的整合工作中，我們是站在巨人的肩膀上，佔了Lexmark的便宜。」他指出，文件搜尋技術必須放到開放整合的自動化資訊設備上，才能真正融入企業的資訊運作架構中，「而Lexmark對於IT環境整合的考量，竟然比我們原先想到的還多！」
強化列印管理 提高安全性
日前兩家廠商正式攜手合作，以龍捲風最新發表的搜文通紙本文件電子化檢索系統，搭配Lexmark的多功能複合機，協助企業解決以往紙本文件電子化之後進行檢索所遭遇到的重重困難。目前在Lexmark X646e、X850e、X854e、X940e、X945e等機種均可提供這套軟、硬體結合的解決方案，可解決以往企業在紙本電子化過程面臨到的過程繁雜、缺乏搜尋與管理機制以及存取安全問題，並全面克服中文OCR辨識及檢出率過低的瓶頸。
「紙本文件的管理，其實在被列印出來之前就已經開始。」周明旭表示，Lexmark提供包括列印使用管理、成本統計資料、權限管制等，列印時還可同時留存電子檔備份以及詳細記錄可供事後稽核。
此外，由於多功能複合機具備了良好的關鍵字辨識能力，更能發展出不同的流程應用，例如無紙接收傳真後，依據關鍵字或條碼主動通知收件者，甚至即時監控影印、列印、傳真、掃描文件，當出現敏感關鍵字時，立刻通知管理人員，提升資訊安全。