對於部分企業而言，這些集結列印、影印、掃瞄、傳真功能的事務機設備，或許僅僅只扮演著操作數位化文件、改善工作流程提高生產力的角色，但對於極度重視資料安全的公司來說，它卻是企業營業秘密的守護者。
邁向萬物聯網的時代，每個連接到網路的設備都有可能成為端點安全風險，當然網路印表機以及多功能事務機也不可能置身事外。接連幾年陸續發生的列印設備相關的安全事件，印證了在列印設備上的潛在漏洞正成為駭客鎖定的目標。
對此，台灣理光（Ricoh）早就投入研發能量，量身打造完整的安全架構。台灣理光行銷＆事業拓展專案經理林子岡指出，文件安全整體架構（Document Security Framework）包含了四個層次的安全機制，從網路、實體、AAA（認證／授權／稽核報表）到文件流程，提供完整的安全防護方案。
「現今多功能事務機幾乎已經等同於一台標準架構電腦，同樣都搭載了處理器、記憶體、硬碟等元件，當所有文件檔案都匯集到事務機處理時，存放在硬碟內部的暫存資料也就成為駭客或有心人士的目標。也因此，在談到實體安全時，存放在設備內的資料安全也要有所考量。」他提到，台灣理光提供了兩項功能，一是硬碟加密功能，另一則是資料安全覆寫功能（Data Overwrite Security System，DOSS），這項功能可以透過特殊的演算法寫入方式，覆寫破壞事務機中硬碟的暫存資料，讓原本的暫存檔案無法再被讀取，以達到資料保護的目的。
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| ▲DocTracker文件影像備存流程示意圖。（圖片來源：台灣理光） |
另外，針對輸出文入的安全管控，理光也提供了文件影像備存、未經授權文件的複印管控，以及文件數位簽章等功能。一般而言，在機敏文件上加上浮水印是業界常見的防範機制，但未經授權文件的複印管控功能則可以直接防止影印，就算把機敏文件攜出在他牌的多功能事務機上影印，浮水印的濃度也會加深，一眼就可以看出這是複印的版本。
從數據查找異常 事前防範
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| ▲台灣理光行銷＆事業拓展專案經理林子岡指出，有鑑於國內營業秘密外洩案層出不窮，台灣不少OEM與ODM廠商已被國外客戶要求須導入安全機制，這其中也包含了如何確保列印安全。 |
作為企業前端資產，網路印表機與多功能事務機早已成為商業往來的處理樞紐，所有的文件、檔案與訊息交流，全都交叉匯流在裝置之中。對於部分企業而言，這些集結列印、影印、掃描、傳真功能的列印設備，或許僅僅只扮演著實現文件數位化、改善工作流程提高生產力的角色，但對於極度重視資料安全的公司來說，它卻是企業營業秘密的守護者。當然，前提是，企業重視列印安全，願意啟用為列印設備量身打造的安全功能，並且將其納入網路安全與資安政策之中。
今年5月媒體披露，台積電揪出內賊，徐姓工程師在離職前大量非法重製有關台積電28奈米重要製程文件，並且準備跳槽到上海華力微電子公司。由於華力微公司目前正全力發展28奈米製程晶圓代工業務，檢方認為徐姓工程師意圖在大陸使用該非法重製營業秘密。全案經檢察官偵查終結，檢方依違反營業秘密法和背信罪嫌，將徐姓工程師提起公訴。
該案件與列印設備有何關連？關鍵重點在於「大量重製」而且發現「行為異常」。他提到，事務機內建的數據統計分析模組可以很輕易地協助企業進行判斷，假設某員工在離職之前惡意影印或列印文件，就表示印量會突然暴增，只要抓出一整年統計資料進行平均，再對比近一個月的統計資料表現，就可以發現是否異常，「在大多數的情況下，員工不可能從單月每月500張的印量飆升到1,000張，一旦發現就可以發出告警給相關主管，進行事前的防範。」林子岡表示，在營業秘密相關事件頻傳後，台灣科技廠商非常重視員工離職行為，甚至在員工提出離職申請的當天，就限制不能操作事務機，同時還要調出近期使用事務機的紀錄，以確保資料沒有外洩。
主動影像備存 以利稽核調閱
根據Spiceworks的調查，近九成的受訪者指出，企業部署資訊安全政策的原因，主要是為了法規遵循、避免風險以及建立安全性作法／政策，以利使用者執行。而這些原因同樣也適用在列印設備的安全管控，「有鑑於國內營業秘密外洩案層出不窮，台灣不少OEM與ODM廠商已被國外客戶要求須導入安全機制，這其中也包含了如何確保列印安全。」他指出，不少企業反應，希望能夠針對影印、列印、掃描、傳真進行「自動側錄」，截錄影像以作為日後舉證；有些企業則希望在操作過程中，若發現機敏文字可以在第一時間通知主管；另外也有些企業希望能夠把散落在企業內部的舊款印表機，也可以一併納管。
針對這些需求，理光也推出Ricoh DocTracker文件影像備存方案來因應。這是一款自動影像備存事務機與印表機輸出的解決方案，使用者透過卡片或帳號驗證後，在事務機上操作的所有文件，會透過事務機影像備存的功能將檔案傳送到OCRstation伺服器，經過OCR光學辨識後，會留存Metadata以及OCR內容在DOCTracker伺服器內。萬一需要調閱稽核時，管理人員便可以從DOCTracker伺服器調閱資料。
除了備存之外，DOCTracker也可做到主動示警的機敏分析。只要事先把敏感字眼建檔，一旦發現關鍵字就可以立刻發出通報告警。這套機制也可以納管企業內部舊型的印表機種，流程是透過列印伺服器將文件影像備存後送到OCRstation伺服器，經過OCR光學辨識後再存放到DOCTracker伺服器中。另外，針對特權管理，DOCTracker除了提供雙密碼驗證外，也提供螢幕動態浮水印功能，以防止看到調閱文件的人進行手機側拍，而導致機敏資料外流。