從企業成立的第一天起，風險管理的課題便已經存在。不管是311大地震、2008年金融海嘯還是更早之前的SARS風暴，每一次的危機總是為企業帶來各式的問題與挑戰。當風險隨時可能發生，唯有制定緊急應變計劃，才能有助於從潛在的威脅中盡速恢復，企業不妨依循PDCA循環來著手擬定業務持續營運計畫，藉以強化體質。
從企業成立的第一天起，風險管理的課題便已經存在。不管是311大地震、2008年金融海嘯還是更早之前的SARS風暴，每一次的危機總是為企業帶來各式的問題與挑戰。當風險隨時可能發生，唯有制定緊急應變計畫，才能有助於從潛在的威脅中盡速恢復，而這也是業務持續營運計畫（BCP）如此重要的原因。儘管現今並非每一家企業都準備好應對重大傳染病帶來的挑戰，但是運用PDCA循環搭配產業特性，建立出屬於企業自身的BCP演練劇本，是網擎資訊（Openfind）企劃處協理張世鋒給予的忠肯建議。
「企業不妨依循PDCA循環來著手擬定業務持續營運計畫，藉以強化體質。」他解釋，PDCA分別代表著計畫（Plan）、實施（Do）、檢查（Check）以及行動（Action），在擬定BCP之前，應要先規範BCP的目的與範圍，例如在14天自主隔離期間中，業務營運不能中斷，又或者是防疫期間客戶關係依然能夠持續維護等等，然後盤點在這項目的下的企業需求，有哪些系統已經具備，又有哪些不足之處。確定這些細節後，接下來就是執行，然而企業預算有限，有時很難全面一次性改善，這時不妨進行優先順序的衡量，然後訂定標準作業流程（SOP），以落實相關措施。當然，在過程中也需設立檢查點，同時進行相關演練，從中找到不足之處並且持續加以改善。「一般情況下，企業很可能會擬定多個目標範圍，而BCP也不會只有一套劇本，逐一評估各個不同的需求找出強化之處，才能因應各種不同狀況。」
中型企業挑戰最劇
新冠肺炎為企業營運帶來嚴峻的考驗，基於人員安全的考量，藉由數位化技術或工具來維繫團隊運作與工作流程已經成為多數企業優先考量的手段之一。許多企業開始啟動更靈活的工作模式，像是遠距辦公（Remote work）、在家工作（Work From Home，WFH）或不限工作場域（Work From Anywhere，WFA）的業務形態，目的都是希望能夠構建能夠照常營運的環境，以減少危機所帶來的影響。
張世鋒觀察，不同規模企業面對的挑戰不同。對稍具規模的中大型企業而言，由於風險意識相對較高，而且企業制度相對完整，因而能夠快速反應，舉例來說，金融產業很早便導入BYOD行動辦公方案，而跨國企業更有專門的團隊或組織來制定與執行BCP相關措施，雖然重大傳染病可能與過去聚焦領域的方向不同，但由於已具備相關經驗，擬定BCP並不難。而微型或新創企業雖然或許本身較不在意BCP，但由於這個族群多半是採用免費的協同工具來進行溝通，原本就是雲原生環境，甚至從創建初期就已經是遠距辦公的形態，受到的衝擊也不大。
「反觀是中型企業，既沒有微型企業的靈活度，也沒有中大型企業的人力與物力，在營運績效的要求下，過去遠距辦公對中型企業可能只是Nice to Have的選項，一旦有更緊急的需求，通常都會被取代。因此，在這波疫情來臨時，反而需要積極尋求相關的解決方案，找尋配套措施。」但是他認為，危機也是轉機，一如風箏要在起風的時刻才能飛得高、飛得遠，現今正是企業補強不足的時機，尤其是最受困擾的中型企業，若是能利用此次的風口來改變高階主管的觀念，對於未來整體維運，將會大有幫助。「IT人員或許不能一次便說服主管補強系統、導入相關的協作工具，或是落實BCP計畫，但卻是一個推波助瀾的好契機。」
五大服務降低系統瓶頸
由於業務持續營運計畫必須涉及所有可能影響到公司運營的風險，因此營運不中斷也需要從兩個面向來加以思考，一是從企業角度看內部營運，包含產（生產）、銷（銷售或行銷）、人（人事或人力）、發（研發）、財（財務）、資（資訊管理）是否可以維持正常的運作。另一種是對外提供的服務能否維持營運不中斷，這包含客戶關係、客戶經營與商機的產生以及對客戶的服務等等。而近期，網擎資訊也提供了包含Mail2000電子郵件系統、MM企業溝通平台、AEP儲存服務平台、MailCloud郵件備援雲以及用於行銷的電子報發信等五大服務，來協助企業實現營運服務不中斷。
網擎資訊（Openfind）企劃處協理張世鋒建議，企業不妨依循PDCA循環來著手擬定業務持續營運計畫，藉以強化體質。
張世鋒指出，這些服務主要都是以雲端服務的形態來提供，目的是為了減少瓶頸發生，舉例來說，如果企業臨時被通知要緊急隔離14天，萬一IT人員無法進入機房或是系統出現狀況，遠端又無法解決時，雲端方案就是一個快速且省工的方式。只要一接到通知，立即致電要求開通，不到半天的時間即可完成設定。由於Mail2000電子郵件還整合了MM企業溝通平台，因此隨時隨地都能利用語音通話及即時訊息溝通，甚至線上回報健康狀況、快速搜尋對話訊息等等。而AEP儲存服務平台則可以即時傳送文件檔案、線上修改編輯，不會因為突如其來的停工或是自主隔離而影響了協同作業，目前網擎資訊也提供90天免費服務方案，每人可有30GB的空間來滿足檔案交換需求。
另外，為因應不同企業應用需求，網擎資訊也與匯智資訊技術合作優化行銷電子報發信服務，針對企業不同的發送需求，網擎資訊提供以量計價型的Green電子報發信服務，匯智資訊則提供月租型MaxEDM大量發信服務。這其中，Green電子報用量型服務主要是繼承Openfind電子郵件技術核心，確保大量發信的穩定，可達到99% 以上的高送達率。「不少企業考量員工健康與安全，盡可能避免客戶拜訪，但業務營收還是要持續，藉由網路來加強行銷就變得很重要，網擎資訊也在第一時間提供電子報發信服務作為企業行銷工具，而且基本就有5萬封的額度。」他說。
演練計畫也要包含事後
自2019年底中國武漢爆發新冠肺炎以來，疫情已擴散至全球，雖然在部份國家有見趨緩，但何時結束至今仍是未知。張世鋒觀察，企業普遍還是以短期因應來看待，如何選擇適合的替代方案，還是要回到PDCA，從盤點開始確認企業內部的需求。但除了技術與工具之外，演練也是非常重要的一環，一般的BCP演練分為事前、事中與事後，除了事前規劃很重要外，事後的權限收回、系統關閉、資安的盤點，也都需要留意。」