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| ▲現在任職於國立交通大學資訊技術服務中心校務資訊組的蘇怡蓓認為，專案管理沒有第一次就能得心應手，需要從每次的專案去累積經驗，開發系統若能設身處地為使用者著想，在事前規畫更加周嚴之下所開發的系統就會更完整。 |
資訊工作內容形形色色，需要培養不同領域的專長，除了與程式或機器打交道的技術性工作之外，專案管理（Project Management）則是資訊工作者需要與人互動最頻繁的工作項目之一。 交大資訊工程系畢業的蘇怡蓓，現在任職於國立交通大學資訊技術服務中心校務資訊組，擔任技術員，已經算是較為資深同仁的她，除了Coding工作之外，接手校內資訊系統專案管理的工作，讓她體認到資訊工作溝通及時間管理的重要性。
初入專案管理
交大計算機與網路中心有二十多年發展MIS系統的歷史，配合各種校務行政作業開發所需的應用系統，資訊技術服務中心校務資訊組在其中扮演了重要的角色。由於計網中心希望將所有校務資訊系統全都回歸自行掌握，因此校務資訊組由原先的5人增加到現在的14人，專案進行方式也跟著調整，從單人作業到現在小組分工執行，現在校務資訊組共有14名正職及3名工讀生，負責全校資訊系統開發工作。
「主管會看個人的特質來分派工作。」她描述目前組內的分工，表示主管覺得誰的個性特質適合負責哪個面向的工作，就會初步分派同仁負責。但是校務資訊組站在培養員工的角度，也不會將人永遠定型於某一個工作內容，還是會透過逐步訓練，讓每個組員朝多方面發展。蘇怡蓓自己則是由於時間管理能力較為突出，因此負責較多的專案管理。
「起初以為專案管理一次只要負責一個案子，完成一個案子後，再做下一個案子，才不會搞混。」蘇怡蓓說，但是事實卻與她的想像相去甚遠。由於初期校務資訊組人手不足，所以除了要做小組專案管理之外，還有其他個人執行全包的專案也同時開始執行，導致同一時間要三頭六臂地兼顧多個專案。「一開始就覺得簡直負荷不了。」她說。
相較於很多企業的專案管理分工精細明確，蘇怡蓓認為，雖然現在的分工沒有如此精細，卻能夠培養員工多面向專業。由於校務資訊組人力有限，因此多半的組員需要同時兼顧多個專案，較為資深的組員，甚至在帶領小團隊工作的同時，還需要一個人負責一整個專案。不過，就算如此，蘇怡蓓在這兩年開始接觸專案管理，也開始帶領組員執行計畫，經過磨練後，她並不認為這樣的分工會打亂她的工作時程規劃，反倒樂於因為擁有更好的時間管理能力，而能夠順利完成工作並得到長官的信任。
接手委外的爛攤子
與行政業務單位以及委外資訊開發廠商的配合，也是主要的困難度所在。曾經有幾次專案管理是和委外廠商合作，雖然廠商如期完成了工作，行政業務單位看了也覺得很滿意，但其實蘇怡蓓心知成果只堪稱可以運作，就技術面來說，還是存在許多有待加強的部份。
「目前遇過最棘手的系統，是之前由業務單位自行委外開發，後來才由資訊中心接手的學籍系統。」她說道，看似完成的專案，卻仍有諸多問題，首先就是驗收不夠確實。由於當初驗收時是由委外廠商進行操作，而且舊系統仍在運作，因此很難對每項功能實際測試，往往要上線運作時，遇到功能面的問題，才再請廠商修改，這樣的狀況一直到資訊中心完全接手後，還必須繼續修改廠商仍未完成的功能，且還必須解決不斷冒出頭的新問題。
她還指出，當初在做需求訪談時，沒有全面性地討論學籍系統完整的需求，導致同樣的功能一修再修；例如列印證書的功能，委外廠商只先根據一般情況規劃，實際應用後才發現還須多考量雙主修、輔修等情況。此外，校務資訊組接手委外廠商的程式設計文件資訊也不充足，當初廠商交付的程式設計文件已不敷使用，只能從逐一從程式內容去看規則，還要與業務單位確認是否有誤。
在接手的過程中，她與專案的組員也發現了嚴重的問題。「在功能修正時，發現了根本的問題－資料庫未確實正規化。」蘇怡蓓說，為了徹底修正這部份，全部相關的程式都要做更動，不僅大大地延長了原先預估的維護及修改時程，投入的組員也增加，讓整個接手專案所耗費的資源大增。
有了這些經驗後，蘇怡蓓體認到，專案管理儘管是和專業的資訊廠商配合，但是可不僅僅是除了時程上的控制，就能把所有工作都託付給廠商及學校內的使用單位，否則廠商做的東西交回手上維護時，就會出現很多事先沒有辦法預料到的問題。「要把他們也當成專案組員之一，照進度盯。」蘇怡蓓說。
專案過程重要
由於以往交大各行政單位是自己找廠商委外開發系統，沒有人在中間作溝通橋樑，所以雖然專案完成，系統也可以上線運作，但是後續維護問題相當多。接手委外的系統後，蘇怡蓓體認到，行政單位只求系統能夠運作就好，不會也不懂得要求廠商技術規格面的細節，但校務資訊組進行後續維護時往往各種問題就會浮現，「因此目前比較注重在，如果委外廠商跟行政單位進行需求訪談時，我們就必須出席扮演溝通橋樑。」她說。
她認為系統開發就像蓋大樓，而專案管理就是其中關鍵，一旦基礎沒打好，儘管完成後表面看起來富麗堂皇，實際上卻敗絮其中，等到哪一天來個大地震，就原形畢露，可能光是耗費在修補的時間，還不如打掉重作。
專案管理沒有第一次就能得心應手，需要從每次的專案去累積經驗，蘇怡蓓認為，若本身已經具備有IT能力，可以即時提供業務單位技術上的建議，甚至設身處地為使用者著想，在事前的規畫就會更周延，畢竟事前多想，總比事後補救來的輕鬆多了。
她也認為，將專案準時結案固然重要，但如果是對初試身手的專案管理者來說，過程才是最重要的，是否學習到專案管理的精神、方法，專案組員之間是否更有默契等都是重要的功課。她說道，曾有文章分享過『一般人很在乎「如何將專案執行成功」，然而，知道專案為何「失敗」跟專案要如何「成功」一樣重要』。