已通過驗證，並提供群組軟體功能
頗受好評的專案管理系統—Teamwork

專案管理對於現代人來說一點都不陌生。因為大多數人每天上班工作的內容，便是在一連串的開案、執行專案與結案作業中渡過。在整個專案的執行過程中，一般都會面臨許多問題與困難，必須一一解決，才有機會讓專案成功結案。例如專案的進度掌握、問題修正以及組員間彼此溝通等議題，只要其中有任何一項問題未能加以妥善處理，幾乎就能夠斷定這一項專案成功的可能性微乎其微。  

許多人為了讓專案可以順利完成，會採用專案管理系統作為掌控專案進度的利器。專案管理軟體本身有如一把雙面刃，善加利用的確可以加速專案完成的時間。但如果專案管理軟體本身設計不良，非但不能在專案執行過程中作為所有成員的輔助工具，反而可能讓專案執行變得滯礙難行。  

但如果採用了Teamwork這一套專案管理軟體，相信專案執行上可能遭遇的問題都會被有效解決，也不至於讓專案管理軟體本身變成專案進行過程中的一塊大石頭。這是因為Teamwork是一套通過驗證、採用網頁介面並且能夠提供可靠專案管理軟體的解決方案。  

Teamwork基本上被設計成專為工作管理與成員溝通的輔助工具，並且將群組軟體與專案管理這二大種類的管理軟體整合其中，以幫助各行各業有需要使用專案管理軟體的使用者。無視公司的規模大小，或是專案數量的多寡，Teamwork都能夠作為專案處理過程中的協調與管理工具。

Teamwork已經通過許多考驗，證實可以同時管理多達數百項專案，或是用來處理十分複雜的大型專案。雖然能力如此強大，但Teamwork的使用方式並不會因此而變得更加複雜。相反地，透過網頁介面的輔助，Teamwork的操作介面相當直覺，大多數人都能在經過一小段時間的練習後直接上手，享受Teamwork所帶來的便利。 專案管理

在Teamwork這一套專案管理軟體之中，所有的專案都是以工作樹（Task Tree）或商業行程的觀念組織而成。如果在專案執行的過程中善加利用Teamwork的功能，使用者在需要查看專案進度時，只須在相關頁面上稍微瀏覽一下，便能立即得知該專案目前的進度為何。

每一項工作都能經由工作指派功能直接指定給特定使用者，且在專案中的每一位使用者都至少扮演一個角色，例如專案管理者、專案執行者等等。系統提供一些預設的角色名稱。當然，系統管理員也可以自行定義新的角色，以便能夠符合公司的特別需求。

▲Teamwork專案管理主畫面

在專案相關的資料建立並指派給相關人員後，即可開始體會Teamwork的所有優點。例如，屬於同一專案的所有人可以共用議題、傳送訊息，也可以查看所有人員目前的工作負荷。如果有必要的話，亦可使用安全性設定保護該專案相關的資料，避免專案資料外流造成問題。

此外，啟用工作記錄功能或是成本控制功能，也可以幫助專案管理者得知專案進行的過程，並藉此了解此專案所耗用的人力或物力等資源。使用者也可以自行定義Teamwork的操控面版介面，或是以工作為分類進行問題追蹤。

如果專案管理者需要進行管理的專案數量非常多，如何在系統中快速尋找到特定專案，也成了專案管理軟體的一大挑戰。Teamwork本身內建一套功能相當強大的搜尋介面，可以在為數眾多的專案中輕易找到所要尋找的專案。

搜尋專案時，需要使用關鍵字進行過濾，在Teamwork中所有使用過的搜尋關鍵字都可以直接儲存，以便下次有需要時直接套用，也可在經過修改後用來搜尋其他專案使用。搜尋結果可以直接列印，也可以使用PDF格式輸出，或是與其他使用者共享。專案中所有的事件也能夠讓使用者直接訂閱，有任何專案變更的事件發生時會發出訊息通知相關人員。

▲任務指派畫面

Teamwork的專案功能也支援里程碑、相依性等功能，可讓使用者設定專案的階段性目標，或是決定不同專案之間彼此的先後關連順序。如果希望評估專案的複雜度、價值與風險，則可以利用可自訂化的專案表格。再加上內建的問題追蹤、日誌、布告欄與記錄檔等功能，Teamwork可說是一套面面俱到的專案管理系統。

有些公司行號或是個人，由於習慣的關係已經採用Microsoft Project軟體作為專案管控的工具。如果因為任何理由希望轉換專案管理平台，倒也不必擔心會有資料轉移的問題。因為Teamwork直接支援Microsoft Project的匯入匯出功能，可以將現有的Project檔案匯入至Teamwork系統中，不必再以人工的方式將舊有資料一筆一筆地重新建立。

工作記錄

Teamwork的主要功能為以時間的觀點持續追蹤專案的演進過程，所以記錄工作內容便順理成章地成為整個專案監控的重點所在。但記錄各種工作活動本身可能會造成不小的負擔，所以Teamwork提供了一套簡化的做法，只需要按下一個按鍵即可將整天的工作內容記錄下來。

工作記錄本身可以有許多種型式，但Teamwork也可以提供許多種不同的操作方式以符合各種工作記錄型式的需求。例如對於軟體開發人員或是客戶支援部門，以問題為依據的工作記錄方式會是比較合適的選擇。但如果是經常要到工地現場監看施工的建築師，需要的可能會是每星期的工作計畫，而非每日的問題記錄。

當然，採用每星期工作計畫的方式安排工作記錄，還是可以使用查看細節的方式檢閱相關資料，彈性相當大。至於對於專案管理者而言，以時間作為工作記錄的單位會是比較恰當的方式。

基本上，無論工作或專案的內容為何，Teamwork都能有相對應的解決方案供使用者採用。畢竟各種工作只是內容有些不同，本質上來看大同小異。

工作記錄基本上都會連結到正確的工作項目上，而且不需要使用者另行處理。這項功能也可以被即時檢驗或監看，也能夠在任意時刻建立成本報表以供檢查。如果需要進行工作記錄的分析，則利用特定的工具程式進行，並且直接列印或是輸出成PDF、Excel等檔案格式，以供後續處理之用。

問題追蹤

專案運作過程中，一定會發生許多大大小小的問題。為了有效解決這些專案執行過程中斷所出現的問題，Teamwork提供了問題追蹤功能，以便讓所有成員了解目前此專案所面臨的問題為何。

▲問題追蹤畫面

在Teamwork中，問題都被設計成與問題或專案互相結合，且問題追蹤的使用者介面本身也有一些優點。例如問題會直接繼承工作項目所指定的安全性設定，使用者不必再自行重新輸入一次。此外，使用者可以直接訂閱Teamwork的工作項目通知，在有事件發生時自動傳送訊息至使用者的電子郵件信箱中。這樣的設計也能夠擴展到問題追蹤的功能，讓使用者可以在第一時間得知問題的處理情況。

有些問題本身由於過於複雜，無法三言二語清楚描述問題所在。但在Teamwork的問題追蹤功能中，並不需要擔心這樣的問題。因為Teamwork的問題追蹤功能直接提供多行編輯器，讓使用者在輸入問題時，有更多空間可以說明問題發生的前因後果。如果光以文字還無法將問題本身說明清楚，也可以使用附件功能將文件或是圖片上傳列為附檔，好讓負責處理問題的人員有更多資料可以參考。

如果必須同時輸入數個問題至系統中，使用Teamwork所提供的單鍵複製功能，即可輕易地同時建立許多問題回報資料。萬一問題本身相當複雜，需要動用更多資源加以處理時，Teamwork也允許使用者直接將問題升級成工作，以便可以妥善處理這些問題。這樣的升級動作只需要按一下滑鼠鍵即可完成，不需要另行建立相關資料。

而問題的升級動作，除了可以由專案管理人員自行決定之外，也可以使用內建的投票系統決定問題是否能夠升級成工作，或是從工作降級成問題。

在特定情況之下，問題本身可能暫時無法指派給任何人，或是只能傳遞給非此專案的成員進行處理。即使是這樣的特殊情況，Teamwork也都考慮到這種微乎其微的可能性。暫時無法處理的專案，可以先不指派給任何人。但事後仍然必須指定問題的處理人選，否則此問題將無法結案。

指派問題時，系統允許專案管理員自行決定該如何進行分配，Teamwork稱此為獨裁指派，因為這樣的指派工作並不需要組員介入即可完成。而問題處理時所進行的相關動作，都會被加入工作本身的記錄檔之中，甚至包括將待辦事項升級成問題時，也會自動新增一筆記錄。

如果需要查詢問題處理的相關報表，使用者可以直接從Teamwork的操控平台中直接選擇，或是查看問題相關的統計資料。問題的統計資料格式也可以由使用者自訂格式，以確保統計資料所提供的都是使用者希望查詢的資料。

群組軟體

Teamwork除了是一套專案管理軟體之外，本身也提供群組軟體的功能。Teamwork使用者可以使用最簡單的分類方式將成員歸類至同一群組中，也就是依照人員所屬部門進行分類。但這樣的方式並不見得實用，所以Teamwork也支援將負責同一個專案的人員全部設定為相同群組的功能。

Teamwork的群組功能可以帶來的優點很多，其中包括允許不同的團隊共享議題，並將Teamwork視為一套群組行事曆的伺服器，讓所有人能夠共同檢視專案中的處理進度與預計行程為何。如果需要進行討論，也可以直接從系統中安裝會議並發送通知至所有相關人員的信箱中。

考慮到有些人可能已經採用其他行事曆軟體，例如Microsoft Outlook、Google Calendar或ICalendar等等，所以Teamwork也提供相關的匯入匯出功能。無論是將Teamwork的行事曆資料匯出至其他軟體，或是把其他軟體的行事曆匯入整合至Teamwork，都不會有任何問題。

Teamwork的群組軟體相關功能額外提供許多方便好用的功能，例如可經由各種媒體發送或接收訊息、評估工作量、決定工作指派的優先權等等，由於篇幅有限無法詳細說明，在此僅能稍作介紹。

文件與IT架構整合

專案處理過程中會產生許多文件並且需要將這些文件傳遞給所有相關人員進行處理。可以利用Teamwork的文件處理功能，使用網頁介面將文件進行上傳或下載，並將文視為專案的相關附件。

此外，Teamwork也提供文件的版本管控、檔案鎖定、授權、分類等細部功能，可以避免文件過多時無法輕易找到需要資料的窘境。

Teamwork提供了雙向相容介面，可以十分容易地與伺服器、應用程式伺服器、資料庫系統等等IT架構進行整合，使用者亦可使用任何主流的瀏覽器登入系統進行查詢。Teamwork本身支援多國語系功能，並全部使用UTF-8編碼，以便將多國語系可能遇到的問題降到最低。

▲Teamwork也提供文件管理功能

結語

Teamwork是一套相當龐大的專案管理系統，本身提供的功能也不僅僅限制於專案管理本身，還能處理包括群組軟體、文件、IT架構整合等各方面的需求，可以說是面面俱到。

如果真要說Teamwork有什麼缺點，多半也只能說這一套軟體並非完全免費，多國語系的支援也不算太完整而已。Teamwork本身雖然有支援多國語系，但截至目前為止，中文語系尚未列入支援，這一點還需要熱心人士提供相關的幫助才能使Teamwork在多國語系方面可以有更加完善的演出。雖然軟體本身並非免費，難免會對公司財務造成一些負擔，但Teamwork本身也提供了一個月的免費試用，如果認為Teamwork的確可以符合公司在專案管理上的需求，或許這些費用支出就不是那麼無法接受了。