台灣疫情急遽升溫，不少企業為體恤員工，自動提升防疫規格，讓全部或部分員工居家辦公。為了維持有效的生產力，除了頻寬升級、提供筆電，企業其實還需要準備一套通訊協作軟體做為遠距辦公的溝通工具。
team+近日接到大量客戶詢問，特別根據多年來與台灣各大企業合作的經驗，歸納出幾項重點，提供大家「該怎麼選擇最適合的通訊協作平台？」
- 同一帳號能跨螢協作：辦公環境已朝向跨時間與空間的混合模式，員工需要以同一個帳號在桌機、電腦、手機或平板間無縫接軌的跨螢協作。
- 可與人資同步的企業通訊錄：為工作情境設計的即時溝通協作軟體，應該要能整合企業通錄訊，員工不用再互相加好友，也免除離職員工遲遲未退群的困擾與資安風險。
- 同時具備即時交談與聚焦討論的功能：工作中除了常見的流水式即時交談，更常需要針對特定主題或任務聚焦討論。過程中傳遞的文件、照片、影音檔案要能分類永久保存，方便隨時搜尋查找。
- 能明確掌握員工讀取資訊的時間與狀態：工作中最漫長的等待莫過於「已讀不回」！提升企業工作效能的即時溝通協作軟體，最好能直接看到已讀、未讀清單及讀取時間，即時用其他方式聯絡未讀者。
- 提供多元化的視訊會議工具：去年疫情爆發下，「視訊會議」成為最熱門的搜尋關鍵字。隨著遠距工作需求，視訊會議已是企業溝通協作軟體不可缺少的功能之一。
- 可以整合企業原有的數位系統：溝通協作平台要能提供多元化的團隊合作工具，如任務管理；還要能整合企業已有的CRM、ERP、BI等系統，讓員工從單一入口就可以隨時隨地高效工作。
- 要簡單易學且適合台灣工作文化：組織中從董事長到櫃檯管理員都需要使用溝通協作工具，必須人人容易上手。最好選擇已經有多家公司成功全員導入的系統，如果在不同類型產業都有成功導入經驗的更好。
- 溝通資訊必須存放在企業私有雲內：員工在家辦公，要從不同地點連線進入公司系統或傳送資料檔案，「資安」實是最不容忽視的關鍵要素。以私有雲架構把溝通資料都儲存在企業端的伺服器上，才最可靠。
疫情推動遠距需求，部分或全員在家辦公成為新常態，企業需要更適合的科技強化營運、提升協作效能。協作的本質就是幫助員工在工作過程中，用適合的工具、更有效的溝通與合作，提高個人生產力，也達到更高效的及體力；在疫情嚴峻的此時此刻，更顯得重要。