現今的多功能事務機在性能上幾乎可以視為一台工作站，列印、傳真、影印、掃描等多功能合一之後，過去分散在各地的使用需求可以一次集中在多功能事務機上，進而提高設備使用率。
全方位效益節省
在文件管理之外，多功能事務機最大的強項在於全方位的效益節省，主要來自於幾個面向。現階段，仍有許多企業只部署單純的影印機，再搭配內部使用的印表機，若是有額外需求，才針對部門採購掃描器或傳真機。不過，許多分散在各地的設備往往是閒置狀態居多，而且不同部門採購相同需求的設備，往往造成資源浪費。
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| ▲金儀行銷部專員陳銘和指出，現今的多功能事務機在性能上幾乎可以視為一台工作站，過去分散在各地的使用需求可以一次集中在多功能事務機上，進而提高設備使用率。 |
金儀行銷部專員陳銘和指出，現今的多功能事務機在性能上幾乎可以視為一台工作站，列印、傳真、影印、掃描等多功能合一之後，過去分散在各地的使用需求可以一次集中在多功能事務機上，進而提高設備使用率。「若再利用內建的監控管理功能，就能鉅細靡遺地列下每一個細項，諸如列印了多少紙張、影印多少用紙、收發傳真以及掃描程度，精確地掌握成本。」
再加上，由於一部多功能事務機可以取代多台分散式設備，包括樓板面積、設備運作電力、IT人員管理設備以及故障排除的人力耗費，都能在成本上精簡，簡而言之，小從耗材到採購，乃至於設備維護，甚至是辦公室租金以及人員生產力，都可以有具體且明顯的成效。
俗云「一兼二顧，摸蜊仔兼洗褲」，多功能事務機頗有這個味道，由於列印、傳真、影印、掃描幾乎是企業工作必備的項目，也因此多功能事務機的文件管理機制，便成為企業最大的附加價值，接下來就來看看，多功能事務機目前有那些文件管理相關功能，可作為企業有效管理的利器。
常見文件管理功能說明
在說明文件管理的相關功能之前，再次要強調一點，每家多功能事務機業者在文件管理的基本功能設計上並不相同，而且A業者內建在本機端的免費功能不一定在B業者的設備上也是免費的，依照設備的階級、型號或產品別不同，內建在本機主體的免費功能也各異。最好是在評估階段就先對內部使用者進行調查，集結使用者的需求以及未來企業藍圖與規劃，才能對應到合適的設備與機種。
大致上來說，愈大型的設備提供的免費功能較多，而且擴充的彈性也較大，當然擴充的彈性愈大就意謂著企業可以依照需求，另外加購軟體來加以協助，甚至配合企業原有的文件管理流程進行整合或是與第三方廠商合作來客製化，而整體的費用計價方式也就不會像租賃設備這般簡單，自軟體加購開始，就可能依企業需求的不同，而有不同的投資成本。
高壓縮PDF
紙本數位化的首要目的便是為了儲存與歸檔之用，然而在一般掃描後的圖檔，不僅檔案大而且佔據儲存空間，透過高壓縮技術可以縮小尺寸，例如將10M的檔案縮小成1M，如此一來，不僅方便企業在進行掃描後儲存，甚至掃描後郵寄給客戶，在空間上都可以較為節省，而且品質不會受到太大的影響。
甚至針對只用少數顏色加以戳記或強調的文件、圖稿，也有業者推出只用少數色彩掃描以進一步降低文件尺寸，讓傳輸速度更快，以減少網路負載並節省網路和郵件伺服器的儲存空間。
可搜尋OCR PDF
文件資訊的再製與可利用是文件協同相當重要的一環，目前多數的多功能事務機都有提供相近的功能。傳統的掃描作法是將紙本文件變成一張圖片，因此，無法進行搜尋，在這個功能下，紙本文件掃描後直接變成PDF檔，並且經過OCR辨識文字，一旦經過OCR辨識後，數位檔案內所有的文字就可以被選取、複製以及再利用。當然，OCR辨識的能力會影響到被選取、複製以及再利用的可能性。
台灣佳能資訊（Canon）BIS事業處系統支援主任李紹祺表示，對於紙本文件電子化，許多人總是認定掃描文件，就是完成了數位化，其實這只完成了一半。企業若想找尋一份文件或內容，將會需要全文檢索的協助，一般來說，圖檔形式掃描的數位化文件就只能做歸檔用途，而不能提升更多的應用價值。
可搜尋OCR PDF的限制在於只能針對文字再製與利用，若是連圖片也重新利用，進階的功能是OOXML（Office Open XML）。這項功能在掃描後會將文件直接轉成OOXML/PowerPoint檔案格式。不論任何圖片或圖表，均可進行分析及處理以及修改。如果掃描前開啟OCR功能辨識，就可以將掃描後的PowerPoint重新編輯圖像及文字，而無須大費周章重新繪畫有關的圖表資料及輸入文字。
掃描文件至多個目的地
針對文件發送，一般而言，業者都提供了額外的目的地選項，例如掃描至電子郵件功能意謂著可將文件快速寄送至多個電子郵件；而掃描至資料夾功能則是能將掃描後文件存放於設備中；掃描至主目錄則可將文件儲存於個人資料夾中以提升工作效率；另外還有掃描至網路資料夾或FTP。依照工作需求，若需要發送到多個目的地，如同時發送到電子郵件、個人資料夾，並且列印一份資料提供給同事，這些項目也都能透過設定來多工作業。
PC FAX電腦數位傳真
上述幾項是針對掃描而設計的常見功能，而在傳真功能方面，多功能事務機的業者也提供禁止傳真或封鎖垃圾傳真這類的功能。PC FAX電腦數位傳真指的是電子化傳真，可透過個人電腦直接傳真到對方的傳真機或多功能事務機上。
HP影像列印事業群商用事業處技術顧問吳志杰說明，早期企業使用傳真，首先要把資料輸出成紙本後，再臨機操作將紙本傳真給對方，但是透過PC FAX功能，就可以達到無紙傳真。使用者就像是傳送列印檔案一樣，在跳出的視窗之中鍵入電話號碼後就直接傳真出去。更進階一點的，搭配額外的解決方案，可以做到FAX TO PC或是FAX TO Mail。
這類功能相當適合採購、客服部門或外點人員，直接透過網路收發傳真文件，不但省去紙本上的繁雜過程，也將訂單和客戶資料做有效的保密管理。（更多精彩文章詳見網管人第63期）