無論是團隊之間共同協作的線上文件平台、跨部門日常溝通的通訊軟體，還是組織為了節省本地部署成本，選擇將營運系統使用的虛擬機上雲，當前企業運作過程中的各個環節，早已經脫離不了雲端。然而，雲端系統與服務經常帶給使用者一種錯覺：資料似乎有被妥善保護、誤刪或發生意外也能救回。
其實從保護和可用性的觀點來看，這些雲端資料都存在著隱憂。多數雲端服務商並不會承諾主動為用戶備份資料，如果企業停用服務，或碰到人為誤刪的情況，想要找回資料是相當困難的，若沒有保護好雲端的資料，也代表IT管理人員隨時處於可能丟失重要檔案的風險之中。
最常見的情境之一，是企業使用SaaS服務的電子郵件系統，但當員工離職之後，碰上需要調閱過往與客戶通聯紀錄時，才發現尋找起來相當不容易，甚至是過了信件保存政策的期限。類似的情況如果是屬於爭議或稽核需求，卻無法出示相關證明，就可能對於企業營運產生負面影響。
因此，企業必須建立起正確觀念，主動保護雲端上的每一筆資料，並挑選適當的解決方案。假設仍希望擁有雲端節省頻寬、簡單管理，且隨需擴充的特性，那可優先找尋雲對雲的備份工具，並且建議從下列三點進行篩選。
首先是IT人員最為在意的成本結構。當前市場上雲端資料保護方案計價方式多元，會根據儲存空間、帳戶數量、VM數量、CPU數量或備份來源等收費，結構相當複雜，導入前務必釐清計算規則。舉例來說，多數以帳號數量計價的解決方案，都會要求用戶採購「組織全員」的授權，假設企業只想備份管理階層的帳號，仍得支付組織全員的訂閱費用；反之採用單純以儲存空間為主的方案，便能隨公司規畫，彈性調整備份人員與來源，成本配置上更加靈活。
再來要衡量備份細緻程度，確保所有雲端服務上的資料，都能夠完整涵蓋在保護範圍內。例如企業經常會使用Microsoft 365旗下的Teams作為內部溝通平台，解決方案如果能做到連一對一私人對話都備份起來，事後還可以完整還原，那麼即便訊息突然被刪除，或人員離開團隊，各項專案與任務都不需要重新開始。
最後，企業更應審慎檢視備份方案的管理易用性，不只是需注重能否在單一介面，集中化管理所有備份資料，員工有沒有辦法無須麻煩IT人員就能自行還原特定資料，也應當作為篩選標準。當然，如果備份解決方案除了協助企業保護雲端上的資料，還支援多元的備份項目，例如擴及至員工電腦、伺服器等資料端點的話，等於是加分項目，代表IT人員僅需操作一套系統，更可事半功倍、全面守護公司資料。
＜本文作者：李乾瑋現為Synology台灣事業處總經理＞