對於高度仰賴大陸經貿的企業而言，所面臨的挑戰不再是雲端，而是如何讓兩地之間得以協同溝通，讓檔案同步與分享不卡關。
從電子郵件領域切入檔案存取與共享服務，網擎資訊很早就觀察到Dropbox式網路服務帶給企業員工便利性以及分享的魅力，因而設計出SecuShare分享管理系統來因應企業需求。去年更是結合Mail2000發表SecuShare分享雲服務，藉由檔案雲以及電子郵件的組合，讓企業在溝通協作的過程中有更好的體驗。
網擎資訊雲端服務副總張嘉淵指出，隨著Dropbox帶起檔案同步與分享的應用熱潮，檔案同步與分享已經從個人端的應用走入企業內部環境，再加上行動裝置普及的帶動之下，企業的工作型態早已不再像過往，只要坐在辦公室，將檔案存放至檔案伺服器內就足以應付日常工作場景，更行動化的存取、檔案分享以及協同合作也成為員工在提升工作效率上非常重要的一環。
然而，不管是電子郵件、網路芳鄰或是FTP，受限於技術本身的能力，在面對現代行動辦公、即時溝通協作，以及大型檔案夾寄需求時顯得力有未逮。以電子郵件為例，電子郵件初始設計動機並非為了寄送大型檔案，以目前來看，最大的收信容量還是介於40MB…^50MB之間，傳輸限制並不會有所改變，但是隨著文件檔案愈來愈大，先天的限制就成為傳送的瓶頸。他提到，「這也是為什麼檔案同步與分享如此受到歡迎的緣故，員工不再需要切割檔案或是透過降低解析度等種種手法來符合限制條件，現在只需把檔案上傳到雲端空間內，取得連結網址，即可讓對方下載檔案輕鬆完成檔案傳遞的任務。」
權限管控更見細膩
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| ▲ 網擎資訊雲端服務副總張嘉淵觀察，稽核與搜尋功能的整合將會是未來企業檔案雲的發展方向。 |
從產品應用領域來看，「SecuShare分享管理系統」主要可提供企業在內部IT基礎架構環境內打造私有檔案雲，如果企業沒有自建的環境，但也不想採用公有雲服務，那麼也可以運用Openfind的雲端資料中心來進行專屬私有部署，並可委由Openfind全權代管。而不管哪一種形式，企業都可藉此建立一個安全的分享空間，讓使用者可以輕易地與公司內部同仁或外部合作伙伴進行檔案分享，而且每個檔案都可以進行對象、密碼以及期限等安全設定。
而「SecuShare分享雲」則是針對50人以下或50…^100人左右的企業，沒有足夠的建置預算，也沒有專業人力部署而設計，目前僅開放最易於管理的POP3外部認證，但也具有AD帳號整合功能。雖然是強調簡便易用的公有雲，功能卻不含糊，針對使用者檔案分享，可設定存取權限、密碼保護或是指定到期日、下載次數。檔案版本也能獲得管控，同時管理者也有專屬控制介面，可針對使用者的帳號進行權限設定。
張嘉淵解釋，SecuShare分享管理系統與SecuShare分享雲的差異僅僅在於權限管控功能的細膩度，例如SecuShare分享管理系統能更細部地針對合作廠商開放特殊權限帳號，而這個權限只能下載某些目錄資料；又或者企業內部有全職及兼職員工，但兼職員工不給予帳號，也能進行資料上傳或下載的協同作業等等。另外，在安全管控部分，SecuShare分享管理系統也提供LBS（Location-based Service，適地性服務）機制，只要在手機上安裝App，就可以設定當使用者位於哪一個地區時，檔案才能被下載。
「以往的認證是只需要帳密認證通過後，即可登入，部分廠商為了強化安全性，會再以OTP動態密碼作為第二認證，但Openfind則更進一步，限制使用者必須出現在哪些地方的地理位置，資料才能被下載。」他舉例，假設企業管理者設定行政人員一旦出了辦公大樓後就不能下載資料，那麼一旦行政人員外出，也就無法使用手上的行動裝置下載檔案。
分散部署不集中 兩岸三地更合適
在全球化營運思維下，台灣不少跨國企業及中小企業，專注於兩岸三地的商業營運。但對於高度仰賴大陸經貿的企業而言，所面臨的挑戰不再是雲端，而是如何讓兩地之間得以順暢協同溝通，讓檔案同步與分享不卡關。
張嘉淵提到，從許多面向都可以看到大陸官方對持續執行網路嚴密管控和封鎖的決心，「包括Gmail電子信箱服務以及Dropbox這類檔案同步與分享，封鎖的消息不斷，即使能用效果都不盡理想。但是企業卻有檔案分享的需求，例如某企業在台灣及大陸都有工廠，兩岸之間經常需要分享檔案，若是採用大陸本地的檔案雲服務對於儲存的安全性難免存有疑慮，但倘若不採用，則幾乎無法協同作業。」
他認為，要解決這個現況，唯有從IT技術著手，「現在的IT趨勢都希望能夠集中管控，但在兩岸的經濟模式下，採用分散部署反而會是較好的作法。台商兩岸間的往來很頻繁，如果大陸地區的分公司要連回台灣存取企業檔案雲的主機，穩定性勢必會比較差，網擎資訊的作法是在台灣及上海各建一朵雲，並且讓兩邊位於雲端資料中心的伺服器同步，如此一來，就能改善這些問題。」
稽核與搜尋將會是未來重點
面對激烈的市場競爭，目前各家業者除了檔案的同步與分享之外，也紛紛針對企業需求，在行動化、資訊安全、行政與管理（Administration and Management）、更簡化操作與使用者體驗、協同合作，以及更好的整合性等不同面向強化。
但除此之外，張嘉淵也觀察到，稽核與搜尋功能的整合將會是未來企業檔案雲的發展方向。「檔案同步與分享服務的成長路徑跟早期電子郵件很像，剛開始使用度相當頻繁，同時也慢慢成為員工作業流程中不可或缺的工具。比照電子郵件的發展，如今電子郵件方面所討論的是稽核、備份以及歸檔等議題，同樣地檔案分享也是如此，而且需求崛起的速度會更快。」
這是因為以往檔案被附夾在郵件中寄出，而這些檔案資訊可能有機敏資料，所以需要前稽核與後稽核的設計來加以攔截，但是檔案同步與分享方案出現之後，使用者已經不再使用傳統的電子郵件夾檔，而是透過連結分享，自然地，這些防範機制便會從電子郵件轉移檔案雲身上。
「許多人的討論方向現階段還只是把檔案同步與分享當成生產力工具，但資訊安全議題才是企業檔案雲需要關注的地方。」張嘉淵表示，今年下半年，SecuShare分享管理系統的發展重點將會加入稽核流程以及搜尋引擎功能來進行檔案全文檢索。屆時，藉由關鍵字的頻率便能瞭解資料資產的分布。「搜尋引擎功能能做的事情有點像是個資盤點，但是個資盤點只限機敏資料，而搜尋引擎功能則是針對所有的資料。」