隨著行動能力的提升、網路普及再加上溝通的行為改變，今日的工作模式已然改變，企業需要更聰明且有效的協作模式，而這也是UCaaS想要帶給企業的效益。
以Modern Workplace工作新境界為主要理念，微軟不只提供現代化協同合作，更強調Universal Communication，從家中到工作場所，都能夠透過裝置順暢地溝通無礙。微軟認為，隨著IT技術的進步，資訊愈益透明，工作與生活已經沒有界限，「工作新境界」要傳遞的是擺脫空間以及時間的限制，圍繞著個人與組織的洞察力、現代化協同合作和安全以人為本的三個主軸，發揮工作團隊最大的效益。
當然要做到這點，便需要一套完整的解決方案。在Office 365中，提供了UCaaS（Unified Communications as a Service）的所有元素，包含Skype for Business、Exchange、SharePoint以及Yammer，同時這些通訊與協作的工具均透過雲端技術託管在Azure雲端平台上，使用者能夠以訂閱的方式就可以輕鬆使用。
混合雲保有最佳經驗
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| ▲微軟大型企業業務暨經銷事業群專案技術部資深專案技術經理常志誠指出，微軟的UCaaS方案包含Exchange、Skype for Business以及SharePoint。使用者只要在Azure平台上訂閱就可以使用，免去高昂的一次性投資。 |
台灣微軟大型企業業務暨經銷事業群專案技術部資深專案技術經理常志誠指出，微軟的UCaaS是把早期微軟企業生產基礎結構最佳化（Business Productivity Infrastructure Optimization，BPIO）平台部署到雲端環境上，但是早期企業要建置這套平台，需要整組人員專業人員負責，否則很難實現。
他解釋，因為BPIO這個UC&C整合通訊協作平台同時包含了Exchange、Skype for Business（最早期稱為Microsoft Office Live Communications Server，簡稱LCS）以及SharePoint。而這三者又是完全不同的領域，熟悉電子郵件的管理人員不見得熟悉通訊技術，而SharePoint又是針對內容管理方案，想要將其整合在一起，工程相當浩大。所幸，這一兩年雲端技術與機制都相當成熟，如今使用者只要在Azure平台上訂閱就可以使用，完全不用擔心維運、伺服器維護以及相關的軟體版本升級，就能一直使用最新的版本，也免去高昂的一次性投資，從資本支出（CapEx）轉向營運支出（OpEx）。
多年來，IT市場不斷倡導將通訊與協作工具整合的好處，但企業意願卻遲遲不見提升，一方面基於高昂的投資與維運成本，另一方面，企業也不樂見既有的投資還沒到年限就全面汰換。採用雲端服務的另一項好處就在於可以讓兩種方案並存，由於微軟同時提供雲端與自建的解決方案，因而企業可以自行調配新、舊系統的使用，既有的工作者依然可以保有原來的工作體驗，而新進的工作者則可以優先轉換到雲端平台，如此一來，企業可以慢慢過渡到雲端環境，在使用新工具的同時，又能免去重複購買設備與方案的投資。
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| ▲Exchange Online的Group新功能，可以進行對談檢視，將同一串的郵件訊息整理到同一個群組，一同被管理。 |
聰明且有效的工作模式
隨著行動能力的提升、網路普及再加上溝通的行為改變，今日的工作模式已然不同，企業需要更聰明且有效的協作模式，而這也是UCaaS想要帶給企業的效益。舉例而言，透過商務用Skype與Outlook行事曆整合，企業人員的狀態隨時一目瞭然，系統會自動顯示該人員在會議中或簡報中。如此一來，聯繫人員在第一時間就能在狀態上取得最即時的資訊，而不用盲目地找尋與等候，提高協調的效率。即便該名人員沒有回應，透過與AD伺服器整合，也能輕易找到代理人或是上級主管資訊，以確保業務流程進行。
除了以人為中心之外，微軟也打造了無所不在的聯絡效益。台灣微軟營運暨行銷事業群資深產品行銷經理蔣儀真指出，許多大型跨國企業中，企業員工可達數千或上萬人，要進行溝通協作時，有時很難在第一時間找到對的窗口，通常大約只知道部門別，但不知道部門之中的那一個員工才是對的窗口，這時透過商務用Skype與SharePoint專家系統整合，只需搜尋關鍵字就可找到相關人員加以詢問，加速找到對的窗口。
另外，Exchange Online也有一個新的Group功能，可以進行對談檢視，將同一串的郵件訊息整理到同一個群組，一同被管理。過往使用者很習慣用LINE之類平台即時傳送訊息，但是一方面LINE具有資訊安全的疑慮，另一方面這些溝通的過程會因為不斷的討論而「洗版」，而Exchange Online的Group功能就跟LINE一樣，可以針對某信件的留言進行回應，雖然是電子郵件，但是放在App內，呈現的形式就像是一個群組討論，而且可被視為KM（知識管理 ，Knowledge Management）的一環。
其他像是無紙化線上會議環境也可以藉此實現，微軟不只提供權限控管功能，控管檔案的下載權限，商務用Skype也提供錄製功能以及點名的機制，將人員幾點幾分離開，幾點幾分進入都記錄得很清楚。在會議的中途，如果不方便語音發言，也可以用IM提問。
用生產力追上國際化
最近微軟分享了《微軟亞洲工作新境界中小企業調查報告》（Microsoft Asia New World of Work SMB Study）的調查結果，這份報告主要針對亞太地區10個國家地區（印尼、菲律賓、越南、泰國、馬來西亞、香港、澳洲、新加坡、紐西蘭、台灣）進行調查，但意外地，台灣的工作新境界指數（隨處及遠端協同合作的能力）分數為27，在12個國家裡排名第11，甚至比越南、泰國、緬甸等國家的受訪者還低，顯示著員工在現有的生產力工具與需求之間有很大的落差。蔣儀真提到，這項調查足以顯現企業吝於投入改善生產力工具的現狀，但想用最舊的IT技術，做最新的服務與產品，無疑是事倍功半，也值得企業深思。
「Office 365旨在提供使用者一個良好經驗的使用工具，由於一開始的設計動機就是要提供給企業用戶而非個人，因此所有的功能設計都圍繞在團隊的需求上。團隊最重要的需求就是溝通，因此Skype for Business、Exchange以及SharePoint，都被包含在Office 365產品中。而且在架構面上，微軟有自建、雲端及混合等三種方式可以選擇，非常彈性。」她強調，微軟的資料中心甚至已通過ISO 27001，這也是許多資料中心所不能及的地方。