企業想要在高度變動的環境中保持彈性與高效，數位協作工具的導入與活用是一大關鍵，然而，台灣微軟Microsoft 365事業部副總經理朱以方也提醒，科技可以強化人類的創造力，但人類才是進步背後的原動力。換言之，除了活用科技工具之外，員工才是工作模式轉型中不可或缺的一環。
她以自身的經驗作為參考，在施行遠距上班的初期幾天，覺得工作效率大為提升，但是一週之後，與同事斷線的孤寂感卻不斷襲來，而後真實察覺人其實需要社交，同時也需要休息。「不只是在台灣，全世界都是一樣的狀況，想要有生產力，就必須要有投入（Input）與產出（Output），如果一直待在電腦前面拚命工作，生產力反而會下降，而且人類的創造力並不是用時間就能加以衡量。」
辦公轉型須留意五大面向
面對日益嚴峻的競爭與挑戰，企業組織需要一種新的混合工作營運模式，但如何才能成功地進行辦公模式轉型？微軟在近期發布的《開創亞太區辦公新常態》白皮書中提到，包含時間管理以減低工作倦怠、員工表現的量化評估、彈性工作和同理心、科技培訓和準備以及融入社交互動元素，都是企業應該考量的要點。這是因為，遠距工作後，員工喪失了對於「辦公時間」的清楚界線，反而容易缺少休息時間而感覺整天都在工作，進而產生倦怠，因此更明確地劃分工作及私人時間便顯得格外重要；另外，企業也須重新思考如何評估員工表現，畢竟協作平台只能計算員工的上線時間，而無法用以衡量個別員工為公司創造的價值，甚至員工的表現可能會與過去相反，例如性格內向的員工在家工作時表現更佳，而以往作為團隊核心的外向型員工，則不再如過往那麼受人矚目。
另外，因為家中環境變因較多，企業、管理層和團隊除了應協助員工建立無干擾的工作環境，也要體諒員工在家上班而有小孩扶養或家務管理等與工作的平衡；而在科技培訓方面也需強化，對硬體和軟體使用熟稔，方能充分發揮工作潛力；最後，企業也應投注心力因應新型態工作模式來建立公司政策與文化，設法促進創新、創意交流和製造友好工作氛圍，讓員工感受到自己在團隊中的重要性。
簡而言之，隨著工作模式的轉型，不只科技工具需要到位，員工的創造力、參與度以及身心健康也需要關注，如此才能帶動創新與營運發展。而這樣的概念也反映在微軟解決方案的發展上，朱以方指出，不只Microsoft Teams協作平台的功能愈來愈完整，包含專案管理、文件檔案的留存與共享現今都可以實現。微軟也發布了Microsoft Viva方案，目的是讓員工能夠重新學習技能（Reskill）。
Microsoft Viva包含了四大模組，其中Viva Learning模組彙整了來自LinkedIn Learning、Microsoft Learn和Skillsoft、Coursera、Pluralsight、edX等第三方供應商的內容，以及企業自身的內容資料庫，涵蓋了傳統學習課程到微學習內容，員工可以藉此發現並把握培訓與職業發展的機會。而在身心靈健康方面，Viva Insights模組可以有助於確保每位員工的正常休息、專注工作和學習時間，並增進與同事的關係。舉例來說，會議時間是不是太過冗長、是否一整天都排滿工作等等。
急就章部署導致挑戰浮現
回顧新冠肺炎爆發初期，全球企業紛紛加速數位轉型，這個在過去可能需要長時間推廣的概念，在疫情發生後，許多企業在兩個月內便完成了數位化工作，例如立刻導入視訊會議解決方案或是藉由生活中常使用的即時通訊軟體來進行溝通，但是很快地，企業在運作上也浮現了一些問題。
朱以方觀察，安全性是企業最擔心的地方，特別是疫情剛發生，為了讓業務營運不中斷，許多方案的導入都是急就章，甚至允許使用者使用自己家中的電腦來應急，根據微軟的調查，由於員工在家上班時使用不安全的裝置連網，釣魚郵件的數量及危害也因此激增。另一個問題是，生活中的即時通訊軟體沒有辦法長期地保留文件檔案，使得在溝通協作上往往也出現問題。而且如果需要連上下游夥伴都可以參與，能否建立一個專案的空間就很重要，若是每一次都要詢問專案的擁有者，再進行資料匯總，進度的追蹤就會非常辛苦。
「Microsoft 365可以協助企業克服這些挑戰，」她提到，除了具備網路威脅防範、資料安全與裝置保護等資安防護技術，提供企業全面的安全基礎之外，Microsoft Teams協作平台可以為每個專案成立新的空間，如此一來，所有訊息包含進展，例如會議記錄、檔案分享等等，都可以存放在同一空間而無須到SharePoint、OneDrive或者是Google Drive上取得資料再匯整，更加速溝通協作的效率。
從持續營運角度擬定在家工作政策
台灣微軟雲端平台事業部副總經理蔡維彬則補充，透過語音、影片、聊天與簡訊等方式與客戶溝通，已成為業務往來中不可或缺的一環，但許多解決方案彼此並不互通，Azure通訊服務（Azure Communication Service）可以協助解決這項痛點，例如員工可以從Microsoft Teams發出訊息到客戶使用的Webex、WeChat，回覆時也可以在Microsoft Teams收到回覆，實現單一通訊平台應用。
台灣微軟Microsoft 365事業部副總經理朱以方（左）指出，員工才是工作模式轉型中不可或缺的一環。右為台灣微軟雲端平台事業部副總經理蔡維彬。
他提到，遠距工作其實存在不少的問題，例如並非所有企業都像外商可提供一筆經費讓員工購置遠距工作所需要的環境，而且去年遇到筆記型電腦缺貨，即使有預算也可能買不到合用設備，因此員工很可能會用消費端的裝置來執行企業的工作，如何管控也是亟需考量的一環。此外，有許多企業正在縮減辦公室面積，當一部份的人在家工作，另外一部份的人到公司上班，如何做好溝通與協作也非常關鍵。而在系統彈性方面，如何把內部應用服務變成Cloud Ready環境，讓員工可以從家中的電腦連線使用也是需要考量的地方，甚至還需要考量應用程式的現代化。「企業應該要趁這個時候制定在家工作的政策，或者從災難復原的角度來看，企業不應該只專注在資料復原上，而是要從業務持續營運的角度去考量，遠端的工作者該如何連線，企業系統又要如何維持7×24小時不中斷的服務。」
最後，蔡維彬也特別提醒企業主，因為疫情打破了地域的概念，人才也會更競爭，因為在新的工作模式下，到日本東京遠端工作跟在台北遠端工作其實沒什麼不同，換言之，優質人才將更有機會進入國外公司，台灣的產業如果不升級制度結構、改善工作體驗，或是更積極面對這種新的工作常態的話，人才流失將會比過去更快。